Gebruik je categorieën ook in je agenda

Een visuele agenda helpt je het overzicht bewaren.

Je kan in je agenda categorieën aanmaken om een onderscheid te maken tussen verschillende soorten vergaderingen en werkblokken. Deze categorieën gaan we later ook gebruiken bij het indelen van ons takenlijstje.

 

  1. ga naar het agenda scherm van outlook
  2. selecteer een agenda item en klik op de rechter muisknop
  3. kies ‘categoriseren
  4. selecteer ‘alle categorieën
  5. klik op ‘nieuw
  6. Geef de categorie een naam en een kleur (zelf te kiezen)
  7. klik op ‘OK’ en nogmaals op ‘OK

.

Welke categorieën kan je maken?

  • Vaste overlegmomenten. Dit zijn de vergaderingen die op specifieke tijdstippen terugkomen (bvb wekelijks, maandelijks, …). Geef deze een aparte categorie en kleur in je agenda. Dit zijn vergaderingen die meestal in 1 keer in je agenda gepland worden voor een langere periode. Je kan deze vergaderingen dan ook via 1 muisklik allemaal dezelfde kleur geven.
  • Ad hoc vergaderingen : voor deze overlegmomenten raden we aan om de standaard kleur van Outlook te bewaren omdat je dit anders te veel tijd kost om deze allemaal apart te gaan kleuren.
  • Externe overlegmomenten: voor deze vergaderingen is het heel nuttig om een aparte kleur te voorzien. Hou ook rekening met de reistijd die je nodig hebt!
  • Als je veel met projecten werkt, kan het heel handig zijn om elk project van een andere kleur te voorzien. Op het moment dat je project afgelopen is, kan je de kleur eventueel ‘recupereren’ voor een ander project, door de categorie van naam te wijzigen.

Uiteraard kan je zelf kiezen hoe ver je hier in gaat. De kleuren zijn bedoeld om je meer overzicht te geven. Bewaar daarom ook het evenwicht: als je te veel kleuren gaat gebruiken, loop je het risico om ook weer het overzicht kwijt te raken…!

Eens de werkblokken bepaald, werken wij graag met pomodoro’s. Dit zijn blokken van 25 minuten. Na telkens 25 minuten geconcentreerd werken, neem je 5 minuten ‘pauze’. Na 4 blokken van 25 minuten, is een langere pauze aan de orde. Er bestaan apps die je hierbij kunnen helpen. Wij gebruiken de app forest of ‘pomodoro challenge’. Probeer het zeker eens uit!

 

Deel je dag en week zo in, dat je er maximaal rendement uit haalt.

 

Maar je agenda goed beheren, betekent ook dat je je er van bewust moet zijn op welke momenten van de dag je best wat doet. En zeker moet je weten wanneer jij je betere werk kan doen.

 

Wij gebruiken daarom in grote lijnen onderstaand schema om onze dag in te delen:

In de ochtend slik je een kikker of doe je een paar grote keien. Overloop ook even je doelen. Het zal je helpen op het juiste te focussen.

In de voormiddag  heb je waarschijnlijk 1 of meer vergaderingen. Voorzie zeker ook een blok om aan een aantal taken te kunnen werken.

Disciplineer jezelf om max 1 keer in de voormiddag naar je mails te kijken. Je kan op dat moment wel gerust een blok van bvb een half uur gebruiken om mails te categoriseren, te beantwoorden, te sturen.

Rond de middag  neem je even pauze. Als je de kans hebt strek ook even de benen. Herinner je : fysieke oefeningen geeft extra wilskracht!

In de vroege namiddag hebben velen onder ons een dipje. Niet het beste moment om aan grote of moeilijke taken te werken. Misschien wel een goed moment voor nog een paar korte vergaderingen? Of je tweede blok mails lezen verwerken. Later in de namiddag voorzie je nog een blok om aan taken te werken en een blok om je mails te verwerken.

Het einde van je werkdag kan een kort reviewmoment zijn of kan je je agenda en keien voor de volgende dag klaarmaken.

 

Om onze week in te delen:

Op maandag bekijk je je agenda en bepaal je je doelen voor deze week. Wees voldoende concreet en specifiek. Te grote doelen of taken nodigen uit tot uitstel.

Overloop je agenda: zijn er vergaderingen die je moet voorbereiden? Ben je voldoende voorbereid of maak je hier nog een taak van?

Wat zijn de belangrijke items voor morgen? Ben je hier voldoende op voorbereid?

Dinsdag – Woensdag – donderdag

Belangrijkste vraag is telkens: wat zijn de belangrijkste items voor morgen en ben ik hier voldoende op voorbereid?

Op vrijdag plan je voldoende tijd om de afgelopen week kort te evalueren. Wat deed ik maar wat moest ik doen en deed ik niet? Dit is het terugkijk moment waar we later meer uitgebreid op terug komen.

Vrijdag is ook een goed moment om je nieuwe werkweek voor te bereiden (zelfs een beter moment dan dit op maandag te doen). Je gaat op die manier ook gerust in weekend, geen last van geroezemoes in je hoofd.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.