Vele van je taken ontstaan uit mails. Verwerk deze razendsnel.
Een snelle stap in Outlook helpt je bij het verwerken van je Inbox. Veel van onze mails zullen straks taken worden. Deze taken geven we een prioriteit mee: A, B, C of D. Snelle stappen helpen je niet alleen om taken te maken. Je kan de snelle stappen ook gebruiken om mails snel naar een map te verplaatsen.
We gaan een snelle stap maken om een mail om te vormen tot een urgente A taak in je takenlijst. Laat je niet ontmoedigen door het aantal stappen. Als je het eenmaal doorhebt dan is het aanmaken van een snelle stap kinderspel!
Stap 1: Maak categorieën aan in het e-mail scherm van Outlook
In een vorige blog beschreven we hoe we categorieën kunnen aanmaken in Outlook. We maakten zo een A, B, C en D categorie. Dit komt overeen met de indeling in prioriteiten van onze taken.
Stap 2: maak een nieuwe map aan waar je je mails in gaat archiveren
Als je een mail naar je takenlijst gaat brengen, gaan we de mail ook meteen archiveren. We komen later nog uitgebreid terug op het belang van een lege inbox. Mails archiveren we in 2 mappen: mails jonger dan 6 maanden, komen in de map ‘kort archief’, mails ouder dan 6 maanden in de map ‘oud archief’. Een keer per maand sleep je mails ouder dan 6 maanden van kort naar oud archief.
Hoe maak je een nieuwe map?
Ga naar het linker deel van je outlook mailscherm waar je alle mappen terugvindt: postvak in, ongelezen mail, verzonden items, … klik op de rechtermuisknop en selecteer ‘nieuwe map’. Je kan de map een naam geven en door op ‘voltooien’ te klikken heb je een nieuwe map aangemaakt.
De nieuwe map die we gemaakt hebben, kunnen we gewoon verslepen naar de mappen die onder ‘favorieten’ staan. ‘Favorieten’ vind je ook in het linker deel van je outlook mailscherm. (Om gemakkelijk te werken horen onder favorieten volgende mappen te staan : Postvak IN, postvak UIT, verzonden mails, concepten en kort archief.)
In de volgende stap (stap 3) zie je hoe je de map kort archief gebruikt.
Stap 3: Maak je snelle stap om van een mail in 1 klikbeweging een urgente A-taak te maken die in je takenlijst in Outlook verschijnt.
- ga naar het e-mail scherm van outlook
- ga naar het tabblad ‘start‘
- kies ‘snelle stappen‘
- selecteer ‘nieuw’ of ‘nieuwe snelle stap‘
- kies ‘aangepast’
- geef je snelle stap een naam: ‘urgente A-taak’
- bij acties, bepaal je je eerste actie: ‘een taak met bijlage maken’
- klik op ‘volgende actie’ of ‘actie toevoegen’
- bepaal je volgende actie: ‘bericht categoriseren’
- kies als categorie: ‘A’ of” A-taak” naargelang je dit in de vorige stap noemde.
- klik op ‘volgende actie’ of ‘actie toevoegen’
- bepaal je volgende actie: ‘urgentie’
- kies : ‘urgentie hoog’
- klik op ‘volgende actie’ of ‘actie toevoegen’
- bepaal je volgende actie: ‘naar map verplaatsen’
- kies als map waar je het bericht naar toe wil verplaatsen kort archief (zodat het weg is uit je inbox)
- klik op ‘volgende actie’ of ‘actie toevoegen’
- bepaal je volgende actie: ‘markeren als gelezen’
- klik op ‘voltooien’
Et voilà! Je hebt nu een snelle stap aangemaakt om op een heel eenvoudige manier van je mail een taak te maken in je takenlijst. Het lijkt op het eerste zicht wat ingewikkeld, maar deze snelle stap zal je de volgende weken en maanden honderden keren gebruiken. En hij zal je evenzoveel keren helpen je inbox leeg en je takenlijstje gestructureerd te houden. Je ziet de snelle stap staan in het scherm ‘snelle stappen‘ in het tabblad start van je Outlook.
Naast de snelle stap A-taak urgent, maken we ook nog volgende andere snelle stappen:
- A-taak
- B-taak
- C-taak
- D-taak
De werkwijze is gelijkaardig met telkens dit verschil: de actie ‘urgentie’ laat je wegvallen en waar je in de 1ste snelle stap ‘A-taak urgent’ als categorie A-taak koos, kies je nu respectievelijk B, C of D taak.
In de volgende blog beschrijven we hoe je je takenlijstje verder kan personaliseren.