Zorg dat je in de ochtend tijd voorziet voor je belangrijke taken.
In eerdere blogs bepaalden we onze doelen en gaven we prioriteiten aan onze taken. Nu zijn we er klaar voor: we gaan onze taken uitvoeren. Voorzie ’s morgens voldoende tijd om je kikkers te slikken en je keien te doen. Je agenda goed beheren helpt je in de goeie richting.
Hoe je agenda goed beheren?
Onze doelen resulteren in een takenlijstje. Om dat takenlijstje af te werken hebben we werktijd nodig. Weinigen onder ons zijn enkel aangeworven om te vergaderen. Maar iedereen onder ons weet hoe gemakkelijk agenda’s toeslibben met vergaderingen. Blijf zelf baas van je agenda en voorzie voldoende werktijd zodat jij tijd hebt voor jouw takenlijstje en je prioriteiten!
Geef je werkblokken een opvallende kleur in je agenda. We zagen eerder al hoe je dit kan doen via de optie ‘categorieën’ in Outlook maar geven het hier graag nog even mee:
- ga naar het agenda scherm van outlook
- rechterklik op een agenda item
- kies ‘categoriseren’
- selecteer ‘alle categorieën’
- klik op ‘nieuw’
- geef de categorie een naam en een kleur
- klik op ‘OK’ en nogmaals op ‘OK’
Eens de werkblokken bepaald, werken wij graag met pomodoro’s. Dit zijn blokken van 25 minuten. Na telkens 25 minuten geconcentreerd werken, neem je 5 minuten ‘pauze’. Na 4 blokken van 25 minuten, is een langere pauze aan de orde. Er bestaan apps die je hierbij kunnen helpen. Wij gebruiken de app ‘forest’ of ‘pomodoro challenge’. Probeer het zeker eens uit!
Focus, morning is golden!
Je agenda goed beheren, betekent dat je je er van bewust moet zijn op welke momenten van de dag je best welke taken doet. En zeker moet je weten wanneer jij je betere werk kan doen.
Wij gebruiken daarom als grote lijnen onderstaande schema’s.
Om onze dag in te delen:
In de ochtend slik je een kikker of doe je een paar grote keien. Overloop ook even je doelen. Het zal je helpen op het juiste te focussen.
In de voormiddag heb je waarschijnlijk 1 of meer vergaderingen. Voorzie zeker ook een blok om aan een aantal taken te kunnen werken.
Disciplineer jezelf om max 1 keer in de voormiddag naar je mails te kijken. Je kan op dat moment wel gerust een blok van bvb een half uur gebruiken om mails te categoriseren, te beantwoorden, te sturen.
Rond de middag neem je even pauze. Als je de kans hebt strek ook even de benen. Herinner je : fysieke oefeningen geeft extra wilskracht!
In de vroege namiddag hebben velen onder ons een dipje. Niet het beste moment om aan grote of moeilijke taken te werken. Misschien wel een goed moment voor nog een paar korte vergaderingen? Of je tweede blok mails lezen verwerken. Later in de namiddag voorzie je nog een blok om aan taken te werken en een blok om je mails te verwerken.
Het einde van je werkdag kan een kort reviewmoment zijn of kan je je agenda en keien voor de volgende dag klaarmaken.
Om onze week in te delen:
Op maandag bekijk je je agenda en bepaal je je doelen voor deze week. Wees voldoende concreet en specifiek. Te grote doelen of taken nodigen uit tot uitstel.
Overloop je agenda: zijn er vergaderingen die je moet voorbereiden? Ben je voldoende voorbereid of maak je hier nog een taak van?
Wat zijn de belangrijke items voor morgen? Ben je hier voldoende op voorbereid?
Dinsdag – Woensdag – donderdag
Belangrijkste vraag is telkens: wat zijn de belangrijkste items voor morgen en ben ik hier voldoende op voorbereid?
Op vrijdag plan je voldoende tijd om de afgelopen week kort te evalueren. Wat deed ik maar wat moest ik doen en deed ik niet? Dit is de review waar we later meer uitgebreid op terug komen.
Vrijdag is ook een goed moment om je nieuwe werkweek voor te bereiden (zelfs een beter moment dan dit op maandag te doen). Je gaat op die manier ook gerust in weekend, geen last van losse eindjes in je hoofd.