Bepaal wat je met iemand wil bespreken

Labels in OneNote helpen je om te bespreken of te overleggen items te verzamelen.

We hadden het eerder al over verschillende lijstjes: een takenlijstje, een misschien/ooit lijstje, een opvolglijstje… In deze blog komen we op een nieuw lijstje: zaken waar je nu niets mee gaat doen, maar die je op een bepaald moment of in een gepland overleg met iemand wil bespreken horen op je te bespreken met lijstje in OneNote.

Waarvoor gebruik je het te bespreken met lijstje?

In de periode tussen 2 overlegmomenten door verzamel je via OneNote alle te bespreken punten. Als je overleg er aankomt zie je zo dadelijk wat je moet bespreken en vorm je je Bespreken met lijst. Hiervoor gebruiken we de labels in OneNote.

Hoe gebruik je labels in OneNote?

 

Naast de indeling in notitieblokken, sectiegroepen, secties en pagina’s kan je in OneNote ook labels mee geven. Je kan dit doen op het niveau van een pagina, maar je kan binnen een pagina ook een label geven aan een stukje tekst. Je labels kunnen dus in alle mogelijke notitieblokken, sectiegroepen, secties en pagina’s voorkomen. Er is binnen OneNote een functie ‘labels zoeken’. Met deze functie kan je over alle pagina’s heen een bepaald label terug vinden.

De labels kan je gebruiken over alle pagina’s, secties en sectiegroepen heen. De labels zijn dus vooral bedoeld om zaken terug te vinden die een link met elkaar hebben maar niet in dezelfde sectie of sectiegroep zitten.

Hoe maak je een label aan?

 

Je kan als volgt een label aanmaken:

 

  1. Ga naar ‘start’
  2. Klik op het pijltje naast de labels
  3. Kies ‘codes aanpassen’
  4. Je kan nu een ‘nieuwe markering’ toevoegen of ‘markeringen wijzigen’

 

Via de pijltjes in het scherm dat je krijgt als ‘codes aanpassen’ kiest, kan je de volgorde van je labels aanpassen. Waarom zou je dat doen? De eerste 9 labels die in je overzicht staat kan je gebruiken via functietoetsen: ‘ctrl + 1 (tem 9)’

Welke labels maak je aan?

 

Je kan aangemaakte labels gebruiken voor overlegmomenten met je leidinggevende, collega’s en medewerkers. Voor elk van deze personen maak je daarom ook een label: bespreken met A, bespreken met B, … .

 

Daarnaast kan je de labels ook gebruiken voor de overlegmomenten waar je als voorzitter verantwoordelijk bent en dus de agenda op maakt, maar ook voor andere overlegmomenten. Via het gebruik van de labels kan je doorheen de week, maand, … agendapunten op een makkelijke manier bijhouden. Op het moment dat je de agenda maakt of agendapunten doorgeeft, kan je via de optie ‘labels zoeken’, nagaan welke agendapunten je verzameld hebt.

 

Een extra tip: gebruik enkel de ‘markeerbare’ labels. OneNote voorziet heel wat verschillende soorten labels, maar de markeerbare kan je effectief uitvinken als je ze niet meer nodig hebt. Je kan je overzicht dat je krijgt als je labels gaat zoeken zo opmaken dat je enkel de niet uitgevinkte labels ziet. Dat zijn de labels waar je effectief nog iets mee moet doen.

Waar gebruik je labels?

 

Zoals we al eerder aangaven, kan je de labels overal in OneNote gebruiken: bij de titel van een pagina of voor een stuk tekst. Op het moment dat je gaat zoeken, ga je net bij dat stukje tekst uitkomen waar je je label bij gezet hebt.

Wanneer gebruik je een pagina en wanneer een label?

 

We hebben in eerdere blogs beschreven dat OneNote is opgebouwd uit notitieblokken, sectiegroepen, secties en pagina’s. En nu hebben we de functionaliteit van labels besproken. Hamvraag is nu natuurlijk: wanneer gebruik je de sectiegroepen, secties en pagina’s en wanneer de labels?

Al blijf je natuurlijk vrij om je eigen manier van werken te bepalen!

Wij gebruiken het als volgt: Notitieblokken, sectiegroepen, secties en pagina’s lenen zich heel goed om te gebruiken als archief (net zoals je vroeger een archiefkast gebruikte). De labels kan je dan gebruiken voor de zaken die je nog met iemand willen bespreken. Ook punten ter voorbereiding van een vergadering en die je niet wil vergeten, kan je labellen.

Ook hier is het belangrijk dat je je ‘eigen draai’ vindt in je manier van werken. Als je iets zoekt, moet je het vinden. Neem daarom even de tijd om je systeem uit te testen en stuur eventueel bij als je in de problemen raakt. Wij bij BeterAnders staan graag klaar om je verder te helpen!