Van Outlook naar OneNote en van OneNote naar Outlook

Hoe Outlook en OneNote perfect met elkaar communiceren en daarom samen ons éne systeem vormen

Outlook en OneNote werken samen als 1 systeem. Hieronder vind je een overzicht van hoe beide programma’s perfect met elkaar communiceren.

Mails vanuit Outlook naar OneNote brengen

 

Outlook heeft een knop ‘OneNote’ die je kan gebruiken om een mail rechtstreeks naar OneNote te sturen. Als je deze knop gebruikt, krijg je een scherm waar je kan ingeven naar welke notitieblok, sectiegroep of sectie je de mail wil brengen. Je kan ook een deel van de naam intypen. Je zal zien dat je heel snel de juiste notitieblok, sectiegroep of sectie zal vinden. Je kan er ook voor opteren om mails altijd naar dezelfde sectie in OneNote te brengen, bvb ‘nieuwe mails’. Je kan dit standaard zo instellen. Je moet dan wel de discipline hebben om minstens 1 keer per week deze nieuwe mails correct naar de juiste secties te brengen.

 

Je mail zit nu in OneNote maar zit ook nog altijd in je inbox in Outlook. Volgens het principe van de lege inbox, kan je nu de mail naar een map in Outlook brengen. Hiervoor kan je een specifiek aangemaakte map (bvb kort archief) gebruiken. Via een ingestelde snelle stap (zie hoger), verhuist de mail met 1 muisklik naar deze map.

Een taak maken vanuit een OneNote notitie

 

Als je in OneNote aan het werk bent, bijvoorbeeld nota’s aan het maken bent van een vergadering, en er is iets bij waar jij iets voor moet doen, kan je aan het stukje tekst dat voor jou een opdracht is, een outlook taak hangen. Je gebruikt hiervoor de optie ‘outlook taken’. Zet er een vlagje aan en het wordt automatisch een taak in je takenlijst. Je kan dit vlagje ook weer eender waar in je outlook notitie zetten: bij de pagina, maar ook bij een specifiek stukje tekst. Zet het vlagje daar waar effectief de beschrijving van je taak staat (want deze zin zal als titel van je taak verschijnen!). Als je nu naar je takenoverzicht in Outlook gaat kijken, zal je de taak daar helemaal van boven zien staan.

Je kan de taak zelfs automatisch categoriseren vanuit OneNote. Kies hiervoor bij de menukeuze Outlooktaken voor ‘aangepast’. Vanuit het scherm dat zich dan opent, kan je de taak categoriseren.

Als je dit tijdens een overleg te omslachtig vindt, vink je gewoon de keuze van Outlooktaken ‘vandaag’ aan. Er staat een vlagje en de taak komt in je takenlijstje in Outlook maar zonder categorie. Deze ongecategoriseerde taken staan helemaal bovenaan in je takenlijstje. Op een rustiger moment of op het einde van de dag geef ja al deze taken dan een categorie mee. De mogelijkheid van het plaatsen van vlagjes in OneNote maakt dat je tijdens een overleg heel snel kan aangeven waar je iets mee moet doen en je daar verder geen zorgen over moet maken. Het zal automatisch in je takenlijst verschijnen. Belangrijk voor de rust in je hoofd… En daar was het ons toch om te doen!

Als je taken maakt in OneNote tijdens een vergadering, zijn er nog meer mogelijkheden om je OneNote te koppelen aan je Outlook agenda item. Hier gaan we in de volgende blog verder op in.