Een lege inbox , een leeg hoofd

Mail is een grote stoorzender voor je concentratie

We schreven al eerder dat mail een grote storing kan zijn. Werken met een lege inbox is één van de oplossingen voor deze storing. Stel je het volgende voor: Je gaat naar je brievenbus, haalt er een brief uit, opent die en denkt ‘ik moet hier nu niets mee doen’, steekt de brief terug in de envelop, plakt de envelop terug dicht en steekt de brief terug in de brievenbus. ‘Belachelijk’. We zien het je denken. Maar is dit niet wat velen onder ons dagelijks met hun inbox doen?

In dit artikel bechijven we een methode in Outlook die je snel op weg helpt naar een lege inbox

Onrust door een volle inbox

Door je mails in je inbox te laten staan, kom je ze, telkens je onbeantwoorde mails gaat behandelen, terug tegen. Misschien open je de mails in je inbox niet altijd opnieuw, maar gewoon het feit dat je ze ziet, zorgt voor afleiding. En onrust: want het herinnert je aan de 1001 dingen die je nog moet doen. Elke mail die daar in staat is één voor één een stoorzender. We raken afgeleid en verliezen onze focus. Een lege inbox daarentegen geeft rust in je hoofd.

Hoe leeg is leeg?

Moet je leeg letterlijk nemen?
Het is niet altijd mogelijk om je inbox helemaal leeg te krijgen. Voor sommigen werkt het om het aantal mails te beperken tot een 10-tal, anderen nemen als richtlijn dat alle mails nog op 1 scherm moeten kunnen. Zoek wat voor jou het beste werkt.

outlook

Hoe zorg je op een makkelijke manier voor een lege inbox?

Spreek met jezelf af dat je maximaal 3 keer per dag je mails bekijkt. Want voortdurend je mails bekijken, geeft ook veel afleiding. En je moet iedere keer nadat je een mail bekeken hebt, terug in je focus raken. En dat kost veel van jouw tijd!

Via de snelle stappen optie in Outlook, kan je op een makkelijke manier je mails verwerken.

Op deze manier kan je mails via 1 klik archiveren in een archiefmap, naar je takenlijst brengen of verwijderen.

  1. ga naar ‘start
  2. kies ‘snelle stappen
  3. selecteer ‘nieuw of ‘nieuwe snelle stap

Je kan kiezen voor een standaard ingestelde snelle stap in outlook of je kan via ‘aangepast‘ zelf je snelle stap samenstellen.

Een standaard ingestelde snelle stap is bijvoorbeeld ‘naar map verplaatsen’. Als je deze snelle stap kiest, moet je in het keuzescherm dat je krijgt aanduiden naar welke map je verplaatst (‘map kiezen’). Standaard staat ook aangevinkt dat je mail automatisch als ‘gelezen’ gemarkeerd wordt. Je kan dit uitvinken als je dit niet wil. Klik op voltooien en je snelle stap verschijnt in de balk.

Als je via ‘aangepast’ zelf een nieuwe stap samenstelt, moet je de verschillende acties bepalen.

We  lichten dit toe aan de hand van een voorbeeld:

In het kader van het GTD schema werken wij voor onze takenlijst, cfr de ABCDE van methode van Brian Tracy , met A-, B-, C- en D-taken. A-taken zijn taken die je effectief moet doen. Het zijn zaken die tot jouw takenpakket behoren en waarvan het belangrijk is dat je ze uitvoert. Als jij ze niet uitvoert, gaat dit grote gevolgen hebben. Begin altijd met de A taken. En doe dat dadelijk. Begin er NU aan. Start nooit met een B taak zolang er nog A taken te doen zijn. Een B-taak is een taak die je best zou doen. Maar als je deze taak niet doet, zijn de gevolgen niet zo groot als bij een A-taak. En dan de C-taken: het zou leuk zijn mocht je deze taken kunnen doen, maar ze zijn niet echt belangrijk. Je D-taken tenslotte zijn taken die je kan delegeren.

Binnen de A-taken maken we nog een onderscheid tussen de meest prioritaire A-taken (urgente A-taken), de gewone A-taken en de minder urgente A-taken. Op die manier krijg je dus 3 soorten van A-taken. Maar je doet dus steeds je A-taken voor je aan je B-taken begint.

Hoe doe je dit nu in Outlook?

een snelle stap in Outlook
een snelle stap in Outlook

 

Een snelle stap in Outlook helpt je bij het verwerken van je Inbox.

We gaan een snelle stap maken om een mail om te vormen tot een urgente A taak in je takenlijst.

 

Stap 1: Maak categorieën aan

  • ga naar ‘start
  • kies ‘categoriseren
  • selecteer ‘alle categorieën
  • klik opnieuw
  • noem de categorie ‘A’ en bepaal een kleur (zelf te kiezen)
  • klik op ‘OK’ en nogmaals op ‘OK

Je hebt nu een categorie aangemaakt om je A-taken te gaan labelen

Stap 2: Maak je snelle stap om van een mail in 1 klikbeweging een urgente A-taak te maken die ook effectief in je takenlijst in Outlook gaat verschijnen.

 

  • ga naar ‘start
  • kies ‘snelle stappen
  • selecteer ‘nieuw of ‘nieuwe snelle stap
  • kies ‘aangepast
  • geef je snelle stap een naam: ‘urgente A-taak
  • bepaal je eerste actie: ‘een taak met bijlage maken
  • klik op volgende actie
  • bepaal je volgende actie: ‘bericht categoriseren
  • kies als categorie: ‘A
  • klik op volgende actie
  • bepaal je volgende actie: ‘urgentie
  • kies : ‘urgentie hoog
  • klik op volgende actie
  • bepaal je volgende actie: ‘naar map verplaatsen
  • kies de map waar je het bericht naar toe wil verplaatsen (zodat het weg is uit je inbox)

Wij werken hiervoor met een ‘kort archief’ map. Deze map maak je zelf aan en hier gaan dan al je mails naar toe vanuit je inbox

Stap 3:  een nieuwe map maken doe je als volgt:

ga naar het linker deel van je outlook scherm waar je alle mappen terugvindt: postvak in, ongelezen mail, verzonden items, … en klik op de rechtermuisknop en selecteer ‘nieuwe map’. Je kan de map een naam geven en door op ‘voltooien’ te klikken heb je een nieuwe map aangemaakt.

En verder met stap 2 …

  • klik op volgende actie
  • bepaal je volgende actie: ‘markeren als gelezen
  • klik op voltooien

 

Et voila! Je hebt nu een taak aangemaakt in je takenlijst. Het lijkt op het eerste zicht wat ingewikkeld, maar deze snelle stap zal je de volgende weken en maanden honderden keren gebruiken. En hij zal je evenzoveel keren helpen je inbox leeg en je takenlijstje gestructureerd te houden.

In een volgende blog tonen we je een manier om je takenlijst zo efficiënt mogelijk in te richten.

 

 

 

One Comment

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *