Alles wat jij zelf niet moet doen, delegeer je!

 En zo krijg je veel meer tijd!

 

We hadden het in vorige blogs al over bewaaritems, die naar je archief gaan. Daarnaast kom je zaken tegen waarmee iets moet gebeuren, maar waar jij niet de meest aangewezen persoon bent om er iets mee te doen. De oplossing is dan om deze taak (via mail of mondeling) te delegeren aan een medewerker. En dit dan op te volgen. Maar hoe doe je dat allemaal in OneNote en Outlook?

delegeren ba schema
Delegeer wat je zelf niet moet doen

het delegeren

Soms kan je dadelijk delegeren. Zo bijvoorbeeld taken die jij vanuit je mailbox oppikt en dadelijk, met de nodige toelichting, binnen de twee minutenregel (zie …) aan een medewerker doorstuurt.

Soms gaat dat niet onmiddellijk omdat er extra toelichting bij nodig is. Dit komt dan op je takenlijstje als taak, een D-taak.  We zullen ons verder in de workflow voor het bepalen van prioriteiten  in onze taken in Outlook baseren op de ABCDE methode van Brian Tracy. De D categorie in deze prioritering is van (D)elegate.

We bespraken in een eerdere blog al hoe je categorieën kan aanmaken in je agenda. Deze categorieën die je aanmaakt, komen in alle Outlook onderdelen (taken, inbox, agenda, …) terug.

Je maakt als volgt categorieën aan:

 

  1. ga naar het mail scherm van Outlook
  2. kies in de taakbalk categoriseren
  3. selecteer alle categorieën
  4. klik op nieuw
  5. geef de categorie (D) een naam en bepaal een kleur (zelf te kiezen)
  6. klik op OK en nogmaals op OK

In een volgende blog leren we je hoe we in ons takenlijstje in Outlook deze categorieën gaan gebruiken om ons takenlijstje te prioriteren. We bespreken dan ook hoe je met één ‘snelle stap’ mails categoriseert en naar je takenlijstje brengt.

 

Als je de taak wil delegeren tijdens je wekelijks gesprek met je medewerker dan moet deze op je Bespreken Met lijstje komen. Je geeft er in OneNote een label ‘Bespreken Met’ aan mee en je verwerkt het dan in je wekelijkse agenda. (Het meegeven van labels komt pas in een volgende blog aan de beurt)

het opvolgen

Als je iets delegeert kan het zijn dat je je daar achteraf niets meer van moet aantrekken. Maar vaak moet je juist wel opvolgen of je collega of medewerker iets doet met wat jij vroeg. Daarom werken we ook met een ‘opvolglijstje’, als onderdeel van ons takenlijstje. Ook hier gaan we gebruik maken van de categorieën. Eén van deze categorieën is de categorie ‘VO’, volg op. Via deze categorie kunnen we perfect bij houden wat we allemaal gedelegeerd hebben. Je categorie VO maak je ook weer aan volgens de gekende techniek.

Als je een taak rechtstreeks via mail gedelegeerd hebt, kan je een snelle stap voorzien, om van je mail rechtstreeks een opvolgitem te maken in je takenlijstje (VO).

Delegeer je een taak mondeling dan maak je manueel een nieuwe taak aan, die je de categorie VO mee geeft. De snelste manier om een nieuwe taak aan te maken is CTRL+SHIFT+K vanuit eender waar in Outlook.

Als je tijdens een wekelijks gesprek vanuit je Bespreken Met lijstje delegeerde, dan kan je het op te volgen item vlaggen in je OneNote notitie. Je geeft dit dan al dan niet dadelijk de juiste categorie (VO) mee. In de rubriek supertips kan je dit nalezen: een taak aanmaken vanuit OneNote.

het nazicht

Als we op het einde van de week tijdens ons nazicht ‘terugkijken’, is ons ‘opvolglijstje’ een van de belangrijkste lijstjes dat we nakijken en afvinken op voltooiing. Meer achtergrond over het terugkijken tijdens je wekelijks nazicht vindt je in Onderhoud je BeterAnders workflow met een wekelijks nazicht.

In een volgende blog gaan we verder in op het nazicht, met onder andere het terugkijkmoment.