Linken en sjablonen in OneNote

Bijzondere manieren om informatie in OneNote in te voeren: beiden onder het motto ‘één keer zal wel genoeg zijn zeker!’

Dikwijls voer je snel informatie in je OneNote onder de vorm van korte notities, mails of bestanden. Je kan dat op de vorige blog nalezen. Maar OneNote is ook uitermate geschikt om een overleg of gesprek voor te bereiden of om tijdens het overleg notities te maken. je kan dat versnellen door enkele gemakkelijke features in OneNote. We leren je er alvast twee.

Werken met sjablonen

Als je regelmatig een zelfde soort informatie aan OneNote wil toevoegen dan kan je gebruik maken van voorgedefinieerde sjablonen of je kan zelf een sjabloon maken. Dit is handig om bijvoorbeeld notities van een overleg steeds volgend het zelfde stramien in te voeren, om notities bij een lezing te nemen volgens bijvoorbeeld de Cornwell techniek, wekelijkse presentaties, sollicitatieformulieren en onkostendeclaraties. Steeds met een dubbel voordeel: je moet niet telkens hetzelfde in typen en je notities zijn altijd consistent.

Gebruik elke keer een voorgedefinieerd sjabloon

In de versie van OneNote 2013 kan je dit als volgt doen:

  1. Ga naar invoegen
  2. Kies paginasjablonen
  3. Je hebt een uitgebreide keuze van sjablonen: vergadersjablonen, achtergronden, …
    In de oudere versies (bvb versie 2010) kan je dit als volgt doen:
  1. Ga naar de sectie waar je een nieuwe pagina wil maken
  2. Klik in de lijst met paginatabbladen op de pijl naast de knop ‘nieuwe pagina
  3. Kies hier paginasjablonen
  4. Je hebt een uitgebreide keuze van sjablonen: vergadersjablonen, achtergronden, …

Of kies je ervoor zelf een nieuw sjabloon te maken

Je doet dit door een nieuwe pagina aan te maken en hier zelf een sjabloon op te ontwerpen (titels, …). Als je dit gedaan hebt ga je zoals hierboven beschreven terug naar de optie ‘paginasjablonen’. Je hebt hier de keuze om een nieuw sjabloon te maken (‘huidige pagina opslaan als sjabloon’). OneNote vraagt je dan dit nieuwe sjabloon een naam te geven.  Dit sjabloon zal dan verschijnen onder mijn sjablonen’.

Informatie van de ene notitie linken naar een andere

Stel, je hebt de hele week nauwgezet alles bijgehouden wat je met je chef wilde bespreken. Telkens in een notitie met de nodige uitleg en bijlages. Je wekelijks overlegmoment komt eraan en je bereidt het overleg voor. Je maakt een nieuwe pagina aan ‘overleg met mijn chef’ en je begint dan alles naarstig te kopiëren en plakken. Mis! Probeer eens met het leggen van linken. Je maakt zo vliegensvlug een pagina met een inhoudsopgave. Zo behoudt je zowel het overzicht (je hebt een heuse agenda) als alle inhoud (een heel uitgewerkte power request).

  1. Selecteer in OneNote de pagina , de paragraaf of de zin die je wil kopiëren naar deze pagina
  2. Klik rechts en kies: koppeling kopiëren naar pagina
  3. Plak in de OneNote pagina waar je de link wil hebben (ctrl+V)

Je krijgt nu iets zoals hieronder.

screenshot linken onenote
je overleg perfect voorbereid

Tijdens je overleg klik je achtereenvolgens op elke link. Je hebt je notities en dus je voorbereiding bij de hand.  Ik maak mijn notities en to-do’s tijdens het overleg zelf op elke notitiepagina apart. Maar je kan ook verkiezen dit op je overzichtspagina te doen. Op zich maakt dit niet uit, maar wees hierin wel consistent.

Via de knop ‘koppeling‘ op het tabblad ‘invoegen tenslotte kan je linken leggen naar documenten of afbeeldingen op je harde schijf, je cloudopslag of naar een link op het internet. Je behoudt zo vanuit je overzichtspagina feilloos de controle over je overleg. Als je linken naar ‘buiten’ legt, zorg dan wel dat je tijdens je overleg een internetverbinding hebt, anders ga je toch weer met de billen bloot.

Als je werkt in een Office 365 omgeving en je chef heeft toegang tot dat specifieke notitieblok, dan kan je hem op voorhand de link naar de overzichtspagina sturen. Hij krijgt zo een perfecte voorbereiding van je overleg. Voor als je echt eens wil scoren…!