Is GTD het antwoord op alles?

Efficiency is doing things right; effectiveness is doing the right things. —Peter Drucker

Het is heel erg als je het GTD schema volgt en je na een dag of een week hard werken met vele goede momentums en tientallen Pomodoro’ s vaststelt dat je enkel met de foute dingen bent bezig geweest.

Deze blog maakt daarom de stap van Getting Things Done naar getting the RIGHT things done (GRTD). En dat is een wereld van verschil!

Fout zoals hier bedoeld kan meerdere betekenissen hebben: het kan zijn dat je de hele tijd met onnuttige zaken bent bezig geweest, maar het kan ook zijn dat je de hele tijd reactief gewerkt hebt en daardoor enkel maar taken van anderen hebt gedaan. Taken van anderen zijn vaak heel erg verschillend van je eigen doelen en taken.

We schreven al eerder over de matrix van Eisenhouwer om te bepalen wat de belangrijke zaken zijn om jouw tijd aan te geven. De wekelijkse review zal je hier snel de feiten geven : hoe veel en hoe lang besteedde ik deze week aan de echt belangrijke zaken?

Een eerste invalshoek van een GTD systeem is productiviteit. Meer doen.

Een tweede invalshoek gaat echter over resultaten. En resultaten behalen kan je beter associëren met waarde en betekenis. Wat heb je bereikt? Daarom is efficiënt werken alleen niet voldoende om als maat voor succes te dienen. Wij willen meer nadruk leggen op effectiviteit, waarde en impact. Komen de resultaten die je behaalt overeen met wat je wilde bereiken, met je doelen?

Een derde invalshoek is dat een goed GTD systeem je helpt om zaken makkelijker te doen. Het gaat niet enkel over meer, het gaat over gemakkelijker. We kunnen altijd harder werken, maar wie houdt dat vol op langere termijn? Daarom dat het GTD systeem je handvaten kan aanbieden om dingen vlotter en sneller te laten gaan.

Een vierde invalshoek tenslotte gaat over de tijd die vrijkomt doordat je je werk efficiënt doet. En deze vrijgekomen tijd kan je nu voor twee zaken gebruiken. De eerste en belangrijke zaak als je het bekijkt vanuit een werk gerelateerd standpunt is dat de vrijgekomen tijd je de mogelijkheid biedt om na te denken over creatieve oplossingen. Het gaat hier bijna letterlijk over ‘leg eens je benen op tafel en denk na over wat je nog wil bereiken, hoe je dat anders zou kunnen aanpakken, wat je toekomstvisie is, … . Out of the box denken is niet mogelijk als je de hele tijd jezelf achterna loopt en geen tijd over hebt om na te denken. De vrijgekomen tijd kan je ook de mogelijkheid geven om je balans werk-prive een nieuwe boost te geven. Aan jou de keuze hoe jij je extra tijd wil gebruiken.

Het is precies om deze redenen dat wij veel nadruk leggen op waarde bepalen in je leven, deze waarde vertalen in doelen (doelen op de lange termijn die zich dan stilaan vertalen naar maandelijkse, wekelijkse of dagelijkse doelen) en het zetten van prioriteiten binnen deze doelen. Het is immers maar wanneer je het belangrijkste doet wat bijdraagt tot je uiteindelijke levensdoel of tot je uiteindelijke levensdoelen, dat je aan het einde van de dag of de week kan zeggen dat je iets effectief gedaan hebt. Dat je iets gedaan hebt dat waarde gaf.

Van GTD naar GRTD

Zelfs als je een perfect uitgewerkt GTD systeem hebt, zal je merken dat je niet altijd alles gedaan krijgt wat je zou willen doen. Er gaat immers een stap vooraf aan het GTD systeem, nl het bepalen van wat je moet doen. Je moet immers niet alle taken doen. Het gaat er om om de ‘right’ things te doen. Wij spreken daarom liever van GRTD, zijnde Getting the Right Things Done.

Wat zijn nu de juiste dingen die je moet doen? Hiervoor verwijzen we graag  naar jouw doelen en prioriteiten.

samengevat :

Een GTD systeem zorgt voor rust in je hoofd en biedt je een efficiënte manier om je taken gedaan te krijgen. De opstap naar een GRTD systeem zorgt er bovendien voor dat je de juiste zaken doet. En zo bereik ook jij steeds je doelen.

Buddy en coach

Hoewel efficiënt en effectief werken besmettelijk is voor anderen, is het niet gemakkelijk om in je eentje een nieuw systeem op te zetten en vol te houden. Het wordt veel makkelijker met een buddy die samen met jou naar een nieuw systeem gaat. Investeren in een coach die je op weg zet en die je helpt vol te houden is een investering die zeker zal lonen.