De BeterAnders workflow: maak je takenlijst in Outlook

Alles wat je moet doen en niet dadelijk kan doen, dat plan je om later te doen! En dat is nu precies wat een takenlijst is.

Als je onze BeterAnders workflow volgt, resulteert dit onder andere in een takenlijstje. Hier komen alle zaken op die je zelf moet doen en die je niet in minder dan 2 minuten kan uitvoeren.

Het kenmerk van een goeie takenlijst is dat ze bestaat uit behapbare brokken. Vertaal je taken in duidelijke en uitvoerbare volgende en concrete acties. Het heeft geen zin om een grote taak als 1 taak op je lijstje te zetten. De kans is groot dat je ze nooit zal uitvoeren omdat de taak onuitvoerbaar lijkt. Als je die grote taak echter in kleine taken kapt, zal je veel sneller die kleinere taken gaan uitvoeren.

Voor ons takenlijstje werken wij volledig met Outlook.

Hoe nieuwe taken maken in Outlook?

  • Je kan een taak zelf aanmaken. Als je ergens in Outlook aan het werk bent, gebruik je hiervoor de toetsencombinatie ‘Ctrl + shift + k
  • In het takenscherm zelf van Outlook kan je een nieuwe taak als volgt aanmaken:
    1. Ga naar ‘start
    2. Kies ‘nieuwe taak
    3. Geef een onderwerp, bijkomende info en eventueel een datum mee aan de taak. Ook de prioriteit en de categorie van de taak kan je hier bepalen.

 

Hou volgende regels in je achterhoofd als je een nieuwe taak maak:

  • Onderwerp regel: kort maar duidelijk genoeg zodat je later aan het onderwerp zelf je taak kan herkennen.
  • Eventueel een vervaldatum toevoegen.
  • Toelichting over de taak in het tekstveld (+ eventueel bijlagen / link): als je een taak aan maakt, voeg je best alle informatie die je op dat moment over de taak hebt al toe aan de taak. Op het moment dat je dan aan de taak start, weet je heel duidelijk wat je moet doen. Als je dit niet doet, bestaat de kans, dat je op het moment dat je aan de taak start, niet meer goed weet wat de taak juist inhield…

 

Een bijlage (bestand) toevoegen, doe je best via een hyperlink. Op die manier hangt altijd de laatste en juiste versie van je bestand aan de taak.

Je doet het als volgt:

  1. Open een nieuwe taak (CTRL+SHIFT+ k)
  2. Ga naar ‘invoegen
  3. Kies ‘bestand bijvoegen
  4. Zoek het juiste bestand
  5. Naast de knop ‘invoegen’ rechts beneden op het scherm staat een pijltje, klik dit pijltje aan en kies ‘invoegen als hyperlink

 

  • Vanuit je mail kan je via je snelle stappen snel een mail naar je takenlijst krijgen. Hoe je dit praktisch doet, leggen we uit in een volgende blog. Een snelle stap in Outlook zal je helpen bij het verwerken van je inbox. Veel van onze mails zullen straks taken worden. Deze taken geven we een prioriteit mee: A, B, C of D (volgens de ABCDE methode van Brian Tracy). Het bepalen van je prioriteiten komt ook in een volgende blog aan bod. 

Je takenlijst zal al je taken bevatten, maar ook de zaken waarvoor je op iemand anders wacht. In een volgende blog zullen we toelichten hoe je je takenlijst zo kan ordenen dat je in 1 oogopslag kan zien waar je eerst aan moet beginnen. Outlook voorziet namelijk de mogelijkheid dat je zelf je takenlijst helemaal kan personaliseren. Daarnaast is het mogelijk om verschillende views te maken van je takenlijst. Je kan bijvoorbeeld een aparte view maken van je urgente A-taken. Maar ook van je opvolglijstje bijvoorbeeld. Als je het uitzicht van je takenlijst niet aanpast, zullen de taken verschijnen in de volgorde dat je ze aangemaakt hebt. Je A-taken zullen tussen je B-taken en je C-taken staan. Ook je op te volgen items zullen hier ergens tussen verschijnen.

Maar dit is allemaal voor de volgende blogs.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *