BeterAnders Workflow: van onrust in je hoofd naar productieve output?

Om geconcentreerd te werken mag er geen onrust in je hoofd zijn.

 

A graphic of a female head silhouette with a white brain area. Isolated on a solid white background.
BeterAnders workflow : een leeg hoofd zonder onrust

Bestaat er een oplossing voor de onrust in ons hoofd? En we moeten af van het nodeloos opnieuw en opnieuw moeten zoeken naar zaken. De inefficiënties moeten weg uit ons werkleven! Hoe zorgen we er voor dat we bezig zijn met de juiste zaken?

Je hebt een systeem nodig waardoor de onrust en het geroezemoes uit je hoofd is en in dat systeem zit. Hieronder beschrijven we de BeterAnders workflow. In vele boeken vindt men vele inzichten. Vele websites ook geven ideeën hoe alles te onthouden en te ordenen. Dikwijls heel gefragmenteerd, vaak erg volledig. Het GTD (Getting Things Done) schema van David Allen is een voorbeeld van het laatste. De BeterAnders workflow integreert vele van deze zaken.

In de workflow zijn je doelen het belangrijkste uitgangspunt. De BeterAnders workflow is een manier van werken die omgaat met alles wat je tot nu toe in je hoofd stak en wat daar onrust veroorzaakte. De workflow kan op verschillende manieren, op papier of elektronisch met al dan niet ingewikkelde software. Maar uiteindelijk resultaat moet zijn dat jij een perfect werkend externe geheugen hebt.

“The highest-performing people I know are those who have installed the best tricks in their lives.”

—David Allen

De basisprincipes van de BeterAnders workflow

1 systeem en niet meer

Om je workflow goed te laten draaien, heb je 1 systeem nodig. Anders werkt het niet. Je kan niet een beetje met dat systeem starten.

Verder doen op je bestaande manier en een deel van de principes toepassen kan misschien een beetje helpen, maar het risico is dat het voor nog meer verwarring gaat zorgen. En verwarring zorgt weer voor onrust in je hoofd. Dikwijls geven mensen snel op met het veranderen van hun werkmethodes naar die ene workflow omdat ze niet volledig genoeg hun archief, taken en agenda in hun externe geheugen kregen. Als je met meerdere systemen door elkaar werkt, ga je je nog af vragen waar iets zit, waar al je taken staan, wat je niet mag vergeten. En je bent terug bij af. Als je overschakelt, doen het dan onmiddellijk en volledig. In een goed voorbereide big bang. Het maakt niet uit welk systeem je kiest. Maar neem het wel heel letterlijk.

De BeterAnders workflow

beteranders workflow
De BeterAnders workflow : geruststellend volledig

 

 

 

 

 

De BeterAnders workflow helpt je op twee manieren.

Als je iets nodig heb, zal je het vinden! Dit is de archief functie van de BeterAnders workflow. Een gemiddelde persoon verliest 2 tot 6 weken per jaar met zoeken. Stel je voor wat je met die verloren tijd kan doen. Het maakt niet uit of je aan een taak bezig bent en daarvoor een verslag van een eerder overleg nodig hebt, of dat je op een overleg zit en daar vlug iets moet opzoeken wat eerder afgesproken werd. Als je iets nodig hebt, moet je het vinden. En dat vinden moet razendsnel kunnen gebeuren.

Als je het moet doen, zal je het tijdig tegenkomen, zodat je geen deadlines hoeft te missen. Het snel terug vinden van afspraken en verslagen is één zaak, tijdig je to-do’s klaar hebben is een andere. En dit is de tweede functie van de BeterAnders workflow. Je takenlijst is opgesteld volgens je prioriteiten en als het moment eraan komt dan zorgt je workflow ervoor dat het in je aandachtsveld komt.

Welk systeem moet je gebruiken?

Het systeem dat je kiest om de BeterAnders workflow in op te zetten is op zich niet belangrijk, gebruik software of methodes waar jij je goed bij voelt. Misschien moet je na enkele dagen wat bijsturen. Omdat jouw systeem zowel je archief als je workflow bevat moet je je er in ‘thuis’ voelen.

Wij gebruiken een combinatie van Outlook en OneNote als systeem. Voor ons is dit 1 geïntegreerd systeem dat zeer goed met elkaar communiceert.

Als je pas start met een systeem heb je uiteraard nog van alles in je hoofd zitten. Hoe krijg je dat eruit? Wij werken hiervoor met het principe van de ‘minddump’.

Doe je deur toe en neem een blad papier. Schrijf nu alles op waar je aan denkt dat je nog moet doen. Alles wat je onrust geeft. Alles wat je zorgen baart. De zaken die nu op je papier staan (en die uit je hoofd zijn), gaan we straks verwerken in het systeem.

Bepaal je concrete stappen

Je concrete stappen moeten zo concreet en behapbaar mogelijk zijn. Het heeft geen zin om een grote taak te omschrijven als deze eigenlijk uit verschillende taken bestaat.

Maak je taak klein!

Splits je taak op in concrete stappen, dan verhoog je extreem de kans dat je er ook effectief aan start.

Een concrete stap is een zo specifiek mogelijke omschrijving van een deeltaak. Je zorgt er ook gelijk voor dat je alle informatie en zaken hebt die ervoor nodig zijn.

Verzamel informatie

Als je een taak definieert, verzamel dan op dat moment al zoveel mogelijk informatie. Op het moment dat je beslist dat je iets moet doen, heb je al wat achtergrondinformatie bij de hand of weet je redelijk goed wat je juist wil gaan doen. Zorg er voor dat je toch al de informatie die je op dat moment hebt bijhoudt. Zo moet je niet op zoek moet gaan naar die informatie als je aan je taak toe bent. Jouw systeem helpt je deze achtergrondinformatie te vinden.

BeterAnders workflow : verwerk je inbox naar lijstjes
BeterAnders workflow : verwerk je inbox naar lijstjes

 

 

 

 

 

De praktische aanpak van je BeterAnders workflow:

  • een verzamelbak waarin je alles verzamelt waar je nog iets mee moet doen of wat je nog wil bewaren: dit moet allemaal in je systeem komen
  • Verzamel en bekijk alle documenten die nog op je bureau liggen: beslis waar je nog iets mee wil doen en steek dat ook in je systeem
  • Verwerk alles in je systeem
  • Kijk regelmatig terug op je systeem, maar kijk ook vooruit

Eén keer en nooit weer

Je neemt alles wat je gaat verwerken maar 1 keer vast. Je zorgt dat het van de eerste keer op het juiste lijstje of plaats komt.

Dit is een absoluut uitgangspunt!

Alles verwerken in je workflow

Als je alles verzameld hebt, ga je beslissen wat je er mee gaat doen. Dat wil zeggen alles eenmaal opnemen en beslissen waar het in je nieuwe workflow past.  Er zijn twee mogelijkheden: ofwel kan het zo je archief in, ofwel is het iets waarmee je iets moet doen. De BeterAnders workflow biedt voor beiden een oplossing. Op het eerste zicht zal het schema misschien wat ingewikkeld lijken, maar je zal merken dat het na enkele dagen een automatisme wordt.

Nog twee opmerkingen. Beheer je agenda zo goed mogelijk. Om taken af te werken, heb je tijd nodig in je agenda. Als je agenda vol geboekt staat met vergaderingen moet je niet de illusie hebben dat je ook nog taken zal kunnen doen. Vrije blokken in je agenda zet je best zo veel mogelijk samen. Je creëert hierdoor werkblokken waarbinnen je met het systeem van de pomodoro’s kan werken. Zonder enkele aaneengeklonken werkblokken kan je straks onmogelijk complexe of creatieve zaken doen. Welke zaken je gaat doen uit dat alles en nog wat dat we elke dag aangeboden krijgen en wat we zouden moeten doen, hangt af van jouw doelen en prioriteiten. Als jij dit niet bewaakt ben je op het einde van de dag waarschijnlijk heel druk bezig geweest maar misschien wel helemaal niet met je eigen doelen, maar met die van iemand anders. Ten tweede schakel je zo veel mogelijk storingen  uit. Vooral het storen door binnenkomende mail wil je onder controle krijgen.

Volgende acties zijn mogelijk:

WEG GOOIEN

Durf zaken weg te gooien. Als je twijfelt of je er ooit nog iets mee gaat doen, of je het ooit nog nodig gaat hebben, dan gooi het weg. Als je er redelijk zeker van bent dat je er nooit meer iets mee wil doen, dan gooi je het zeker weg. En als je er niet zo zeker van bent, gooi het ook weg. Doe je dat niet dan eindig je met een kast of computer vol met documenten die je nooit meer bekijkt.

ARCHIEF

betyeranders workflow
Je Archief op 1 plaats

 Niet alles wat nu niet op jouw takenlijst staat of ergens in een van je huidige projecten of doelen hoort kan je zomaar weggooien. Wat je vast hebt, past nu misschien niet in je doelen, maar op een later moment zal het dat misschien wel doen. Ook verslagen van vergaderingen of overleg dat je misschien zelf nu niet opvolgt  maar dat onrechtstreeks gelinkt is aan jouw projecten bewaar je. Alles van de meetings waar jij wel bij betrokken bent en zeker die je zelf voorzit bewaar je, het laatste nog zorgvuldiger dan het eerste. Alles gaat in je archief, naar OneNote dus.

DELEGEREN

Naast de zaken die als bewaaritems naar je archief gaan kom je zaken tegen waarmee iets moet gebeuren.

delegeren in de beteranders workflow
Delegeren is een heel krachtige manier om veel gedaan te krijgen, mits je alles opvolgt!

Als jij niet de meest aangewezen persoon om er iets mee te doen dan delegeer je deze taak via mail aan een medewerker. Als je iets delegeert kan het zijn dat je je daar achteraf niets meer van moet aantrekken. Maar vaak moet je juist wel opvolgen of de andere iets doet met wat jij vraagt. Daarom werken we met een ‘opvolglijstje’. Als we op het einde van de week ‘terugkijken’, is ons ‘opvolglijstje’ een van de belangrijkste lijstjes dat we nakijken en afvinken op voltooiing. Sommige zaken ga je zelf niet doen, maar je kan ze niet zomaar verder sturen zonder wat extra mondelinge toelichting. Vermits je dat niet altijd dadelijk kan moet je ervoor zorgen dat je dit niet vergeet. Daarom neem je ook dit in je workflow op.

CONCRETE STAPPEN

Als het wel om zaken gaat waar je zelf iets mee moet doen, is het heel cruciaal te zien of je volgende stappen concreet genoeg zijn. Als wat je moet doen niet helder en behapbaar genoeg is, moet je in een tussenstap hiervoor zorgen. Het heeft geen zin om een te grote taak als 1 taak te formuleren. Tussenstappen of tussendoelen verhogen de huidige waarde van je taak, zorgen voor een tussentijdse deadline en verhogen extreem de kans dat je er ook effectief aan start zonder dat je uitstelgedrag je overmant. Een concrete stap is een zo specifiek mogelijke omschrijving van een deeltaak.

AGENDA

BeterAnders workflow in je agenda
Je agenda is essentieel in je werkschema

Als je iets op een specifiek moment moet doen, moet het in je agenda komen. Je maakt onderscheid tussen hetgeen effectief aan een vast tijdstip gebonden is en een taak met een deadline. In dit laatste geval moet je er in je systeem voor zorgen dat je tijdig herinnerd wordt aan de deadline. Je kan dit door dit in te plannen in je agenda of door aan je taak een vervaldatum te koppelen. Hou in je agenda wel rekening met de hoeveelheid taken die je moet doen en voorzie voldoende werkblokken. Als je geen werkblokken voorziet in je agenda, loop je het risico dat je enkel nog vergadert. Anticipeer daarom en voorzie voldoende werktijd in je agenda. (zie eerder)

NU DOEN

Voor zaken die niet tijdsgebonden zijn, stel je je de vraag of je het onmiddellijk kan doen. Zaken die je onmiddellijk en snel kan doen, doe je onmiddellijk. Anders kost het je meer tijd en moeite om ze als taak in je systeem te definiëren. Maar ze moeten snel kunnen gebeuren. David Allen spreekt in zijn boek ‘Getting things done’ over de 2 minuten regel. Wees hier een beetje strikt op. Deze regel geldt voor alle taken die je wil doen: het verwerken van je mails, het advies vragen aan een collega, het voorbereiden van een vergadering, schrijven van een verslag. Alles wat dadelijk en kort kan, doe je onmiddellijk, al het andere gaat met een prioriteitsbepaling naar je takenlijst. Je wil immers niet dat alles uitdijt. Zo is het oppassen met snel een telefoontje, dat wil wel eens tegenvallen in tijd. Of met een complex antwoord op een mail. Of het even opmaken van een gevraagde tabel.

TAKENLIJST

Alles wat geen archief is, wel door jou moet gebeuren, niet aan een bepaalde tijd gebonden is en niet onmiddellijk afgehandeld wordt, moet naar je takenlijstje. Je ordent deze taken dadelijk volgens de ABCDE methode van Brian Tracy. Alles wat te delegeren was deed je al (D), alles wat je enigszins kon weggooien of niet doen elimineerde je (E). Blijft dus ABC over. Afhankelijk van hoe ver je hierin wil gaan zet je er begin- of einddatums bij, of eender welke andere parameter (urgentie binnen de categorie, naam van bijhorend project, map waarin je de taak bewaart, status van afwerking,.). Outlook is hierin heel flexibel. Maar hou het toch maar een beetje overzichtelijk en simpel. Je taak, je categorie en een startdatum zijn meestal voldoende.

EXTRA AANDACHT VOOR JE KEIEN EN KIKKERS

kikers en keien
Keien en kikkers : je belangrijkste taken

Geef je keien en kikkers extra aandacht. Ze zullen anders voor veel onrust in je hoofd zorgen. Als je ze aanpakt daarentegen, zal je zien dat ze je veel extra energie geven. Als je echt grote keien hebt en zeker als ze kikkers geworden zijn, plan ze effectief in je agenda. Maak dus als het ware een afspraak met jezelf om dit te doen. Doe ze ’s morgens als eerste. En zeker voor je je mailbox opende!

 TE BESPREKEN MET

 Zaken waar je nu niets mee gaat doen, maar die je op een bepaald moment of in een gepland overleg met iemand wil bespreken horen op je te bespreken met lijstje in OneNote. In de periode tussen 2 overlegmomenten door verzamel je via OneNote alle te bespreken punten. Als je overleg er aankomt zie je zo dadelijk wat je moet bespreken en vorm je je Bespreken met lijst.

TERUGKIJKEN EN VERDER KIJKEN

je beteranders workflow regelmatig bekijken
Essentieel in je workflow : regelmatig terugkijken én verder kijken

Je systeem zal echter maar goed blijven lopen, als je er voor zorgt dat je regelmatig terugkijkt maar ook regelmatig verder kijkt. Hierdoor zorg je dat jij het overzicht bewaart. We hebben het gehad over verschillende lijstjes: agenda, takenlijstje, opvolglijstje, bespreken met lijst. Als je deze lijstjes niet regelmatig nakijkt, loop je het risico dat je systeem in chaos verandert. Je BeterAnders workflow houdt verwerking van lopende zaken in. Het feedbackmoment helpt je vat te krijgen op dingen die door de mazen van het net zijn geglipt en je projecten en taken te checken. Terugkijken helpt je ook er zeker van te zijn dat je systeem nog volledig is.

Maak van je proces een gewoonte…

Misschien lijkt deze workflow je ingewikkeld. Eens je je het systeem hebt eigen gemaakt (en hiervoor kan het nuttig zijn om het schema op je bureau op te hangen) zal je merken dat de verwerking volgens dit schema een automatisme wordt.

In de volgende blog gaan we dieper in op het onderhoud van ons systeem.

Elders op de website vind je de  ‘BeterAnders workflow in OneNote en Outlook’. Elke stap is er in zeer detaillistische schema’s uitgeschreven.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.