Zoek in Outlook sneller met zoekmappen

Zoeken in Outlook is soms niet zo heel gemakkelijk. Je lost dit op door zoekmappen te maken. En dan beperk je het zoeken verder tot deze map als je in opties standaard zoekacties beperkt tot de huidige map. Zoekmappen maak je voor de mensen waarmee je het meest samenwerkt of van speciale bestanden (met bijlage bijvoorbeeld). Doen! Deze tip bespaart je tijd. Wil je wat extra hulp? Lees dan hier verder.

zoekmappenDe map zoekmappen  vind je in de linkerkolom van je mailscherm in Outlook. Hij is standaard leeg. Een zoekmap is een virtuele verzameling van mails. Ze zijn op de achtergrond aangemaakt en geïndexeerd.

 

 

  1. Je maakt een nieuwe zoekmap door rechts te klikken op ‘zoekmappen
  2. Kies nieuwe zoekmap
  3. Kies ’email van en aan bepaalde personen’ (of de groep die jij wenst)
  4. Selecteer onderaan het veldkiezen
  5. Selecteer de gezochte naam uit het adresboek en selecteer
  6. Druk OK
  7. Druk OK. Outlook stelt nu voor een eerste keer je zoekmap samen. Afhankelijk van de grootte van je mailbox kan dit enkele seconden duren. Vanaf dan staat de map altijd klaar.

  8. Klik rechts op je nieuwe zoekmap en selecteer ‘mapnaam wijzigen
  9. Kies de naam die jij wenst, als je vele zoekmappen gaat aanmaken dan kan je een sortering of groepering meegeven door een cijfer of symbool voor de naam te zetten, je manipuleert zo de normale alfabetische sortering. De eerste zoekmap die ik zo aanmaak zou bijvoorbeeld kunnen heten : “1 <> Elke Panis”. Deze zoekmap betekent voor mij dat hij alle mail van en naar Elke bevat en de zoekmap staat steeds bovenaan mijn lijst zoekmappen.

Naast zoekmappen die verwijzen naar personen, kan je zo ook bijvoorbeeld een zoekmap aanmaken met enkel mails die bijlages hebben. Of een andere optie naar jouw keuze.

Als je vanaf nu een mail wil zoeken waarvan je weet dat hij van of naar een bepaalde persoon werd gestuurd, dan selecteer je de betrokken zoekmap. Outlook heeft op de achtergrond deze map al geïndexeerd en toont je razendsnel de resultaten. Je verfijnt dan je zoekopdracht door in de onderwerpregel woorden uit het onderwerp of hoofdtekst te typen.

Indien je meerdere accounts beheert in je Outlook, dan kan je per account zoekmappen aanmaken.

Als jouw outlook standaard in alle mappen zoekt dan wijzig je dit als volgt :

  1. kies ‘bestand
  2. kies ‘opties
  3. kies ‘zoeken
  4. onder resultaten bij ‘alleen resultaten opnemen uit’ zet je een vinkje bij huidige map’.
  5. sluit af met ‘OK

Outlook zoekt nu standaard enkel in de zoekmap die je selecteert. Probeer dit eens en sta versteld van de snelheid.

 

 

 

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.