Notities van vergaderingen

Je vergaderitem uit Outlook met 1 muisklik in OneNote en je notities van de vergadering en je agenda item zijn perfect op elkaar afgestemd…

We noemen OneNote wel eens een ‘notitieboekjes programma’. Wat we hier mee willen zeggen, is dat OneNote zich perfect leent voor het maken van notities. En veel notities worden nu eenmaal gemaakt tijdens een overleg. Je kan hier zelfs voorgeprogrammeerde sjablonen voor gebruiken. Of je eigen sjabloon maken. Als je een gedeelde notitieblok gemaakt hebt, kan je de agenda en verslagen zelfs op een makkelijke manier delen met de andere leden van de vergaderingen. Je bespaart hierdoor tijd doordat je geen agenda en verslagen meer moet rond sturen.

Hieronder laten we zien hoe je dit agenda-item in Outlook en je notities in OneNote op elkaar af kan stemmen.

Vanuit je outlook agenda item naar OneNote en terug

 

Je kan vanuit je afspraakitem in Outlook rechtstreeks naar je OneNote gaan om daar dan de notities van de vergadering te maken:

  1. Maak een nieuwe afspraak
  2. Ga naar het tekstvak van de afspraak
  3. Klik op het OneNote icoontje
  4. Kies waar je notities van de vergadering in OneNote terecht moeten komen

Je kan nu nota’s maken in deze pagina.

 

Er is in je OneNote pagina ook een knop ‘koppeling naar Outlook item’ voorzien. Als je daarop klikt kom je terug in je Outlook afspraak terecht. Van daaruit kan je terug naar je OneNote notitie door op het OneNote icoontje te klikken.

Als je er voor kiest om je notitie van een overleg in een gedeelde notitieblok te maken, kan iedereen vanuit het outlook item of rechtstreeks vanuit OneNote ook aan de notities.

 

In OneNote 2013 krijg je de keuzemogelijkheid als je in je Outlook afspraak op de OneNote knop kiest:

  • Notities delen met de vergadering
  • Zelf notities maken

Als je kiest voor zelf notities te maken, kan je zelf vanuit je outlook item naar je notities.

Als je kiest om je notities te delen met de vergadering zien de anderen in het outlook item ‘vergaderingsnotities weergeven (web)’ verschijnen. Op voorwaarde dat je de notities gemaakt hebt in een gedeelde notitieblok kunnen de andere leden van de vergadering via deze knop ook rechtstreeks naar de OneNote notities gaan (je kan notities delen via in de cloud gesharede notitieblokken of als je in Office 365 werkt)

In OneNote gegevens van je Outlook agenda-item koppelen

 

Als je in OneNote aan het werk bent, en je wil de details van een vergadering snel toevoegen aan je notitie, dan kan je in OneNote rechtsboven ‘details van een vergadering’ aan klikken. Je krijgt automatisch de meest recente vergadering aangeboden, maar je kan ook een vergadering van een andere dag kiezen.

Als je de andere genodigden van de vergadering via Outlook hebt uitgenodigd krijg je dan ook deze genodigden in een lijstje te zien in je OneNote notitie. Je kan dan heel eenvoudig aanklikken wie aanwezig was.

Als jij verantwoordelijk bent voor het verslag van de vergadering kan je, als je notitie klaar is, op de knop ‘pagina per e-mail verzenden’ klikken in OneNote. Je notitie wordt dan automatisch naar een mail gekopieerd. Als je de details van de vergadering hebt toegevoegd aan je notitie en de genodigden zijn opgenomen omdat zij als deelnemer aan de vergadering waren uitgenodigd, komen deze personen automatisch in het ‘aan’ veld van je mail te staan.

 

Op naar Office 365…

 

Ook bij Microsoft Office staat de techniek uiteraard niet stil. In de office 365 versie zijn er veel meer mogelijkheden om met collega’s dezelfde documenten te zien en hier aan te werken. Maar het maken van een gedeelde notitieblok in oudere Office versies biedt ook al heel wat mogelijkheden.