Met een snelle stap een mail beantwoorden én opvolgen

 

Met 1 klik delegeer je een taak vanuit een mail én je zorgt ervoor dat je tijdens je REVIEW deze gedelegeerde taak kan evalueren.

Delegeren is naast deleten en dont-do lijstjes maken een basisstap in een efficiënte en effectieve werkorganisatie.

Delegeren verloopt volgens enkele regels (link naar delegeren) en vooral, als je iets delegeert dan moet je dan goed opvolgen. Onze medemens heeft het soms even druk als wijzelf. En als onze vraag of opdracht niet helemaal bovenaan hun prioriteitenlijstje prijken, dan wil het er wel eens aan in schieten.

Vele vragen of opdrachten ontstaan vanuit een mail in Outlook. Zou het dan niet geweldig handig zijn om met 1 klik een mail te beantwoorden, archiveren, categoriseren en op ons Opvolgen lijstje te zetten? Hoe je dat doet? Lees nog even verder, we reiken je een stappenplan aan.

Zorg dat je in Outlook in je mailscherm staat in de tab START. In het venster ‘snelle stappen’ kies je voor ‘Nieuwe maken.  Of je klikt op het uitbreidingspijltje en selecteert dan je opties.

snelle-stap-delegeren-en-opvolgen-nieuwe-snelle-stap
Een Nieuwe Snelle Stap aanmaken

 

 

 

 

 

Je geeft je nieuwe snelle stap een toepasselijke naam (bijvoorbeeld : Delegeren en opvolgen) , je vult de eerste stap in en kiest dan telkens voor ‘actie toevoegen’. We overlopen elke actie hieronder.

 

snelle-stap-naam-geven-en-actie-toevoegen

 

 

 

 

 

 

Actie 1 : Kies Beantwoorden (in het geval je deze mail met een opdracht of vraag wil doorsturen naar een andere medewerker, dan kies je hier de optie ‘Doorsturen’)

Actie 2 : Vlag toevoegen aan bericht, kies de vlag die jouw best past. In ons voorbeeld kiezen we voor ‘Volgende Week’. We zullen zo op het einde van de volgende week tijdens onze review deze taak opvolgen en evalueren.

Actie 3 : Bericht Categoriseren. Kies voor de categorie OpVolgen. (Indien je nog niet eerder de categorieën aanmaakte, dan vind je hier een stappenplan)

Actie 4 : Markeren als gelezen.

Actie 5 : Naar map verplaatsen. We kiezen in ons voorbeeld voor Kort Archief.

Actie 6 (optioneel) : Kies een sneltoets zodat je deze snelle stap supersnel kan uitvoeren. Het is de moeite. Je zal deze snelle stap heel vaak gaan gebruiken. In ons voorbeeld kozen we voor CTRL SHIFT 1

 

Succes ermee. Laat ons weten als deze snelle stap werkt voor jou. Heb je zelf goede tips? Stuur ze ons op. Wij publiceren ze op onze site. Zo kunnen je collega’s profiteren van jouw ervaring.

Je vind hieronder nog eens alle fases in het aanmaken van deze snelle stap.

snelle-stap-delegeren-en-opvolgen-overzicht

 

 

 

 

 

 

 

 

Samengevat beschrijven we nog even deze snelle stap:

Je krijgt een mail en wil deze beantwoorden of doorsturen met een vraag of opdracht. Uiteraard wil je opvolgen of je medewerker deze taak afwerkte. En dat wil je allemaal doen in 1 klik.

Met deze snelle stap open je een antwoordscherm met de geadresseerde netjes voor je ingevuld (in de optie ‘beantwoorden’). Van zodra je de mail verzendt, komt deze als ‘WachtenOp’ taak in je takenlijstje an de volgende week te staan. de oorspronkelijke mail krijgt de status gelkezen en is netjes naar je Kort Archief verhuisd.