Nazicht van je systeem

Terugkijken en verder kijken houdt je systeem up-to-date

In de vorige blogs bespraken we onze BeterAnders workflow. Onze flow is nu bijna klaar: we weten wat we weggooien en wat we bewaren. We hebben ons takenlijstje, maar ook ons bespreken met en opvolglijstje.

Er is één grote maar!

Je systeem zal immers maar goed blijven lopen, als je er voor zorgt dat je regelmatig terugkijkt maar ook regelmatig verder kijkt.

Door terug te kijken en verder te kijken zorg je dat jij het overzicht bewaart. Als je al je lijstjes niet regelmatig nakijkt, loop je het risico dat je systeem in chaos verandert. Je BeterAnders workflow houdt verwerking van lopende zaken in. Het feedbackmoment helpt je vat te krijgen op dingen die door de mazen van het net zijn geglipt. En je kan je projecten en taken checken. Terugkijken helpt je ook er zeker van te zijn dat je systeem nog volledig is. In een eerder artikel gaven we je een heel aantal vragen mee om dit nazicht wat structuur te geven.

Onderhoud je systeem minstens 1 keer per week. Dat is ook wat David Allen in zijn boek ‘Getting things done’ aanmoedigt. Hij noemt het daar review en legt vooral de nadruk op zijn lijstjes. Bedoeling moet zijn dat je rustig aan je week kan beginnen, dat je het gevoel hebt alles onder controle te hebben. Doe je dit op vrijdagnamiddag, kan je rustig in weekend gaan. Als je het pas op maandagmorgen doet, loop je het risico dat je tijdens het weekend toch nog last hebt van geroezemoes in je hoofd. Bijkomend probleem van de maandagmorgen is dat dat vaak een heel hectische dag is. Als het een beetje tegen zit, kom je misschien niet aan het terugkijken toe. En dan begint je week helemaal in chaos. Voorzie er voldoende tijd voor in je agenda.

 

Naast je wekelijks terugkijkmoment met je lijstjes is het ook nuttig om dagelijks een beperkt terugkijksessie te doen. Het gaat hier dan vooral over het nakijken van je takenlijst. Tijdens dit dagelijkse moment zorg je er ook voor dat je bureau, mocht dat niet meer zo zijn, terug verandert in een clean desk. Niet iedereen werkt papierloos en dat moet ook niet. Maar op het einde van je dag zouden al je papieren in je systeem moeten belanden. Als je last hebt van geroezemoes in je hoofd, is dit ook het moment om je hoofd terug leeg te maken.

Zowel dagelijks als wekelijks moet je ook vooruitkijken op de volgende dag of week. Je voorbereiden en zorgen dat je alles hebt, weet en vindt is belangrijk. Een brein dat de planning kent, is een rustig brein. Anders komt het ’s avonds laat of op zondagnamiddag geheid bij je aankloppen.

Je wekelijks overzichtsmoment is niet alleen belangrijk om te zien wat je nog niet gedaan hebt. Dit is ook het uitgelezen moment om even stil te staan bij de successen die je die week had en de doelen die je bereikt hebt. Als je tot de vaststelling komt dat je week een tegenvaller was en dat je niet gedaan hebt wat je wilde of plande te doen kan je niet anders dan er van leren voor de komende weken.

Als jij met een BeterAnders workflow start zal je ook wel eens de fout maken dit nazicht over te slaan. Je kan je dat een paar dagen, misschien zelfs 1 week permitteren. Een langere periode zonder nazicht zal zich echter hopeloos, snel en ongenadig wreken. Je bent niet meer zeker van je systeem en durft er dus niet meer op vertrouwen. En dan begint de ellende pas goed.

 

Hoe pak je het terugkijken praktisch aan?

Stap 1 – Evalueer de afgelopen week

 

Maak hier een aparte view voor aan. Vertrek hiervoor van je takenlijst. Op die manier zal de groepering in categorieën en de andere opties die je hierin voorzag, behouden blijven in je nieuwe view.

Je doet het als volgt:

  1. Ga naar ‘beeld’
  2. Kies ‘weergave wijzigen’
  3. kies ‘huidige weergave opslaan als een nieuwe weergave’
  4. geef je nieuwe weergave een naam : ‘voltooide taken afgelopen week’
  5. ga naar ‘weergave-instellingen’
  6. kies ‘filteren’
  7. ga naar ‘geavanceerd’
  8. bepaal het criterium als volgt: veld = datum voltooid, voorwaarde = in de afgelopen 7 dagen (de andere criteria mag je verwijderen)
  9. klik op ‘OK’

 

Je hebt meerdere mogelijkheden in Outlook om een periode te selecteren. Je kan bijvoorbeeld ‘de afgelopen 7 dagen’ selecteren. Hou rekening bij je keuze dat de periode moet voldoen aan het moment dat je je review doet. Als je kiest voor de ‘afgelopen 7 dagen’, moet je jezelf ook disciplineren om het minstens 1 keer in de 7 dagen te doen (anders loop je het risico dat bepaalde uitgevoerde taken nooit op je overzichtslijst zullen verschijnen).

 

In dit overzicht zie je alle taken die je voltooid hebt de afgelopen 7 dagen.

Stap 2 – Bekijk de taken die hadden moeten gefinaliseerd zijn

 

Maak ook hier een aparte view voor aan. Vertrek opnieuw van je takenlijst om de groepering in categorieën en de andere opties die je hierin voorzag, te behouden in je nieuwe view.

 

  1. Ga naar ‘beeld’
  2. Kies ‘weergave wijzigen’
  3. kies ‘huidige weergave opslaan als een nieuwe weergave’
  4. geef je nieuwe weergave een naam : ‘taken met verstreken due date’
  5. ga naar ‘weergave-instellingen’
  6. kies ‘filteren’
  7. ga naar ‘geavanceerd’
  8. bepaal het criterium als volgt: veld = begindatum, voorwaarde = in de afgelopen 7 dagen (de andere criteria mag je verwijderen)
  9. klik op ‘OK’

 

Best werk je niet met een datum voor alle taken. Geef enkel een datum mee voor de taken waar je absoluut een deadline voor in de gaten moet houden. Op deze lijst zullen dus enkel de taken verschijnen waar je effectief een datum voor bepaald hebt.

Beslis nu wat je met de taken gaat doen die op deze lijst staan.

  • Moet je ze niet meer doen? Delete de taak dan.
  • Moet je ze wel nog doen? Herplan dan eventueel de datum. Voorzie eventueel de tijd om ze maandagmorgen als eerste taak aan te pakken. Slik die kikker!

Stap 3 – Bekijk je taken voor de volgende week

 

Hiervoor gebruik je de basisview ‘takenlijst’.

Vragen die je jezelf hierbij moet stellen:

  • Kloppen de prioriteiten nog?
  • Moet je eventueel een datum toevoegen (als er een deadline nadert)?
  • Welke vergaderingen moet je voorbereiden? Zijn deze vertaald in een taak?
  • Zit er geroezemoes in je hoofd, dat je wil vertalen naar bijkomende taken?
  • Liggen er nog losse papieren op je bureau, die je moet vertalen naar een taak?

Stap 4 – plan ‘werk’blokken in je agenda

 

Het plannen van werkblokken doe je best voortschrijdend voor de komende maand.

Als je dit maar een week op voorhand doet, is het risico groot dat je agenda al is volgelopen met vergaderingen.

Terwijl je je agenda bekijkt, ga je ook na of je vergaderingen moet voorbereiden.

à zo ja: zorg dat je hier ook een taak van maakt (met deadline)

Stap 5 – Bekijk je ‘opvolglijstje’

Staan er nog zaken op die je nog niet ontvangen hebt of die nog niet zijn uitgevoerd? Als dit zo is, stuur je best een herinneringsmailtje met de vraag naar de stand van zaken van een taak. Probeer dit op een positieve manier te doen.

 

We komen zo op het einde van onze BeterAnders workflow. En misschien lijkt het je in het begin een beetje gecompliceerd. Eens je de verschillende stappen een paar keer genomen hebt, wordt het een gewoonte. En zal het je hopelijk, net als het bij ons deed, veel rust in je hoofd geven.

Wij wensen het je alvast toe!