Beslis voor alles hoe en wanneer je het doet

De laatste lijstjes duren het langst…

We hebben in de vorige blogs al aangegeven hoe je zaken kan archiveren (op voorwaarde dat je het nog ooit zal nodig hebben, anders gooi je iets gewoon weg) en hoe je kan delegeren. Nu komen we bij de laatste stap in de BeterAnders Workflow, nl de stap waarin je zelf aan de slag gaat gaan om taken uit toe voeren.

lijstjes BA schema
Verschillende lijstjes maken je flow compleet

 

 

 

 

 

 

 

In deze stap zijn er 5 verschillende mogelijkheden:

  • Een taak is tijdsgebonden.
  • Je kan een taak nu doen.
  • Je moet een taak doen, maar het is te uitgebreid om het nu te doen.
  • Je taak is een kei of misschien zelfs een kikker geworden.
  • Je taak bestaat uit het voorbereiden van een overleg.

In deze blog bespreken we de eerste mogelijkheid, nl dat de taak tijdsgebonden is. In de volgende blogs komen de 4 andere mogelijkheden aan bod.

 

Wat op een specifiek moment moet, komt in je agenda

 

Als je iets op een specifiek moment moet doen, moet het in je agenda komen. Je maakt onderscheid tussen hetgeen effectief aan een vast tijdstip gebonden is en een taak met een deadline. In dit laatste geval moet je er in je systeem voor zorgen dat je tijdig herinnerd wordt aan de deadline. Je kan dit door dit in te plannen in je agenda of door aan je taak een vervaldatum te koppelen. Hou in je agenda wel rekening met de hoeveelheid taken die je moet doen en voorzie voldoende werkblokken. Als je geen werkblokken voorziet in je agenda, loop je het risico dat je enkel nog vergadert. Anticipeer daarom en voorzie voldoende werktijd in je agenda. Maak hiervoor gebruik van categorieën.

 

Taken met een deadline zullen we bespreken in de blog die specifiek over het takenlijstje gaat. Je kan voor taken met een deadline datums toevoegen aan een taak zodat je er extra aan herinnerd wordt als de deadline nadert. Je kan in je takenlijst ook weer kleuren toevoegen voor taken die je zeker vandaag moet uitvoeren. Outlook geeft vervallen taken automatisch een rode kleur.

 

Heel veel mogelijkheden voor je takenlijstje, maar eerst rest er een belangrijke vraag, namelijk: kan ik het nu doen? Als het antwoord ja is, laten we je in de volgende blog zien, hoe je met dergelijke taken kan omgaan.