Enkele do’s en dont’s van vergaderen

zinvol vergaderen is een kunst

Na mailen is vergaderen datgene waar medewerkers van aangeven dat ze er veel tijd mee verliezen. De agenda van sommigen onder ons staat vanaf  ’s maandags vol gepland met vaste vergaderingen. In een onderzoek van 2013 telde men 62 vergadermomenten per maand voor de gemiddelde kenniswerker. De helft daarvan beschouwde men als verloren tijd, voor ongeveer 31 uur per maand.

In onderstaand korte blog geven we enkele tips mee waarmee je snel flinke winst kan maken als je dan toch vergaderen moet.

Vergaderen is een storing!?

Waarom storen we ons soms zo aan vergaderen? Wanneer is een vergadering een stoorzender?

Een korte bevraging leert dat we ons aan het volgende ergeren:

  • We vergaderen te veel
  • Vergaderingen zijn onvoldoende voorbereid en gestructureerd
  • Vergaderingen starten systematisch te laat en duren te lang (probeer zo maar eens op tijd op je volgende vergadering te komen!)
  • Er wordt te veel getelefoneerd en gemaild in een vergadering
  • Conclusies en acties zijn niet altijd duidelijk op het einde van de vergadering.

Samen doen we het of doen we het niet

Vergaderen doe je nooit alleen. Als we iets willen veranderen, zullen we het samen moeten doen.

Waar kunnen we afspraken over maken?

  • De voorzitter leidt het overleg, hij volgt de agenda en de timing. Hij ordent en vat samen naar besluitvorming. Zo verhindert hij dat het overleg ontaardt in zinloos gebabbel
  • We starten op tijd en eindigen te vroeg
  • We verlaten het overleg kort als we dan toch even moeten bellen
  • Het verslag van het overleg bevat de concrete afspraken met timings en verantwoordelijken

 

de power request als agenda

de power request als agenda

 

Power request

Een goeie agenda is het halve werk! In onze organisatie gebruiken we hiervoor de power request.

 

 

Een power request betekent dat voor elk agendapunt wordt opgenomen:

  • Wie de eigenaar is en hoe lang de bespreking voor dit punt moet duren?
  • Een korte omschrijving/toelichting ervan, doelstelling van de bespreking.
  • Voorstel van oplossing, suggesties, analyse van het probleem…

Op het einde van de vergadering zal deze power request worden aangevuld met een beknopte weergave van de uiteindelijke beslissing van de vergadering, de afgesproken acties met eigenaarschap en timing. Je hebt zo snel je meeting minutes.

En ja, dit vraagt wat meer tijd van de voorzitter. Maar alle deelnemers aan het overleg (en dat zijn er vaak heel wat) kunnen er flink tijd mee besparen. Netto voor het ziekenhuis een positief saldo dus!

 

Een bijkomend voordeel is dat het verslag van de vergadering veel sneller gemaakt is, dan als het agendapunt zonder enige context gewoon benoemd wordt.

Sta eens recht

Een extra tip: rechtstaand vergaderen zou een positief effect hebben op de kwaliteit van de vergadering en vergaderduur. Wie probeert het uit?

vergaderen tegen de klok.. moeten er stoelen zijn?

vergaderen tegen de klok.. moeten er stoelen zijn?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *