De andere kant van je wekelijkse nazicht: vooruitkijken.

Terugkijken op de vorige week is één zaak, vooruit kijken naar de volgende week is een andere.

We schreven in een vorige blog over de waan van de dag die ons snel in de greep krijgt en houdt. We worden dikwijls geleefd, en we zijn vaak uren of dagen bezig met de doelen van anderen. Nochtans stelden we onze eigen doelen op en schreven onze eigen verwachtingen uit. De eeuwigdurende en overal aanwezige afleidingen trekken ons steeds terug naar de waan van de dag.

We schreven daarom dat terugkijken op een voorbije week ons veel leert over onszelf, ons uitstelgedrag, de manier waarop we werkten aan onze of andermans doelen. Maar we kunnen ook preventief zijn. Door regelmatig en gestructureerd vooruit te kijken en zorgvuldig onze week te plannen. En daarover gaat deze blog.

Elke vrijdag nadat we hebben teruggekeken op onze voorbije week is het tijd om de volgende week te plannen. Onze geest wil dat en verwacht dat. En hij zal ons maar met rust laten met zijn gezeur vanaf het moment dat we alles gepland of neergeschreven hebben. Onze geest wil plannen, maar kan dat zelf niet. We moeten dat heel actief en bewust doen. Doen we dat niet dan zal onze onrustige geest ons geheid de zaterdagnacht of de zondagnamiddag komen lastig vallen met allerlei geroezemoes. Want onze geest blijft bezig met alles wat in zijn ogen niet afgewerkt is. Het al eerder bekende Zeigarnick effect..

Vooruitkijken tijdens je nazicht garandeert succes

Vooruitkijken tijdens je wekelijkse nazicht garandeert succes

Waaraan te denken als we onze week plannen?

In de eerste plaats pakken we op wat vorige week bleef liggen.

In ons terugkijk moment bekeken we wat we niet deden en zochten naar de redenen waarom we uitstelden of er niet aan toe kwamen. Nu is het geschikte moment om dat allemaal netjes in te plannen. Tenminste, als we dat nog nodig vinden. Vaak zijn zaken immers al achterhaald en zetten we ze beter op ons don’t-dolijstje. Als ze toch nog moeten gebeuren, geven we ze opnieuw een prioriteit en nemen desgevallend actie: we plannen ze in als ze tijdsgebonden zijn of we zetten ze hoog genoeg op onze takenlijst.

Dan bekijken we onze agenda. Wat staat er allemaal gepland voor volgende week?
Vooruitkijken in je agenda

Vooruitkijken in je agenda

Staan de vaste overlegmomenten van de week gepland? Is het nodig en nuttig dat we het overleg volgen? Anders nu schrappen en alvast een verontschuldiging sturen. Als we er nodig zijn, moeten we het overleg voorbereiden? Kregen we al de uitnodiging? Wat staat er op de agenda?

Welk overleg of welke gesprekken met medewerkers of chef moeten we voorbereiden? In onze OneNote staan alle door de week verzamelde notities die we voor deze gesprekken noteerden. Nu is het een goed moment om deze samen te voegen tot een agenda. Stuur je deze agenda nu al op of wacht je liever tot de maandag? Je bespreekt dit best met je medewerkers. Als zij zich even goed als jij op hun week  voorbereiden, dan krijgen ze dit misschien al graag de vrijdag. In het andere geval gun je hen rustig hun weekend en stuur je de agenda de maandagochtend.

Plan in je agenda voldoende blokken in om aan je taken te werken. Als je dit nu niet doet, dan zal je agenda toeslibben en sta je volgende week vrijdag gegarandeerd weer te kijken op wat je allemaal niet deed. Blokken van twee uur zijn heel geschikt.

Je kan er vier pomodoro’s in kwijt. En daarmee schiet je al een eind op. Voldoende tijd voorzien om aan je taak te werken is heel belangrijk omdat je anders nooit voldoende focus vindt, laat staan in een flow raakt. We schreven hier op BeterAnders vroeger al over.

Plan alle tijdsgebonden zaken in. Over het algemeen zijn dit enkel zaken waar anderen bij betrokken zijn. Al het ander komt straks op je takenlijst. Maar je kan voor bepaalde keien of kikkers uitzonderingen maken. Sommige zaken zijn zo belangrijk, stelde je al zo lang uit of hebben zo een belangrijke deadlines dat je ze beter echt met uur en plaats in je agenda zet. Als je dit doet, zorg dan alvast dat je het pad effent: leg alles klaar zodat je op het geplande moment echt en snel aan je taak kan werken. Geef extra aandacht aan die zaken die je al even aan het uitstellen bent, je zogenaamde kikkers.

Vooruitkijken, welke kikkers moet je deze week slikken?

Vooruitkijken, welke kikkers moet je deze week slikken?

Ze inplannen alleen is soms niet voldoende, maak ze concreter, vraag hulp of zorg op een andere manier dat je zelf voldoende vaardig bent om ze af te handelen. Bij kikkers helpt het soms ze nog wat extra waarde te geven door er over te praten met collega’s. Misschien is dit het juiste moment om een mail te sturen aan je buddy waarbij je het slikken van deze belangrijke kikker aankondigt?

 

 

 

We passen ons takenlijstje aan

Staan alle prioriteiten nog juist. Zaken die al even prioriteit nummer 1 kregen en die je toch steeds weer liet liggen, zijn die wel zo prioritair? Moeten ze op je lijstje blijven staan? Wanneer deadlines je dreigen in te halen moet je zeker je prioriteiten aanpassen. Maar opgepast, meng het dringende en het belangrijke toch maar niet te fel door mekaar. Belangrijke zaken genieten de voorkeur boven de dringende. Denk vooral aan de matrix van Eisenhower. Zorg dat je de volgende week voldoende in kwadrant twee werkt: de belangrijke, niet-dringende taken. Anders blijf je in de waan van de dag, en wordt straks alles weer dringend. En dan ben je weer ganse dagen brandweerman. Als je deze week aan je belangrijke, niet-dringende zaken werkt, dan zal je de volgende maanden minder projecten zien doodlopen, minder deadlines over je heen zien razen, zullen het aantal crisissen verminderen en zal je versteld staan hoe fundamenteel je doelen dichterbij komen.

Als er te grote taken op je lijstje staan, dan is dit het moment om ze concreet en behapbaar te maken. Zorg dat je de taak overziet en dat je het gevoel hebt dat je ze aankan. Anders raak je straks toch weer overdonderd.

En we overdenken onze doelen en onze dromen

Maar zelfs al plan je perfect je volgende week in je agenda, binnen je takenlijst of met alle mogelijke gesprekken en vergaderingen, toch blijft het gevaar dat je met de waan van de dag bezig blijft steeds loeren. Vergeet daarom je doelen en je dromen niet. Tijdens je wekelijkse nazicht is het een goed moment om je jaardoelen, je maanddoelen of je weekdoelen nog even na te kijken. Zit je nog op schema? Ben je nog steeds met de juiste dingen bezig? Zijn de doelen zoals je ze neerschreef nog altijd aan de orde of moet je ze herschrijven, wijzigen of zelfs laten vallen? Stel jezelf de volgende vraag: wat moet ik doen, wat zal ik doen, wat wil ik doen? Wat is belangrijk, wat wil ik op het einde van de week zeker gedaan of bereikt hebben?

Vooruitkijken betekent ook een beetje dromen

Vooruitkijken betekent ook een beetje dromen

Van week tot week leven is goed omdat het momentum creëert en je overzicht houdt, maar is niet altijd goed om je dromen na te jagen. Het hoeft volgende week of volgende maand niet hetzelfde te gaan als de vorige week of de vorige maand. Als je voldoende droomt, en je doelen hoog genoeg stelt, dan kan er ook iets veranderen. Maar ook dat moet je dan inplannen zodat je er actief aan werkt.

De laatste stap voor je in weekend gaat

Maak tenslotte al je intenties voor de maandag ochtend klaar en duidelijk. Het zal je helpen om na het weekend vlot en vrolijk uit je bed te springen en aan je nieuwe werkweek te starten.

Vooruitkijken maakt je maandag iets om naar uit te kijken

Vooruitkijken maakt je maandag iets om naar uit te kijken

 

Succes! Als je onze tips probeert, laat een reactie achter of stuur ons een mail. We zijn benieuwd naar jouw ervaringen?

 

Vind je onze artikels de moeite waard? Abonneer je dan op onze nieuwsbrief. Je hoeft dan nooit iets te missen.