Bepaal je prioriteiten als categorieën in outlook

prioriteiten stellen : je kan eender wat bereiken, maar je kan niet alles tegelijk doen.

Als we onze doelen bepaald hebben, gaan we ze vertalen in taken. In de vorige blog gaven we aan dat we deze taken in een takenlijstje in Outlook zullen verzamelen. Deze taken moeten zo concreet en behapbaar mogelijk zijn. Volgende stap is deze taken te prioriteren. Welke zaken willen we eerst doen? Wat is minder belangrijk? In onze BeterAnders workflow werken wij voor onze takenlijst volgens de ABCDE van methode van Brian Tracy . Wij beperken ons tot de A-, B-, C- en D-taken.


A-taken zijn taken die jij effectief moet doen. Het zijn zaken die tot jouw takenpakket behoren en waarvan het belangrijk is dat jij ze uitvoert. Als jij ze niet uitvoert,heeft dit gevolgen. Begin altijd met de A taken. En doe dat dadelijk. Begin er NU aan.
Een B-taak is een taak die je best zou doen. Maar als je deze taak niet doet, zijn de gevolgen niet zo groot als bij een A-taak. Start nooit met een B taak zolang er nog A taken te doen zijn.
En dan de C-taken: het zou leuk zijn mocht je deze taken kunnen doen, maar ze zijn niet echt belangrijk.Misschien kan je ze wel eens doen.
Je D-taken tenslotte zijn taken die je kan delegeren. (ze komen dan op het later te bespreken Opvolg-lijstje).

Binnen de A-taken maken we nog een onderscheid tussen de meest prioritaire A-taken (urgente A-taken), de gewone A-taken en de minder urgente A-taken. Op die manier krijg je dus 3 soorten van A-taken. Maar je doet dus steeds je A-taken voor je aan je B-taken begint.

Om straks je taken te kunnen prioriteren, gaan we eerst een aantal categorieën aanmaken.

Je prioriteiten volgens de ABCDE methode in Outlook

  1. ga naar het e-mail scherm van outlook
  2. start een nieuwe mail
  3. ga naar het tabblad  start
  4. kiescategoriseren
  5. selecteer ‘alle categorieën’
  6. klik op ‘nieuw’
  7. noem de categorie ‘A’ of ‘A-taak’ en bepaal een kleur (zelf te kiezen)
  8. klik op ‘OK’ en nogmaals op ‘OK’

Je hebt nu een categorie aangemaakt om straks je A-taken te gaan labelen. Doe hetzelfde voor de B, C en D categorie.

De mail die je opende mag je gewoon zonder opslaan terug sluiten.

Als we deze categorieën aangemaakt hebben, gaan we in een volgende fase via de snelle stappen in Outlook op een heel eenvoudige manier mails omvormen naar taken die onmiddellijk een categorie mee krijgen en in een klik verder verwerkt worden.

We komen hier in de volgende blog op terug.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *