Morgen is de drukste dag van de week

Waarom je plannen meestal niet uitkomen

 

Je plant heel zorgvuldig je agenda en als je ’s avonds terugkijkt deed je niet enkel veel minder dan je wel wilde maar vooral deed je toch weer van alles anders dan je plande. En dus gaan we  morgen alles doen wat we vandaag en de vorige dagen niet gedaan kregen. Morgen wordt daardoor steeds weer de drukste dag van de week. Waarom dat altijd opnieuw zo is, lees je verder in dit artikel.

Planning fallacy

 

De term planning fallacy werd voor het eerst beschreven door Daniel Khaneman. Het is een fenomeen waarbij we steeds weer denken dat we minder tijd voor iets nodig hebben dan in werkelijkheid het geval is. En dat komt vooral door een te optimistische tijdsinschatting. Studenten die een thesis maken, herkennen dit fenomeen[1], maar ook de niet uitgevoerde projecten uit het beleidsplan van een gemiddelde onderneming zijn vaak de trieste getuige van deze wetmatigheid.

Volgende week telt 8 dagen

 

We gaan er dikwijls van uit dat morgen 26 uren zal hebben en dat volgend jaar 387 dagen telt. We willen dat zo graag, en dus nemen we onze wensen maar altijd weer voor werkelijkheid. Maar toch vergissen we ons elke keer weer.

En elke dag weer zorgt dat ervoor dat we de feiten achterna hollen. En dat we alles maar half kunnen afwerken. En dat we ’s avonds overstresst de kinderen aan de crèche net te laat oppikken. Heel vervelend voor onszelf en onze omgeving. We deden minder dan we beloofden te doen, én we deden het nog eens minder goed ook. Maar nog erger wordt het als we onze tijd verder in de toekomst op deze manier voorspellen. Als we straks verlof hebben, of, nog erger, als we ons pensioen hebben, dan gaan we voor alles eens tijd vinden.  Seneca schreef er 2000 jaar geleden al een boekje over. In “De brevitate vitae”, de lengte van het leven, bespot hij de mensen die denken dat ze tot straks moeten wachten om te leven. Ook zij denken dat ze later meer tijd en meer dagen zullen hebben.

Ons toekomstige IK

 

We bedriegen onszelf niet enkel met de uren, maar we bedriegen ons ook met ons eigen zelve. Ons toekomstige IK, dat denken we tenminste, zal minder lui zijn dan vandaag. Morgen zullen we meer energie en zin hebben om die moeilijke klus te klaren of om dat moeilijke dossier aan te pakken. Morgen hebben we minder slaap nodig en zullen we minder op Facebook of Instagram onze tijd gaan verliezen. Maar niets daarvan, vergeet het maar. Morgen zijn we even moe en even lui als vandaag. Tenzij we dit allemaal goed beseffen en morgen de zaken inderdaad anders inplannen en aanpakken.

De wet van Hofstadter

 

Douglas Hofstadter, een Amerikaanse professor in de cognitieve wetenschappen beschreef in zijn boek “Gödel, Escher en Bach’[2] zijn wet van Hofstadter. De wet luidt dat “alles langer duurt dan je denkt, zelfs als je rekening houdt met de Wet van Hofstadter”. Projecten in de IT zijn ervoor gekend. De infrastructuurwerken in je favoriete winkelstraat en zeker die op het stuk autoweg dat jij dagelijks filerijdend aflegt zijn er onderhevig aan. Maar helaas ook bijna elk eigen project of taak duurt langer dan je plande. Op de een of de andere manier slagen we er maar niet in uit het verleden te leren. Telkens weer schatten we overdreven optimistisch de nodige tijd in. En dat geeft straks vele extra niet begrote kosten, zorgt voor kwalitatief minderwaardig werk, en zorgt voor de vele niet betaalde overuren die we ons zelf dan maar aandoen.

 

de-wet-van-hofstadter

Onze chef, en als die het niet is, onze collega.

 

Als we dan alles goed begrepen hebben en, rekening gehouden met de wet van Hofstadter en ons zwakke toekomstige ik, de echte 7 uur 36 minuutjes van morgen met taken en vergaderingen hebben ingepland, dan nog loopt het geheid fout. Want dan is er onze medemens die zorgt dat er gegarandeerd nog iets dringends moet gebeuren. Of die met een ander idee komt. Of die het project nog net een bijkomende outcome of andere draai wil geven.
Of, waarom niet, die jou gewoon nodig heeft. Elke dag gebeuren er dergelijke niet verwachte dingen. Elke dag. Ook vandaag, en ook morgen. Je kan er gif op innemen dat er elke dag niet geplande zaken gebeuren, maar je kan er evenzeer vergif op innemen dat wij er toch weer geen rekening mee zullen houden in onze planning.

de planning fallacy zorgt voor een overvolle agenda
De planning fallacy zorgt voor een overvolle agenda

Enkele suggesties ter verbetering

 

En toch kan het anders. Enkele simpele ingrepen kunnen je helpen al snel veel meer vat op je eigen planning te krijgen.

 

Hoe groter de taak, hoe meer ze zal uitdeinen.

 

Projecten klein maken en inplannen met tussentijdse milestones is een goed middel om onze planning wat realistisch te houden. Hoe kleiner de taken hoe vlugger we eraan zullen starten, maar hoe beter we ook zullen kunnen inschatten hoe lang ze zullen duren.

De pomodoro helpt je je tijd beter in te schatten.

 

Maar we kunnen ook proberen systematisch te leren uit het verleden. Als we werken met pomodoro’s dan zullen we steeds beter leren in te schatten hoeveel we op 25 minuten kunnen realiseren. Naast het geconcentreerd leren werken is dit één van de grote voordelen van het werken met de pomodoro techniek.

Verzoen je er mee dat er toch altijd wel iets onverwachts gebeurt

 

We weten dat er elke dag onverwachte zaken zullen gebeuren. En als we daar inderdaad vanuit gaan, en er ook rekening mee houden door in onze agenda tijd te voorzien voor deze onverwachte gebeurtenissen, dan zal op het einde van onze werkdag onze planning veel beter zijn uitgekomen. Hoe doe je dat? Simpel, plan niet elke minuut van je agenda vol.

Structureer je individueel overleg

 

Als we zelf leiding geven, of veel medewerkers hebben, dan kunnen we proberen hun vragen op een gestructureerde manier in de week in te plannen. We verhinderen zo dat al hun vragen ons te pas en vooral te onpas zullen bereiken waardoor we steeds weer ons werk moeten onderbreken. Het is immers niet enkel het feit dat deze storingen ons uit onze focus halen, maar het is vooral het tijdverlies om te herfocussen dat ons dikwijls parten speelt. Als je op voorhand en goed met hen afgesproken tijd voor je medewerker inplant, en dan volgens onze BeterAnders workflow tussentijds goed bijhoudt wat je allemaal wenst te bespreken, dan verloopt dat allemaal heel efficiënt.

Promoveer ongestoord en planmatig werken organisatie breed

 

Onverwachte zaken uitsluiten en storingen vermijden is soms moeilijk om alleen te realiseren. Het werkt beter als we daar een organisatie breed thema van kunnen maken. Je zorgt er zo niet alleen voor dat je minder gestoord wordt of dat er minder onverwachte zaken je agenda doorkruisen, maar je zal ook meer begrip ervaren als je zelf de storingen van je afhoudt, of zelf werkblokken in je agenda inplant.

Belangrijk maar niet dringend

 

In ons boek “meer bereiken? Dan doe je het beter anders!” én op onze website beschrijven we uitgebreid de matrix van Eisenhower. Hoe meer we ons werk plannen, en hoe meer we op voorhand bezig zijn met onze belangrijke en niet dringende taken, hoe minder we zullen gestoord worden en hoe minder we ons moeten bezighouden met het blussen van brandjes. Want het zijn dikwijls net deze crisissen die zorgen dat onze planning doorkruist wordt.

 

Samengevat

 

Hoe zorgvuldig je ook dagelijkse je agenda inplant, onze eigen psyché en onze omgeving zorgen er elke dag weer voor dat onze planning niet zo goed uitkomt. Als je dat zelf beseft en enkele kleine maatregelen neemt, dan zal je ‘s avonds vaker met een tevreden gevoel naar huis vertrekken.

 

Heb jij hier ook ervaringen mee? Laat ze ons gerust weten.  We publiceren jouw reactie als aanvulling op dit artikel

 

 

 

[1] In een studie in 1994, vroeg men 37 psychologie studenten voor een inschatting hoe lang ze zouden werken aan hun eindthesis. Hun gemiddelde antwoord was 33.9 dagen. Ze gaven ook de geschatte tijd indien werkelijk alles wat enigszins kon misgaan ook zou mislopen, dat was 48.6 dagen. De gemiddelde effectieve duur dat het werk aan hun thesis uiteindelijk duurde was 55.5 dag. Slechts 30% van de ondervraagde studenten haalde het binnen de door hen geschatte tijd.

[2] Gödel, Escher, Bach: an Eternal Golden Braid (1979), werd in zeer vele talen vertaald en verkocht wereldwijd honderdduizenden exemplaren. Een boek van ruim 800 pagina’s, waarvan Hofstadter zelf ooit heeft gezegd dat 1/10 van de mensen die het boek gekocht hebben eraan zijn begonnen; 1/10 van hen die eraan zijn begonnen hebben het uitgelezen; en 1/10 van hen die het hebben uitgelezen, hebben het begrepen.

 

Geef een reactie



Uw naam:*
Onderwerp:*
Boodschap of vraag:*
E-mail:*