Al Pittampalli, Read this before our next meeting (boekbespreking)

Al Pittampalli, Read this before our next meeting, The modern meeting standard for succesfull organisations

 

De auteur begint dit werk met een vraag die hij kreeg en die meteen de vinger op de wonde van heel wat bedrijven van vandaag ligt: what do you do for a living? wat houdt jouw werk in? En nee, de vraag polst niet naar wat op je business kaartje staat, maar was een oprechte vraag naar de inhoud van zijn werk. Zijn eerlijk antwoord was: ‘ik woon vergaderingen bij. Slechte vergaderingen.’

Nog schokkender dan deze vaststelling is volgens de auteur dat deze slechte vergadercultuur ons verandert. Het verandert hoe we focussen, waarop we focussen, hoe we beslissingen nemen.

Als we dat beseffen kunnen we de manier van vergadering opnieuw uitvinden. Ons opnieuw concentreren op ons werk, onze doelen, op wat belangrijk is en de vergadering terug gebruiken waar ze voor bedoeld is: afstemming en coördinatie. Onze vergaderingen hebben te veel tot gevolg dat we niet bezig zijn met wat belangrijk iswaardoor we voortdurend uit onze focus raken doordat we ons werk moeten onderbreken om te vergaderen. Veel vergaderingen leiden te vaak tot weinig beslissingen, tenzij je de beslissing om opnieuw een vergadering te organiseren een gerechtvaardigde beslissing zou noemen.

Pittanpalli zegt dat hij er een oplossing voor heeft: een nieuwe manier van vergaderen: ‘the modern meeting standard’. De moderne vergadering moet iets ‘speciaals’, iets ‘heiligs’ zijn volgens de auteur, met als enkel doel: beslissingen te ondersteunen.

In dit werk worden 7 principes voor de ‘modern meeting’ weergegeven:

  • Vergader alleen om een reeds eerder genomen beslissing te ondersteunen: beslissingen nemen is iets individueels. Op de agenda moet een beslissing staan, geen vraag om er over te discussiëren. Als de beslissingnemer op voorhand info nodig heeft, moet hij hier met één of meerdere collega’s een gesprek over aangaan. Dit valt volgens de auteur duidelijk niet onder de term ‘vergadering’. Tijdens de vergadering staan 2 activiteiten centraal: conflict en coördinatie. Conflict is soms essentieel om de voorgestelde beslissing gedragen te krijgen in de organisatie.
  • Laat de vergadering vooruitgaan. Stop op tijd. Te veel tijd en te veel vergaderen leiden alleen maar tot beslissingen die telkens kunnen herzien worden.
  • Beperk het aantal deelnemers: Iedereen die uitgenodigd wordt en naar de vergadering komt, moet het criterium: ‘biedt deze persoon toegevoegde waarde?’ doorstaan
  • Ga niet in op wat niet voorbereid is: de voorzitter bereidt de vergadering voor en zorgt er voor dat elke deelnemer op voorhand de nodige achtergrondinformatie heeft. Het werk dat op voorhand in een vergadering wordt gestoken, is belangrijk! Een vergadering waarbij de deelnemers zich niet voorbereid hebben, wordt best geannuleerd.
  • Maak actieplannen waar iedereen achter kan staan. Een verslag van een ‘moderne vergadering’ bevat niet elk detail van elke discussie, wel een duidelijk actieplan: wie doet wat tegen wanneer?
  • Weiger informatie te geven. Iedereen kan memo’s lezen, daar heb je op zich geen vergadering voor nodig.
  • Brainstormen is cruciaal voor het succes van de ‘modern meeting’. Brainstorm vormt namelijk het tegengewicht voor de ‘modern meeting’, waardoor het hele systeem zijn evenwicht bereikt. Als de vergadering uitgaat van op voorhand voorgestelde beslissingen, dan is er de brainstorm sessie om mogelijkheden en opportuniteiten te bekijken. Maak het brainstorm moment plezant, zonder evaluatie en kritiek. Zorg voor een aparte setting en maak de regels zo dat iedereen voelt dat het veilig is om op zo een sessie open te praten.

Ieders tijd is kostbaar, dus we moeten er voor zorgen dat we ‘slechte, tijdrovende’ vergaderingen bannen in onze organisatie. Dit vraagt een cultuurwijziging waar iedereen –zonder uitzondering- in mee moet. Maar we kunnen volgens de auteur op korte termijn starten met kleine stappen.

Hij beëindigt zijn boek met een aantal veel gestelde vragen rond vergaderen en de aanpak om tot zijn systeem van ‘modern meeting’ te komen.

 

Al Pittampalli reikt heel wat kapstokken aan om efficiënter en effectiever te vergaderingen. Een paar simpele tips, maar veel organisaties zullen er wel bij varen. Wij zijn ervan overtuigd dat een goed voorbereide vergadering veel deelnemers veel tijd kan besparen. De voorzitter speelt hierin een cruciale rol. Maar zoals de auteur ook aan haalt, de hele organisatie moet mee in dit bad. Want een vergadering waar de helft van de deelnemers zich voorbereidt en de andere helft niet, is nog meer tijdverlies.

Dit boekje telt 66 blz en is dus zeker een aanrader voor wie snel een aantal tips rond efficiënt en effectief vergaderen wil krijgen. Sla de eerstvolgende slecht georganiseerde vergadering over en lees dit boek. Dat is tijdswinst.

(Elke Panis)

 

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *