Stel niet uit tot seffens wat je nu kan doen.

Wat je nu doet, doe je beter.

Stel niet uit tot later wat je nu kan doen
Stel niet uit tot later wat je nu kan doen

Bij de start van een nieuwe week maken we altijd de beste plannen. Maar doorheen de ganse dag komt er veel bijkomends op ons af. Veel daarvan is maar storing en afleiding, maar met heel veel moeten we ook iets doen. En we hebben niet altijd de tijd om dat allemaal dadelijk te doen. We willen dat ook niet, want we zouden de hele tijd afgeleid zijn en met veel te veel tegelijk bezig. Maar je kan toch niet alles op lijstjes zetten? Wat is er nu wel of niet mis met zaken dadelijk te doen?

Het takenlijstje als fetish

 

het takenlijstje is nuttig maar mag geen fetisj worden
het takenlijstje is nuttig maar mag geen fetisj worden

In onze BeterAnders workflow  spreken we over onze lijstjes die we gebruiken om alles op het juiste moment tegen te komen. Een van deze lijstjes is ons takenlijstje. En dat staat dikwijls gewoon te vol. Met vele keien en kikkers, maar ook soms met heel vele gewoon triviale zaakjes. En als we dan eindelijk volgens onze prioriteiten aan die belangrijke taak toekomen dan stokt het al dikwijls na enkele minuten: we hebben net niet de juiste informatie, we weten niet meer precies wat ook alweer afgesproken en verwacht was. En dat is dan weer voldoende om die taak terug dicht te doen en naar een andere keer te verschuiven. Want we hebben nog taken genoeg, toch?

De twee minutenregel.

stel niet uit tot seffens wat je nu kan doen
stel niet uit tot seffens wat je nu kan doen

In de meeste timemanagementboeken hanteert men de regel die David Allen gebruikt in zijn boek ‘getting things done’. Alles wat minder dan twee minuutjes tijd kost, doe je dadelijk, de rest gaat naar je takenlijstje. Ook wij hanteren deze regel in onze workflow. Maar, er is een maar. De onderliggende gedacht is dat het meer tijd kost om sommige taken op je takenlijstje  te schrijven dan ze dadelijk te doen.

En met deze onderbouw is nu precies iets fout.

Verbazend hoeveel je kan doen in twee minuten

In de 120 seconden nadat een taak op je toekomt of nadat je een idee krijgt, krijg je geweldig veel gedaan. In veel minder tijd dan als je dat niet dadelijk doet. Je profiteert van het momentum, de informatie zit vers in je hoofd, je hoeft je gedachten niet te ordenen.

En toch verschuiven we te veel naar ons takenlijstje. We denken te lang na of iets de moeite is om nu te doen. Dat is de simpele reden. Maar van zodra we moeilijk verwarren met belangrijk wordt het lastiger.

Zolang iets immers niet belangrijk is en dus niet binnen onze prioriteiten past,  moeten we er niet te veel tijd aan geven. Hoe moeilijk ook, we kunnen het kort afhandelen. Het heeft geen zin dat uit te stellen.

Perfectionisme is de vijand van de 2 minuten regel

perfectionismePerfectionisme is niet enkel de vijand van goed, maar het is vooral de vijand van nu. Als je altijd zoekt naar de superbeste, volledige en, vooral, niet bekritiseerbare oplossing voor een taak of een probleem, dan zal je er moeilijker aan starten. En je zal er langer aan werken, en nadien nog eens heel lang reviewen en verbeteren. En daarvoor zijn 2 minuten inderdaad wat kort. Als je daarentegen veel van wat op je afkomt, gewoon even doet, zodat de opdrachtgever of vrager weer verder kan, dan spaar jij jezelf heel veel tijd. En je doet de andere een plezier.

 

Discipline helpt!

 

De wet van Parkinson is gekend in het timemanagement. Ze stelt dat het werk (van een taak) uitdijt naar de beschikbare tijd (om die taak te realiseren). Dat is bijvoorbeeld een reden dat vergaderingen meestal exact 1 of 2 uren duren en toch steeds vol gebabbeld raken. Zelden zie je een vergadering gepland voor 23 minuten. En zo gebeurt het ook met taken. Je plant een uurtje tijd voor iets in, en , kijk eens aan, de taak duurde net een uur…

Maar met de twee minutenregel (doe het nu) kan je de wet van Parkinson omdraaien. Je hebt maar 2 minuutjes, zorg ervoor dat je daarbinnen het probleem tackelt!

Dat vereist wel wat discipline. Om met alle aandacht enige tijd aan een probleem te werken, maar vooral de discipline om de taak af te werken en niet te laten uitdijen. Want dat is de allergrootste vijand van de twee minutenregel. Je werkt snel even iets af, maar dat brengt je bij dit en nadien bij dat. En eer je het weet is een half uur om.

Een blok mails lezen geeft veel 2-minuten kansen.

Dat is vooral gevaarlijk als je op teveel momenten in de dag je mails leest. Want dan is elke mail een storing én een uitnodiging tot verstrooiing. Vele mails kan je afhandelen binnen de 2 minuten. Maar de grote moeilijkheid is stoppen na die twee minuten.

Daarom bepleiten we in ons boek ‘Meer bereiken?’ zo fel de techniek om je mails in bulk te lezen. Bijvoorbeeld in werkblokken van 25 minuten, waarbij je snel en doelgericht de ene mail na de andere verwerkt volgens onze workflow. Een mail is in zo’n blok niets anders dan een taak. Probeer in zo’n werkblok je perfectionisme wat aan de kant te laten. Gebruik je eigen competitiviteit om in die werkblok zoveel mails als mogelijk af te werken. En schakel je wilskracht in om het daarbij te houden. Je zal merken dat er niet altijd veel voor je takenlijstje overblijft.

Enkele voorbeelden

Je krijgt een mail waar een moeilijk en wat langer antwoord op nodig is. Dat hoort op je takenlijstje. Maar je kan wel dadelijk een concept van antwoord aanmaken, en de belangrijkste ideeën kernachtig opschrijven. Je hebt ze nu wellicht toch klaar in je hoofd, schrijf ze even uit. Het spaart je straks vele minuten. En het zal straks voor momentum zorgen en zo de startweerstand om aan die lastige mail te starten flink doen afnemen.

Op vele vragen of kleinere taken kan je best heel snel een antwoord formuleren. Dat hoeft niet altijd volledig te zijn. Schrijf of doe wat je kort kan. Misschien is dat al voldoende voor de vrager.

Als je leidinggevende bent dan zijn er vele vragen of mails die je voor uitvoering wil delegeren of waarvoor je meer informatie nodig hebt. Delegeer deze onmiddellijk of vraag de bijkomende informatie onmiddellijk op. Dit mag nooit op je takenlijstje komen. Moeilijker taken die je moet delegeren, je moet er meer uitleg bij geven of je moet er samen een plan voor maken, die zet je dadelijk op je bespreken met lijstje. Maar alleszins niet op je takenlijst én weg uit je inbox.

Je wil een boek bestellen. Zorg voor de amazone app op je smartphone, een boek bestellen duurt dan minder dan een minuut.

Iemand vraagt je of je volgende week mee naar een bijscholing gaat. Beslis onmiddellijk. Ja of neen. ‘Ik zal er even over nadenken’ kost je enkel tijd en zorgt voor onrust in je hoofd. Beslis nu. Betrouw op je brein, meestal weet je het antwoord binnen de paar seconden. Belast jezelf niet met uitstel.

Je leest een boek en krijg een goed idee. Schrijf dat nu op. Je ziet een bijkomend idee voor een presentatie die je voorbereidt. Maak daar nu een notitie van. Straks weet je het niet meer, maar vooral, straks spaart deze gewoonte je gewoon veel tijd.

The now habit

Neil Fiore schreef er een gans boekje over. In ‘The now habit’ geeft hij tips om uitstelgedrag te overwinnen. Ik gebruik de now habit nog veel letterlijker. Alles wat ik nu kan doen, probeer ik ook heel competitief nu te doen. En, echt wel, het spaart me straks oeverloos veel tijd.the-now-habit

En meestal is deze now habit ook helemaal geen geïsoleerde actie. Heel dikwijls is het zo dat wat jij nu in twee minuten doet, jou straks een tienvoud van die minuten bespaart. Steeds op dezelfde manier: je bent beter voorbereid én zal straks makkelijker starten, je hebt het halve werk gedaan waardoor voor de uitwerking veel minder tijd nodig blijft.

The mindmap

Vele taken hebben wat structuur nodig om ze op te lossen. Het uitgangspunt is dat je dikwijls en vaak bliksemsnel in je hoofd die structuur van oplossing voor een binnenkomende taak hebt klaar zitten. De techniek van de mindmap is dan formidabel. Op enkele minuten maak je je hoofd leeg en heb je op papier vaak tot 90 procent van je probleem of taak uitgewerkt. Als je er dan straks op je takenlijstje aan toe komt, dan heb je het pad geëffend, zal je startweerstand verrassend laag zijn, en, vooral, zal je zien dat je soms tot een half uur tijd uitspaarde om dat probleem te tackelen.

Bewaar jouw versie van de werkelijkheid

Doorheen een dag hebben velen van ons aardig wat gesprekken en overlegmomenten. Verrassend veel van wat besproken of afgesproken werd, vergeten we dadelijk na dat gesprek. Het raakt gewoon nooit in ons lange termijn geheugen. En hoe meer we multitaskend en met dat druk druk druk gevoel door het leven rennen, hoe minder we zullen onthouden. Dat is niet enkel jammer, het is ook gevaarlijk. We vergeten onze visie en ons idee van wat gebeurde en doen het verder met de notities die iemand anders ervan maakte. Een gouden regel is dan ook om na elk gesprek of elk overleg heel kort enkele zaken te noteren. Feiten, maar vooral datgene wat jij van dat gesprek wil onthouden. Maak hier een gewoonte van. Deze korte termijn investering spaart je straks heel veel. Ook als je tijdens het overleg notities nam, blijft deze regel overeind. Maak in enkele minuten jouw samenvatting of formuleer jouw conclusies.

In OneNote denk je, in Outlook doe je

Degenen die onze workflow volgen zullen de goede samenwerking tussen OneNote en Outlook kennen. Tijdens een gesprek of meeting kan je in OneNote met één klik een taak aanmaken en naar jouw of  andermans takenlijstje sturen. Je hoeft zo geen tijd te reserveren na het overleg om nog eens na te gaan wat er nog allemaal moet gebeuren. Je deed het dadelijk! En dat zijn ‘now habits’ die echt life changing zijn.

Samengevat

We overladen onze takenlijstje soms wat teveel. Dat betekent niet dat we adviseren af te stappen van de 2-minuten regel, maar juist integendeel, doe meer  dadelijk. Want alles naar je takenlijst verslepen is soms ook een vorm van uitstelgedrag. En, zeker als je mails afwerkt in blokken, krijg je soms veel meer gedaan door alles dadelijk te doen.

En dus:

Doe het meer nu in plaats van op takenlijstjes te zetten! Maar besteed er veel minder tijd aan dan je normaal zou doen!

 

Heb jij jouw mening of interpretatie over de twee minuten regel? Laat het ons weten.

Geef een reactie



Uw naam:*
Onderwerp:*
Boodschap of vraag:*
E-mail:*