Formuleer alles wat jij zelf moet doen in concrete stappen

Hoe eet je een olifant? Stukje per stukje!

 

We bespraken in onze vorige blog, dat je zaken die jij niet zelf moet doen of waar jij niet de meest aangewezen persoon voor bent, best delegeert. En dan ook goed opvolgt of ze uiteindelijk gebeuren.

Als het wel om zaken gaat waar je zelf iets mee moet doen, is het heel cruciaal te zien of je volgende stappen concreet genoeg zijn. Als wat je moet doen niet helder en behapbaar genoeg is, moet je in een tussenstap hiervoor zorgen. Kap de olifant in stukjes!

concrete stappen BA schema

Kap je olifant in behapbare, concrete stappen

 

 

 

Het heeft geen zin om een te grote taak als 1 taak te formuleren. Tussenstappen of tussendoelen verhogen de huidige waarde van je taak, zorgen voor een tussentijdse deadline en verhogen extreem de kans dat je er ook effectief aan start zonder dat je uitstelgedrag je overmant. Een concrete stap is een zo specifiek mogelijke omschrijving van een deeltaak. Als je een feestje wil organiseren, kan je dit als taak omschrijven als ‘organiseer een feestje’. Hier is evenwel geen beginnen aan. Als je je feestje organiseren, opsplitst in kleinere, meer behapbare taken krijg je een heel ander verhaal: zoek een zaal, maak een lijst van mensen die je wil uitnodigen, maak een uitnodiging, zoek een traiteur, kies de menu,  stuur de uitnodigingen op, …. Allemaal kleine taken die uiteindelijk tot je feest zullen leiden. We leggen veel nadruk op die concrete stappen omdat we weten dat stappen die niet concreet genoeg en dus uitvoerbaar zijn op een redelijke termijn, nooit aan uitvoering toekomen. Hoewel deze taken keien kunnen zijn, zullen het dan flinke kikkers worden.

 

Vermijd ontbrekende informatie als je aan een taak begint

 

Als je een taak definieert, verzamel dan op dat moment al zoveel mogelijk informatie. Op het moment dat je beslist dat je iets moet doen, heb je al wat achtergrondinformatie bij de hand of weet je redelijk goed wat je juist wil gaan doen. Zorg er voor dat je al de informatie bijhoudt en koppelt aan je taakZo moet je niet op zoek gaan naar die informatie of kennis als je eraan toe bent. Jouw systeem helpt je deze achtergrondinformatie terug te vinden op het moment dat het nodig is. Vraag informatie die anderen je moeten aanreiken zo snel mogelijk op. Niets zo frustrerend als na 2 weken beginnen aan de tekst die je moet schrijven en waar je je helemaal voor opgeladen hebt om er dan achter te komen dat je nog van 3 collega’s informatie nodig hebt. Heel je planning valt in duigen. Je humeur zakt onder nul… Je had dit eenvoudig kunnen oplossen, door 2 weken geleden die info op te vragen. Je collega’s hadden dan netjes 2 weken tijd gehad om de info te verzamelen. Nu ga je hen waarschijnlijk met een belangrijke, dringende taak opzadelen die heel hun planning overhoop gooit. Dus niet 1, maar 2 gefrustreerde partijen. De informatie die je wel opvroeg volg je op via je opvolglijstje zodat je zeker bent dat je ze tijdig hebt, en van zodra je ze aangestuurd kreeg koppel je ze al dadelijk aan je taak.

In de volgende blogs gaan we dieper in op hoe je je taken nu effectief gaat verwerken.