De schrikkeldag: een welgekomen extraatje voor de echte lifehacker.

29 februari, een dag waar vrouwen mannen ten date mogen vragen en waar achterstallig werk kan worden ingehaald.

 

2016 is een schrikkeljaar. En dus krijgen we 29 februari als schrikkeldag en toemaatje. Om te verhinderen dat een extra dag zomaar in de veelheid der dingen verdwijnt stellen we voor hem een speciale functie te geven. Het is net zoals met het extra uur dat we jaarlijks krijgen als de klok naar het winteruur tjokt. Een gans uur waar we iets extra mee kunnen doen, of het gewoon laten vergaan in de gewone gang der zaken. Of ons voorstel je veel fun zal geven weet ik niet echt, maar echt ‘bad’ is het ook niet.

de schrikkeldag

een schrikkeldag als extraatje

Met de start van het nieuwe jaar schreven we onze doelen op en we maakten schema’s in onze agenda. We zijn nu twee maanden verder. Hopelijk schieten we op en kunnen we al enkele zaken afvinken. Wij van BeterAnders hopen dat dit zo is en dat 2016 echt evolueert naar een topjaar voor jullie allen.
En vermits het aan jullie goede voornemens niet zal liggen..

 

Maar er is toch ook grote kans dat we hier en daar wat achterlopen. En vooral dat de to-do’s op ons lijstje wat te groot in aantal worden. Onze achterstand loopt stilaan op, sommige zaken werden ondertussen kikkers die te groot en moeilijk zijn en die we stilaan verder voor ons opschuiven. Hoewel we niet gekend zijn als chronische uitsteller, krijgen we toch her en der signalen en vragen van ongedurige collega’s die wachten op ons. Het geroezemoes in ons hoofd wordt stilaan erger en de ergsten onder ons beginnen stilaan wat ontwijkgedrag te vertonen.

overwerkte zakenman

Trop is veel teveel

Eer alles out of control raakt is het hoog tijd om in één beweging onze achterstand in te halen, ons takenlijstje bij te werken en het geroezemoes in ons hoofd te stoppen. Want trop is echt teveel!

En welke dag is daar nu beter voor geschikt dan dat extraatje dat we dit jaar krijgen: maandag 29 februari, de schrikkeldag van 2016.

 

Hoe kan maandag 29 februari 2016 eruit zien?

We starten zondagavond. Het eerste wat ons lastig valt en verhindert geconcentreerd te werken is het geroezemoes in ons eigen hoofd. Dat verergert als we veel achterlopen en vele zaken niet afgewerkt kregen. Een minddump helpt ons al die open gedachten op een blad te krijgen. Neem een leeg papier en schrijf alles wat in je hoofd opkomt en wat je nog moet doen op.

mind mapping color circles with connection

mindmap: supertechniek voor een minddump

Ben je visueler ingesteld, doe dan in één keer een mindmap. Je zal zo alles netjes geschikt en in concrete werkstappen op je blad zien komen.

Als ons hoofd leeg is gemaakt van alle interne storingen leggen we alles klaar om maandagochtend dadelijk te starten met onze moeilijkste dossiers.

 

En dan is het maandag 29 februari. Eerst en vooral: vandaag lezen we geen mails! Zero, nul. Het is immers schrikkeldag. We worden er ook niet extra voor betaald, dus geen extra werk op ons lijstje via de mail. Het is al erg genoeg.

We beginnen de maandagochtend dadelijk met onze dikste kikker. Hoe lang we hem ook al voor ons uitschoven of hoe moeilijk of hatelijk de taak ook is, maandagochtend wordt hij geslikt. Als het kan nog een tweede kikker en enkele keien. Niet opgeven. Het is maar eenmaal om de vier jaar dat je jezelf zo moet afbeulen.

Dan een prettiger taak. Ons lijstje van taken was duidelijk veel te lang, anders moesten we onze schrikkeldag er niet aan besteden.

wat doe je niet op je schrikkeldag

maak van een deel van je to-dolijst een dont-dolijst

Dus is het nu tijd om zaken te schrappen die we bij nader inzien toch niet moeten doen, of die, door dat we wat achter lopen, zichzelf al ingehaald hebben.

Als je niet de gewoonte hebt om een not-to-dolijstje te gebruiken, is dit een goed moment om ermee te starten.

Schrappen wat kan!!

 

Het lijstje met onze A taken, dat zijn die zaken die we het belangrijkst, het meest urgent of prioritair vonden is veeeeel te lang. Toen we onze taken prioriteerden voelden we ons belangrijker dan we eigenlijk zijn, we dachten dat we alles zelf moesten doen. En nu zitten we ermee. Onze derde taak van onze schrikkeldag is dan ook onze prioriteiten herzien. Zuiver je A lijstje aan, verschuif naar een betere categorie en, vooral, delegeer wat mogelijk is. Als je de techniek van het delegeren niet meer zo goed onder de knie hebt, we schreven er enkele weken geleden eens een blog over.

Na dit intermezzo van schrappen en herschikken terug naar het hardere werk. [Staat de mail nog uit (goed zo!!) of werd de craving te erg en gaf je toe (toch eens nadenken of je al echt verslaafd bent of nog maar een beetje!!)?]

Draai je pomodoro-wekker op en start aan je eerste A taak. Je zuiverde de lijst net uit, dus wat er nu nog opstaat moet jij echt wel aanpakken. Werk ze af. Ook als het wat een grotere taak is, probeer ze in je pomodoro van 25 minuten te krijgen. Je draait zo de wet van Parkinson in jouw voordeel. Dan je tweede A taak, je derde A taak. Probeer je hele lijstje af te werken vandaag. Het is een extra dag die je speciaal hiervoor kreeg.

pomodoro en focus

de pomodoro als ideale bewaker van je focus

Werk alles af zodat je weer helemaal bij bent. De volgende weken en maanden zal je blij zijn met vandaag. Minstens zes pomodoro’s kan je toch aan vandaag. Na je keien, kikkers en de reorganisatie van je taken moet dat toch kunnen.
En vergeet je pauzes niet! Sla er geen enkele over, maar profiteer ervan om eens tot buiten te gaan of in je kantoor rond te lopen. Extra zuurstof is als stimul voor je brein.

Als je tussendoor je focus wat kwijtraakt – neen, nog steeds niet naar je mailbox! – dan kan je alvast van je lessons learned profiteren en je agenda herorganiseren voor de weken en maanden die komen. Leer uit het puin dat je vandaag moest ruimen en herschik je agenda. Zorg voor de volgende weken voor voldoende vrije blokken waarin je je belangrijke taken kan afwerken. Herbekijk eens je vergaderschema. Moet je echt overal zijn? Kan je met collega’s wat werk herschikken? Kijk ook eens naar je desk, is deze nog clean of kan het wat beter? Herinner je, ook een messy desk zorgt voor veel afleiding als je straks weer in je gewone patroon werkt!

Als je ondertussen fier bent wat je vandaag al allemaal inhaalde en in orde bracht, en je kreeg er vernieuwde energie door, misschien kan je nog een derde kikker of volgende kei aan? Neem dadelijk de grootste opdracht of project dat je nog open hebt staan en werk eraan. Hou nog even vol! Morgen lacht je werkwereld en je lege takenlijstje je toe. Voor jou start de lente al op 1 maart.

Een opruim- en inhaaldag als vandaag mag niet te lang duren! Rond op tijd af en vergeet vooral niet jezelf eens goed te trakteren voor je prestaties van vandaag. Deze ochtend nog zoveel achterstand in je taken en to-do’s. Deze avond als een top lifehacker klaar voor het voorjaar. Well done!

Voilà. Jouw schrikkeldag dag en deze blog zit erop. We hadden je geen echte fun beloofd, maar zo erg was het waarschijnlijk ook niet? Probeer voor de volgende weken en maanden wat realistischer in het vullen van je takenlijstje te zijn. Misschien eens wat vaker neen zeggen? Of jezelf iets minder belangrijker vinden?
Denk eerder aan je eigen doelen en waardes. Want die zijn wat echt tellen!

White clock with words Time for Review on its face

een schrikkeldag als speciale reviewdag

Als jij vatbaar bent voor het opbouwen van achterstallige taken kan je misschien sneller een inhaaldag of -namiddag inlassen. Kies er een apart moment voor, buiten je normale terugkijk van de vrijdag. Pijnig jezelf niet om dit elke week te doen, daarvoor is een dag als vandaag te hard labeur. Of, beter nog, laat het niet meer zover komen. Want besef dat de volgende schrikkeldag pas op 29 februari 2020 valt. En dat is nog een hele tijd te gaan.

Als jij op 1 maart een taxi neemt en de chauffeur vraagt je waar naar toe, dan hoef jij alvast niet meer te kreunen: ‘maakt niet uit, ze hebben me overal nodig’

Veel succes! lukte het jou je agenda terug onder controle te krijgen? laat een berichtje achter.

 

 

 

 

 

One Comment

  1. liesbet schreef:

    Geweldige tekst !
    Ik blokkeer nu alvast 29 februari 2020 in mijn agenda 🙂

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *