Het onderhoud van je GTD schema : de review

Maak van je gouden schema een gewoonte…

Het gouden Getting Things Done (GTD)  schema van David Allen is de sleutel tot rust in je hoofd. Eens je je het systeem hebt eigen gemaakt , zal het al snel een automatisme worden en blijven… mits een regelmatige review of onderhoud.

Zonder review geen GTD!

Geen GTD schema zonder review
Geen GTD schema zonder review

Het GTD schema bevat volgende belangrijke lijstjes die ons het leven dag na dag makkelijker kunnen maken:

  • Takenlijstje: hier staan alle zaken op die je ZELF moet doen
  • Wachten op lijstje: hier staan alle zaken op die je GEDELEGEERD hebt, maar die je wel nog wil opvolgen
  • Bespreken met lijstje: dit bevat alle zaken die je met je leidinggevende,  medewerkers, of op vergaderingen wil bespreken.
  • Archief: bevat alle documenten, verslagen, … die je ooit nog nodig denkt te hebben

Het takenlijstje en wachten op lijstje komen in Outlook en het bespreken met lijstje en het archief bevinden zich in OneNote. Samen vormen zij ons systeem waarmee we de bovenvermelde lijstjes omzetten in de praktijk.

Je systeem zal echter maar goed blijven lopen, als je zorgt voor een regelmatige review. Hierdoor zorg je dat jij het overzicht bewaart.

Beheer je lijstjes

We hebben het gehad over verschillende lijstjes: takenlijstje, wachten op lijstje, … . maar als je deze lijstjes niet regelmatig nakijkt loop je het risico dat je systeem in chaos verandert.

Je GTD systeem houdt verwerking van lopende zaken in. De review helpt je vat te krijgen op dingen die door de mazen van het net zijn geglipt, zaken die in je hoofd zitten eruit te halen en je projecten te checken. Review helpt je ook er zeker van te zijn dat je GTD systeem nog volledig is. Alles in je systeem en uit je hoofd!

Je takenlijstje

In je wekelijkse review speelt je takenlijst een hoofdrol.
In je wekelijkse review speelt je takenlijst een hoofdrol.

Wat had je moeten doen, maar deed je niet? Waarom lukte dit niet? Wat kan je hier van leren voor de taken die je nog moet doen?

Wat deed je de afgelopen week wel??

Staan je prioriteiten nog juist? Review-tijd is het moment om bij sturen. Wat heeft een hoge prioriteit gekregen maar is eigenlijk een triviale zaak? Of omgekeerd: wat moet een hogere prioriteit krijgen in je lijst?

Komen je taken nog overeen met je doelen? Werkte je op de juiste plaats in de matrix van Eisenhower?

Zijn je doelen nog juist? Review is ook het ideale moment om je doelen nog eens rustig door te nemen en te kijken of je prioriteiten op je lijstjes overeenkomen met je doelen.

Ontbreken er zaken op je lijstje? Als je het gevoel hebt dat je lijstje niet volledig is, betekent dat meestal dat er nog heel wat zaken in je hoofd zitten. Hier kan het helpen om een minddump te doen.

Heb je toch nog zaken / taken op papier geschreven? Op heel hectische momenten gaat het soms sneller om een aantal zaken op te schrijven. Geen probleem, maar denk er aan om elke avond je ‘papiertjes’ op te ruimen en de niet uitgevoerde taken aan je systeem toe te voegen. Valkuil hier is dat als je te veel met losse papiertjes gaat werken (ontstaan meestal doordat collega’s bellen met vragen of dat je zaken invallen die niet in je lijst staan) je niet met je eigen prioriteiten bezig bent, maar dat je anderen opnieuw toelaat om jouw prioriteiten te bepalen. Wees je hier heel goed bewust van.

Zitten er keien of kikkers tussen je taken? Beslis hoe je die gaat aanpakken. Een goed voornemen kan zijn om, als je de review op vrijdag doet, te beslissen om onmiddellijk maandagmorgen een kikker of kei aan te pakken. Leg je dossiers ervoor klaar!

Je wachten op lijstje

Op wie wacht je om informatie of antwoorden te krijgen? Als je te lang wacht stuur je best herinneringen.

Je agenda

Bevat je agenda voldoende vrije werktijd om je taken gedaan te krijgen?

Welke vergaderingen of gesprekken moet je voorbereiden? Staat deze voorbereiding op je takenlijst?

Van welke vergaderingen ben je voorzitter en moet je eventueel de agenda of power request maken? Staat dit op je takenlijst?

groot-onderhoud

 

Het juiste moment vinden voor de review

 

 

 

Review je systeem minstens 1 keer per week. Bedoeling moet zijn dat je rustig aan je week kan beginnen, dat je het gevoel hebt alles onder controle te hebben.

gtd : losse eidnjes
losse eindjes bezorgen je onrust en stress

Een review op vrijdagnamiddag laat je rustig in weekend gaan. Als je het pas op maandagmorgen doet, loop je het risico dat je tijdens het weekend toch nog last hebt van losse eindjes in je hoofd. Bijkomend probleem van de maandagmorgen is dat dat vaak een heel hectische dag is. Als het een beetje tegen zit, kom je misschien niet aan je review toe. En dan begint je week helemaal in chaos.

Wij zijn zelf voorstander van de vrijdagnamiddag, maar test gerust welk moment voor jou het beste past. Voorzie hier dan ook effectief tijd voor in je agenda.

Tijdens deze wekelijkse review kijk je na of de indeling van je taken in ABCDE nog klopt. Misschien moet je hier categorieën veranderen. Ook je wachten op lijstje komt aan bod tijdens deze review. Dit is het moment om medewerkers te herinneren aan zaken die je gevraagd hebt en waar je nog geen antwoord op hebt gekregen.

Naast je wekelijkse review is het ook nuttig om dagelijks een beperkte review te doen. Het gaat hier dan vooral over het nakijken van je takenlijst. Kloppen je prioriteiten nog? Komen je taken overeen met je agenda? Zijn je A-taken nog in overeenstemming met je doelen? Tijdens je dagelijkse review zorg je er ook voor dat je bureau, mocht dat niet meer zo zijn, terug verandert in een clean desk. Niet iedereen werkt papierloos en dat moet ook niet. Maar op het einde van je dag zouden al je papieren in je systeem moeten belanden. Als je last hebt van onrust in je hoofd, is dit ook het moment om je hoofd terug leeg te maken. Je kan hier de minddump techniek voor gebruiken.

Je review is niet alleen belangrijk om te zien wat je nog niet gedaan hebt. Review is ook het uitgelezen moment om even stil te staan bij de successen die je die week had, de doelen die je bereikt hebt. Durf eens stil te staan bij de hoeveelheid taken die je afgewerkt hebt. Dit werkt heel motiverend.

 

Wat als je tot de vaststelling komt dat je week een tegenvaller was? Dat je niet gedaan hebt wat je wilde doen? Dat je niet met je doelen en prioriteiten bent bezig geweest? Probeer er van te leren.

Stel je zelf daarom een aantal vragen:

Waarom kwam ik niet toe aan de prioritaire zaken?

Waar werd ik gestoord? Hoe kan ik er voor zorgen dat het volgende week beter gaat?

 

Review is ook zelfevaluatie!

feedback
GTD : je wekelijkse review geeft je veel feedback

Wat doe ik goed en wat kan beter?

Op welke momenten bereik ik het meeste? Wanneer is mijn energieniveau het hoogst? Onvoldoende?

Hoe plan ik best mijn vergaderingen om toch voldoende werktijd over te houden?

Iedereen die met een GTD systeem start, maakt wel eens de fout de review over te slaan. Je kan je dat een paar dagen, misschien zelfs 1 week permitteren. Een langere periode zonder review zal zich echter hopeloos wreken.

Waarom? Je bent niet meer zeker van je systeem en durft er dus niet meer op vertrouwen.

Het is dus niet alleen belangrijk om 1 systeem te kiezen, je GTD in dit systeem te implementeren maar ook om op regelmatige tijdstippen je systeem kritisch onder de loep te nemen via de review. Geen review is geen GTD!

 

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.