OneNote: om razendsnel notities te maken, zaken te archiveren en zoeken tot een absoluut minimum te beperken
Onze doelen zijn bepaald en zullen leiden tot taken die straks op ons takenlijstje zullen komen. Onze agenda bevat voldoende werkblokken om onze taken aan te pakken. We hebben geprobeerd zoveel mogelijk storingen via mail uit te schakelen. We kunnen er aan beginnen… We gaan alle zaken die we tegenkomen één voor één vast nemen en beslissen wat we er mee gaan doen. Hiervoor gebruiken we de BeterAnders workflow. De eerste stap die we doen, is om van alles wat niet in onze doelen past, te beslissen om het weg te gooien (en verzamel niet om te verzamelen) of om het te archiveren. Misschien past iets later wel in onze doelen en willen we de informatie nu al opslaan. Ook zaken die wel in onze doelen passen, maar waar we niets mee moeten doen, gaan ons archief in. En dat archief, dat is OneNote. Nu zetten we onze eerste stappen in OneNote.
OneNote is ideaal voor het maken van notities, het bewaren van je archief en voor het bijhouden van sommige lijstjes.
Een bijkomend voordeel van OneNote is de perfecte link met Outlook. We komen hier in volgende blogs nog terug.
Voordat je start met archiveren: durf zaken weg te gooien. Als je twijfelt of je er ooit nog iets mee gaat doen, of je het ooit nog nodig gaat hebben, dan gooi het weg. Als je er redelijk zeker van bent dat je er nooit meer iets mee wil doen, dan gooi je het zeker weg. En als je er niet zo zeker van bent, gooi het ook weg. Doe je dat niet dan eindig je met een kast of computer vol met documenten die je nooit meer bekijkt.
OneNote is een container voor alles wat je wil bewaren.
Niet alles wat nu niet op jouw takenlijst staat of ergens in een van je huidige projecten of doelen hoort kan je zomaar weggooien. Wat je vast hebt, past nu misschien niet in je doelen, maar op een later moment zal het dat misschien wel doen. Het kan informatie zijn over een softwarepakket dat ooit interessant kan zijn om te implementeren. Het kan een brochure zijn voor een verre reis die nu niet in je budget en dus ook niet in je doelen past, maar wie weet ooit wel. Het kan studie-informatie of contactgegevens zijn.
Stop al deze dingen in je archief. Als in de toekomst je doelen of prioriteiten wijzigen en je de informatie wel kan gebruiken, vind je alles makkelijk terug.
Ook verslagen van vergaderingen of overleg dat je misschien zelf nu niet opvolgt maar dat onrechtstreeks gelinkt is aan jouw projecten bewaar je. Alles van de meetings waar jij wel bij betrokken bent en zeker die je zelf voorzit bewaar je, het laatste nog zorgvuldiger dan het eerste. Als je zelf meeting minutes moet maken, is de link naar OneNote in Outlook je beste vriend.
Alles gaat in je archief, naar OneNote dus.
Opbouw van OneNote: notitieblokken, sectiegroepen, secties en pagina’s
OneNote is opgebouwd uit notitieblokken, sectiegroepen, secties en pagina’s.
Je kan het vergelijken met een kast: 1 kast is een notitieblok. In elke kast heb je leggers. 1 legger is een sectiegroep. Op elke legger staan meerdere kaften. 1 kaft is een sectie. Elke kaft bevat meerdere pagina’s. Dit is ook zo in OneNote.
Net als ieder van ons vroeger (voor het papierloos werken) zijn kasten zelf indeelde, kan je ook binnen OneNote je eigen indeling bepalen. Het is belangrijk om hier op voorhand over na te denken. Maak je indeling niet te ingewikkeld. De zoekfunctie in OneNote is enorm krachtig. Je kan via deze zoekfunctie heel makkelijk nota’s terug vinden. En zeker geen paniek als je een mail toch niet naar OneNote zou gebracht hebben: de zoekfunctie in Outlook is even krachtig als deze in OneNote.
Notitieblok
Werk met een beperkt aantal notitieblokken. Voor al je werknotities kan je met 1 notitieblok werken. Je hebt voldoende mogelijkheden om hierin sectiegroepen of secties te voorzien voor een verdere indeling. Als je ook privé zaken in OneNote wil brengen, kan je voor deze privé zaken een aparte notitieblok maken.
Hoe maak je een nieuwe notitieblok?
- Ga naar ‘bestand’
- Kies ‘nieuw’
- Je kan je notitieblok lokaal, op je computer of op het web (Onedrive) plaatsen. Als je je nota’s op elk toestel (smartphone, tablet, laptop, PC, …) wil raadplegen kies je om je notitieblok op het web te plaatsen. Je kan dan op al je mogelijke toestellen aan je nota’s. Je doet dit door het aanmaken van een microsoft account. Office 365 gebruikers hebben sowieso cloudopslag.
Een notitieblok delen
Een krachtige functie binnen OneNote is dat je een notitieblok met één of meerdere collega’s kan delen (je kan dat privé ook doen: deel bijvoorbeeld een notitieblok met je partner voor het boodschappenlijstje).
Bij het aanmaken van je notitieblok heb je de mogelijkheid om er een gedeelde notitieblok van te maken. Uiteraard moet je dat notitieblok op het web plaatsen.
Je kan een gedeelde notitieblok dan bijvoorbeeld gebruiken voor vergaderingen, waarbij alle deelnemers rechtstreeks toegang tot agenda , verslag en eventueel bijkomende documenten hebben.
Sectiegroep
Als je een sectiegroep aanmaakt, kan je in deze sectiegroep meerdere secties aanmaken. Je kan bijvoorbeeld een sectiegroep ‘overlegmomenten’ aanmaken. Voor elk overleg kan je dan een aparte sectie aanmaken.
Je kan er ook voor opteren om enkel een sectie ‘overlegmomenten’ aan te maken en dan binnen deze sectie te werken met een pagina voor elk afzonderlijk overlegmoment en daaronder subpagina’s (zie verder) te voorzien voor de diverse vergaderingen van een bepaald overleg. Meerdere mogelijkheden dus. Bekijk zelf welke structuur werkt voor jou.
Hoe maak je een nieuwe sectiegroep?
- Ga op je notitieblok staan
- Klik op je rechtermuisknop
- Kies ‘nieuwe sectiegroep’
- Geef de nieuwe sectiegroep een naam
Je kan nu in deze sectiegroep verschillende secties aanmaken.
Sectie
Je kan een sectie aanmaken rechtstreeks onder een notitieblok of onder een sectiegroep.
Hoe maak je een nieuwe sectie?
- Ga op je notitieblok of op je sectiegroep staan
- Klik op je rechtermuisknop
- Kies ‘nieuwe sectie’
- Geef de nieuwe sectie een naam
Pagina
Als je op de sectie gaat staan waarbinnen je pagina’s wil aanmaken, zie je de verschillende pagina’s in je sectie (standaard staat er altijd 1 pagina ingesteld). Je kan pagina’s bij maken door op ‘+ nieuw pagina’ te klikken.
Sub pagina
OneNote voorziet ook de mogelijkheid om sub pagina’s te maken. Je kan van een pagina heel makkelijk een sub pagina maken door op de pagina te gaan staan en deze kort naar rechts te verschuiven met je muis. Je ziet dat de sub pagina lichtjes zal inspringen. Op dezelfde manier (maar door naar links te schuiven) maak je van een sub pagina terug een pagina. Het voordeel van werken met sub pagina’s is dat je deze sub pagina’s kan inklappen. Rechts van de pagina waar je sub pagina’s onder vallen zie je een pijltje. Door op dat pijltje te klikken, klappen je sub pagina’s in. Omgekeerd kan je de sub pagina’s ook terug makkelijk tevoorschijn halen.
Volgende keer gaan we uitgebreid in op het toevoegen van content in je OneNote. Je kan alvast zelf wat experimenteren.