De BeterAnders workflow en creativiteit

Een goede workflow is veel meer dan een verzameling tools om snel meer te kunnen doen.

Dat is de reden waarom wij het GTD-systeem van David Allen uitbreiden naar de BeterAnders workflow.  Ons streven naar efficiëntie en effectiviteit kan noch zal ooit in tegenspraak kunnen zijn met creativiteit. Met creativiteit bedoelen we een model waarmee problemen, zelfs en zeker complexe problemen worden aangepakt.
In dit artikel bekijken we een aantal aspecten van een goed werkende workflow die tot efficiënt en effectief werken leidt in zijn relatie tot creativiteit.

Creativiteit is nodig om problemen op te lossen

Op het eerste zicht zou je kunnen denken dat een strak tijdschema volgens de GTD principes juist doordat het ervoor zorgt dat je steeds bezig bent zonder enig tijdverlies, alle vormen van creativiteit in de kiem smoort. Om verschillende redenen is dat niet zo.

We zien immers juist dat wanneer je geen goed systeem hebt om je taken te beheren en je zaken te archiveren je de zaken niet efficiënt of effectief aanpakt. En precies dan heb je geen tijd hebt om na te denken en juist dan hol je van het ene naar het andere. Met ons BeterAnders werkschema maak je die tijd om na te denken wel vrij.

De continue vloed aan mails, telefoons en andere vormen van informatie houdt ons brein voortdurend in een staat die tegengesteld is aan een staat van diffuus denken waar toevallige invallen en ideeën ontstaan. In de waanzin van deze voortdurende stroom aan afleiding stopt vernieuwing , in tijden van relatieve rust leeft deze hernieuwing terug op. Daarom staat heel de geschiedenis van uitvindingen bol van briljante invallen tijdens het douchen of bij een lange wandeling.

diffuus denken is de natuurlijke staat van ons brein : de default mode
diffuus denken is de natuurlijke staat van ons brein : de default mode

Dirk Nuytten zegt het in zijn boek ‘Geluk zit in je hoofd’ als volgt: ‘In tegenstelling tot wat veel mensen denken, is dagdromen geen verloren tijd. Allesbehalve zelfs. Onze hersenen komen dan los van allerlei angsten, behoeftes en begeertes. Ze moéten niets: niet focussen, niet presteren, niet uitblinken. Ze mogen gewoon zijn, zonder stress. En ze worden bijzonder actief dan. Ze leggen verbanden, ze maken associaties – ze ontwikkelen nieuwe ideeën.’

De default mode als natuurlijke staat van ons brein

De neiging die wij hebben om uit onze focus af te dwalen is zo sterk, dat wetenschappers dit afdwalen als standaard zien, vandaar de benaming ‘default mode’.
In deze modus ontwikkelen we toekomstvisies, doen we aan zelfreflectie, laten we onze creatieve ideeën incuberen, consolideren we opgedane indrukken in ons geheugen en, belangrijk, zorgen we ervoor dat ons brein zich nadien terug voluit kan focussen. (Daniel Goleman in ‘Focus, the hidden driver of excellence’) Je kan Goleman in volgende Youtube aan het werk zien over dit thema.

In een studie over multitasking behandelde men de vraag of jongeren van vandaag, opgegroeid met gaming en facebook, beter dan wel slechtere multitaskers zijn. In deze studie worden Einstein en Darwin aangehaald als voorbeelden van mensen die wel konden multitasken. Wat zij deden was echter absoluut geen multitasking. Zij waren wel met verschillende problemen tegelijk bezig, maar op een zodanige manier dat zij steeds met een van de problemen geconcentreerd bezig waren, terwijl het andere in hun achterhoofd als in een incubator zat. Waarschijnlijk is dat precies de kracht van zeer creatieve mensen dat zij verschillende projecten en complexe problemen tegelijk in hun hoofd hebben, geconcentreerd aan het werk aan het ene, terwijl het andere diffuus meedraait in de achtergrond.

van focus naar ontspanning, van concentratie naar diffuus denken

Een goed schema geeft ons extra vrije tijd. Deze vrije tijd kunnen we invullen met andere belangrijke zaken in ons leven. Maar precies door deze opstelling waarbij periodes van concentratie afgewisseld worden met periodes van ontspanning, en waar binnen dat gestructureerd werken tijd wordt ingepland om niet reactief maar proactief met belangrijke zaken bezig te zijn, geraken wij in de default modus en kunnen we problemen oplossen die we anders nooit opgelost krijgen.

Dat is ook de echte kracht van de pomodoro techniek. Deze werkmethode stimuleert juist om na elke periode van focus even te ontspannen om ons brein de kans te geven alles te verwerken en nieuwe ideeën op te doen. Precies die periode van ontspanning, hoe kort ook, is een manier om creatief te zijn.

Flow ontstaat door focus en focus speelt zich af in de linker hemisfeer. Indien je te lang in een toestand van focus zit schakel je de rechterhemisfeer uit, dan ben je zoals de hemiplegie patiënt wiens rechterhersenhelft aangetast is en die nog wel een belangrijk deel van zijn intelligentie behouden heeft maar het resultaat van die intelligentie niet kan toetsen aan zijn omgeving of context, en daardoor als het ware het grote beeld minder ziet.

Belangrijk maar niet dringend

Het is precies doordat een goed GRTD werkschema ervoor zorgt dat jij niet meer de hele dag reactief bezig bent op de kleine problemen die zich aan bieden dat je tijd en hersentijd vrij krijgt om op een andere manier met de grotere problemen bezig te zijn. Daarom leggen we in onze manier van werken ook zoveel nadruk op kwadrant 2 activiteiten in de matrix van Eisenhower. Daar zitten juist de momenten dat we creatief bezig zijn. Nadenken, projecten uittekenen, dingen ontwerpen, de typische niet dringende maar erg belangrijke zaken.

De plicht op nietsdoen

Zowel Bertrand Russel als Paul Lafarque schrijven over het recht op niet arbeid vanuit dit perspectief.
Ondermeer in “In Praise of Idleness and Other Essays” verwoordt Russel de noodzaak aan tijd voor ‘overweging’ om dogmatisch denken tegen te gaan. In zijn boek Le Drolt a la paresse (Recht op luiheid, 1880) stelt de Franse anarchistische filosoof Paul Lafargue, het nog radicaler dan Russell. “Onze obsessie met werk en productiviteit is nefast voor ons individueel geluk en voor onze culturele en maatschappelijke ontwikkeling. De mens is namelijk op zijn best wanneer hij niets doet, en allesbehalve actief, efficiënt en productief is. Dan krijgt hij de beste ideeën, dan is hij het meest creatief.”

Ook David Alan zelf spreekt in zijn boek “Getting Things Done” over deze vorm van georganiseerde creativiteit. “Als je nu in je tuin werkt of een boek schrijft”, zegt Allen, “de mogelijkheid om een creatief rommeltje te maken zorgt voor je

what is in one man's mind?
creativiteit : what is in one man’s mind?

meest productieve staat”. Je wil al je ideeën uitspreiden, maar pas op! Om dat te kunnen moet je starten met een opgeruimde werkplek en een lege geest. Vanaf het moment dat je op twee fronten bezig bent, ben je eraan voor de moeite. “Als jij je boek wil schrijven, maar het kattenvoer is op, zorg er dan maar beter voor dat je een plan hebt om dat laatste op te lossen. Anders zal dat kattenvoer veel meer van je aandacht inpikken en verhinderen dat je boek er komt”.

In ‘Getting results the agile way‘ schrijft J.D. Meier : “waar je poweruren op resultaat gericht zijn, focussen je creatieve uren zich op free flow denken en ontdekkingen. In deze zin zorgt deze creatieve tijd voor het evenwicht met je power tijd. Misschien ervaar je zelfs dat het toevoegen van creatieve tijd aan je weekschema de beste manier is om te excelleren. Je poweruren zorgen er daarnaast voor dat je tijd vrij krijgt voor deze creatieve uren. En omgekeerd zorgt deze creatieve tijd voor een verbeterde kwaliteit van je poweruren”.

Barbara Oackley, een Amerikaans professor en auteur die zich vooral bezig houdt met studies over leren hoe te leren, schrijft erover in haar boek “A Mind for numbers”. Iedereen die zich bezig houdt met onderwijs of die zijn eigen leven wil verrijken zou dit boek moeten lezen. Een centraal thema is de paradoxale aard van leren. Opperste aandacht is onmisbaar om iets bij te leren of complexe puzzels te begrijpen. Maar gefixeerde focus kan precies ook verhinderen dat we problemen oplossen. Datgene wat we leren moet verwerkt worden, wat we willen onthouden moet tijdens periodes van passiviteit een plaats krijgen in onze hersenarchieven. We kunnen de cursus “learning how to learn’ van Barbara Oackley op coursera erg aanbevelen.

Barbara Oakley benadrukt het belang van een goede nachtrust, en zelfs van power naps doorheen de dag als manier om complexe problemen op te lossen en om zaken te onthouden. Ook bij het thema wilskracht komt het belang van een goede nachtrust aan bod (als middel om ego depletion te voorkomen). Een goede organisatie waarbij alle losse eindjes netjes hun plaats hebben plaveit bij uitstek de weg tot een zorgeloze slaap.

1 procent inspiratie, 99 procent transpiratie

Een andere manier van kijken naar creativiteit is de uitspraak van Thomas Edison, de grootste uitvinder in onze moderne geschiedenis, die zegt : “Genie is één procent inspiratie en negenennegentig procent transpiratie.” Er zijn twee kanten aan deze medaille. We mogen die 99% echt niet vergeten. Als we dat volgehouden uitwerken van onze creatieve inval niet zorgvuldig inplannen zal er nooit iets geproduceerd worden. Anderzijds is productie zonder die 1% schitterende invallen ook redelijk waardeloos en plat.

In onze aanpak van efficiënt werken benadrukken we het bijhouden en processen van alle invallen en ideeën die we doorheen een dag opdoen (de BeterAnders workflow). Ook dit zijn losse eindjes die ergens in ons systeem een plaats moeten krijgen. Alleen zijn het losse eindjes met een speciaal kenmerk: het gaat dikwijls niet over wat we zouden moeten, maar wel wat we zouden willen en kunnen doen.

Het werken met keien en het slikken van kikkers als eerste taak in de ochtend is een voor de hand liggende manier om voor die dag al dadelijk snel resultaten te boeken én energie op te doen voor je volgende taken van de dag. Maar het doen van moeilijke taken in de ochtend heeft nog een verdoken, maar eigenlijk veel belangrijker, voordeel. Dikwijls zullen je, nadat je in de ochtend een complexe taak aanpakte, doorheen de dag bijkomende oplossingen, suggesties en verbeteringen invallen. Je creëert zo bijzonder waardevol werk. En dit precies door deze boost aan creativiteit.

De zin en onzin van deadlines

 

deadlines en creativiteit : geen goed huwelijk
deadlines en creativiteit : geen goed huwelijk

Zoals vele studenten en chronische uitstellers al vaak ondervonden levert het werken tegen een deadline geen kwalitatieve of blijvende resultaten. In de adrenalineroes van het laatste moment werken vergeet je dat echter al wel eens …

Wat wel helpt tegen uitstelgedrag én wat een boost geeft aan onze creativiteit is het opleggen van tussentijdse eigen deadlines. Je bent zo gedwongen bezig met je taken en problemen, en tussendoor zal je brein bezig blijven met het bedenken van meer complexe oplossingen.

 

 

Ons brein start met het onbewust zoeken van oplossingen vanaf het moment dat we een doel hebben uitgeschreven en onze planning hebben opgesteld. Hoe vaak hebben we deze ervaring zelf niet tijdens het tandenpoetsen. Zelfs al beseffen of weten wij zelf niet bewust wat er die dag op onze agenda staat, ons onbewuste weet dit dikwijls nog wel en is al volop bezig met de analyse en voorbereiding ervan.

Creativiteit en mindmap

mindmap stimuleert je creativiteit
mindmap stimuleert je creativiteit

Vele schrijvers over mindmappen maken hier een expliciete link met creativiteit. De minddump en zeker zijn creatievere broer, de mindmap, hanteren we als techniek om snel een vol hoofd leeg te maken. Door de bijzondere manier van voorstellen zet deze wijze van uitschrijven ons brein al heel sterk op weg naar het zoeken van oplossingen. Tony Buzan schreef hierover verschillende artikels en boeken.

 

Samengevat

De rijkste, gelukkigste en meest productieve mensen kunnen zich volledig concentreren op een uitdaging, maar wisselen deze periodes van intense concentratie af met momenten dat ze losgekoppeld zijn van hun taken om zo vernieuwing te zoeken. Een goede workflow in combinatie met een goed archief ondersteunt volledig deze manier van werken.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.