Tijd bijmaken? Het kan!

Zegt die ene brandweerman tegen die andere brandweerman: zeg ‘het brandt weer man’.

Tijd is het meest schaarse goed in ons leven. Geld kan je altijd lenen, het met wat minder doen, of desnoods ergens gaan stelen. Maar met tijd is dat allemaal niet mogelijk. De tijd die we hebben is bovendien beperkt tot de 24 uur in een etmaal en tot 365 dagen in het jaar. En dat is voor iedereen hetzelfde. Zo lijkt het evenwel niet altijd, sommige mensen lijken meer tijd in een dag te hebben dan anderen. Hoe doen zij dat? Kennen zij de geheimen om tijd bij te maken? Kan dat, tijd bijmaken?

seneca In een dialoog over de lengte van het leven schrijft Seneca meer dan 2000 jaar geleden al over de zogenaamde beperktheid van de tijd. Zogenaamde, want hij is het hier eigenlijk niet mee eens, alles hangt immers af van wat je er mee doet. “Onze tijd is helemaal niet kort! Nee, wij verspillen juist veel tijd. Het leven is lang genoeg, we krijgen royaal door ruimte om de werkelijk grote dingen af te maken als we al die tijd maar goed besteden. Maar als het leven ons door de vingers glipt in onze zucht naar luxe en door deze interesse, als we er niets goeds mee doen, zien wij de feiten pas onder ogen in uiterste nood: eerst beseffen we niet hoe het voortging, daarna merken we dat het voorbij is.”

Het geheim zit volgens Seneca dus niet in tijd bijmaken, want dat kunnen we niet, maar wel in het nuttig besteden van je tijd. En dit vanaf het begin, zonder te wachten tot het te laat is.

2000 jaar wetenschap en managementliteratuur later staat deze wijsheid van Seneca nog steeds overeind.

De vraag is dan: wat is dat ‘je tijd nuttig besteden’? We kennen allemaal het gebod uit het klassieke timemanagement. Gebruik je tijd nuttig en efficiënt. Dat is een eerste, maar heel eindige dimensie. Een tweede dimensie is dan de juiste zaken doen. Maar ook hier lopen we op tegen de beperktheid van onze tijd. Er is nu eenmaal niet genoeg tijd om alles te doen, zelfs al doen we enkel de juiste dingen op een zojuist mogelijke manier. Dan nog moeten we de hele tijd kiezen waaraan we onze tijd dan besteden.

Maar er is ook nog een derde dimensie, en dat is kijken of je vandaag zaken kan doen die ervoor zorgen dat je morgen tijd vrij krijgt voor de meer belangrijke zaken.

Elimineren

De eerste en veruit belangrijkste manier om je beperkte tijd voor belangrijke zaken te houden is door andere zaken niet te doen. Hoewel dit zo voor de hand liggend is blijft het zo moeilijk om te realiseren.

Neen zeggen is misschien één van de zaken die men ons op managementcursussen als eerste zou moeten aanleren. Ook Seneca heeft hier weer iets over te zeggen: “ik sta altijd weer verbaasd als ik zie hoe mensen anderen vragen of ze even tijd hebben, en hoe die anderen heel gemakkelijk ja zeggen. Beide kanten kijken alleen naar de reden waarom er tijd wordt gevraagd, niet naar de tijd zelf. Alsof er niets wordt gevraagd, alsof er niets wordt gegeven.”
Sedert dat wij het mailen hebben uitgevonden werd het eens zo moeilijk. Vooral de mail is immers een bron van taken die anderen ons doorgeven. Het wordt een echte kunst om hiermee om te gaan.

Maar het is niet enkel neen zeggen op werk dat anderen ons vragen, het is ook neen zeggen tegen onszelf en tegen alle mogelijke onbelangrijke zaken die wij onszelf opleggen. Of die we kiezen om belangrijke zaken die soms te moeilijk zijn maar niet te moeten doen. Want het toegeven aan onbelangrijke zaken is dikwijls het vehikel van de uitsteller om wel belangrijke zaken voor zich uit te kunnen schuiven.

Investeren

tijd maken door brandjes te vermijden

tijd maken door brandjes te vermijden

Een brandweer man heeft een heel eerbaar beroep. Maar dat betekent niet dat wij zelf de hele tijd voor brandweerman moeten spelen. We moeten ons eerder gedragen als de brandweercommandant: die zoekt continu naar manieren om branden te vermijden. Door telkens weer dezelfde brandjes te blussen, door telkens weer dezelfde kleine zaken te doen, denken we dat we druk bezig zijn, maar verliezen we eigenlijk veel tijd. Bij elk klein probleem dat we tegen komen, bij elke kleine crisis of ongemak, zouden we ons steeds moeten afvragen: wat moeten we nu doen zodat dit probleem zich in de toekomst nooit meer stelt? Doe dit systematisch en erg resoluut. Het is een basisvaardigheid van elke kenniswerker en leidinggevende. Je herkent makkelijk een leidinggevende die deze vaardigheid niet beheerst. Hij loopt de ganse dag rood aan door de drukte en de frustratie om alles zelf op te lossen en achter iedereen aan te lopen en spreekt op het einde van de dag de historische worden: “wat heb ik nu eigenlijk gedaan vandaag”. En dat elke dag opnieuw!

Automatiseren

Een andere manier om te investeren in tijd. Elke taak die kan geautomatiseerd worden moeten we in de toekomst zelf niet meer doen, maar zal gemakkelijker, sneller en goedkoper gebeuren. Dat geldt van simpele makro’s in een Exceltabel of het gebruik van de regels in je mailprogramma tot de meest ingewikkelde software.

Ontwikkelen

Maar ook in jezelf investeren is belangrijk. Alle kennis die je opdoet of elk talent dat je ontwikkelt zal zorgen dat je vanaf nu voor de rest van je leven zaken gemakkelijker, sneller of beter kan doen. Monitor eens gedurende enkele weken of maanden wat je allemaal doet, en bepaal voor elk van die zaken je kennisniveau. Als er zaken bij zijn waarvan je weet dat je ze nog lang moet doen die je nu nog niet goed genoeg kent, investeer er dan in. En wees ook hier heel resoluut in! Lees een boek, volg een cursus of huur een leraar. Kennis op doen van iemand die zelf een onderwerp of een vaardigheid heel goed bestudeerd heeft of heel goed kan levert je tienvoudige winst op!

Delegeren

Stel dat je elke dag 5 minuten nodig hebt om iets te doen. Over het verloop van je ganse carrière betekent dit meer dan honderd acht-uren werkdagen. Stel dat je een ganse dag zou nodig hebben om deze kleine taak aan iemand anders aan te leren. Je doet dan nog een investering met100% rente. Als je kan leven met enkele kleine imperfecties zal je zo’n taak misschien al op een uurtje kunnen overdragen en investeer je aan 1000% rente. Dit kan je toch niet weigeren? Zaken delegeren wordt zo misschien nog je belangrijkste investering ooit? Als je de techniek van het delegeren niet goed onder de knie hebt, investeer daar dan in. Het geeft echt een geweldig rendement.

Uitbesteden

Er zijn letterlijk honderden manieren waarop je in je professionele of je privéleven zaken kan uitbesteden aan mensen die dit beter en goedkoper dan jijzelf kunnen doen. Iemand die € 50.000 per jaar verdient heeft ongeveer een uurloon van € 30. Elk uur dat je kan uit winnen door het voor een lager bedrag dan € 30 uit te besteden is pure winst. Je kan dat uur herinvesteren in jezelf, je zaak of je werk. Denk aan inkopen doen, het gras afmaaien, je strijk doen, typen, PowerPoint presentaties maken, vergaderingen boeken. Het is echt niet zomaar dat Ministers een chauffeur hebben! Misschien moet jij niet zover gaan, maar je herkent zeker het principe. Zaken uitbesteden is bijna het equivalent van extra tijd kopen. Zeker zelfstandigen en ondernemers moeten hier over nadenken.

Concentreren

Als je na al dit elimineren, automatiseren, ontwikkelen, delegeren en uitbesteden dan toch nog iets gevonden hebt dat je zelf moet doen (oef!) dan is focus en concentratie de manier om tijd te winnen. We schreven al eens een blog over focus en flow. En ook de boekbespreking ‘ Deep Work’ van Cal Newport gaat hierover. Geconcentreerd werken zorgt ervoor dat je op minder tijd gewoon meer doet. Het is een super eenvoudige vaststelling.

Maar denk hierbij aan batchverwerking waardoor je wisseltijd beperkt. Wisseltijd is een erg hoge kost omdat mensen meestal de tijd om ‘in’ iets te raken fel onderschatten.

Denk regelmatig eens na over tijd

dp jaarrekeningIn bedrijven heeft men de gewoonte jaarlijks een financiële review te doen. De afsluiting van het boekhoudjaar gebeurt er rond deze tijd. Het is een goede gelegenheid om te kijken waar de centen naar toe gingen en hoeveel er over bleven. En dus ook een moment om na te denken waar er centen kunnen bespaard of geïnvesteerd worden. Zo zou iedereen van ons ook regelmatig een tijdsreview moeten doen. Kijken waar onze tijd heenging en dan vooral ook kijken waar we erop kunnen besparen of waar we kunnen investeren om volgend jaar meer tijd over te houden.

Ook bedrijven zouden dit kunnen doen. Sommige studies berekenen dat een gemiddelde werknemer tot 2 uur per dag tijd verspilt. Reken dat eens uit voor een grote onderneming. En vooral reken eens uit hoeveel centen zo in andere zaken hadden geïnvesteerd kunnen worden.

Elke ondernemer of chef zou veel meer moeten investeren in zijn eigen mensen. Vooral op kleine gebieden die op lange termijn toch veel return on investment geven. Hoeveel tijd in zijn ganse carrière zal een beginnende werknemer besteden aan typen en aan mails lezen en schrijven? Niet iedereen typt blind, zorg voor typcursussen! Neen, kennis van Outlook is niet aangeboren! Zorg voor handleidingen en cursussen! Zorg voor super key users die de anderen helpen! Spraaktechnologie is heel matuur geworden. Geef hen die dit wensen de nodige software en een micro! Misschien leer je door deze kleine ingrepen elke werknemer van zijn eigen tijd bewust zijn. Moest elke werknemer elk moment met de juiste zaken bezig zijn… Beeld je eens in wat dit voor de rendabiliteit van je organisatie zou betekenen!

Het laatste woord geven we terug aan Seneca : “het tekent een groot man, geloof me, één die uitsteekt boven de menselijke dwalingen, om niets van zijn tijd te laten weglekken. Bijgevolg duurt zijn leven ook het allerlangst: de tijd waarover hij kon beschikken hield hij helemaal voor zichzelf.”

 

Gebruikte bronnen:

Seneca: de lengte van het leven (vertaald door Vincent Hninck) Athenaeum-polak & van Gennep, Amsterdam 2013

Rory Vaden; Procrastinate on Purpose: 5 Permissions to Multiply Your Time  2015