Orde brengen in je OneNote notities (supertip)

Zet OneNote naar jouw hand en geniet van zijn vele mogelijkheden

OneNote is een geweldig programma. Zo geweldig dat je er steeds meer naar toe stuurt. En dan gaat het overzicht soms weg.
Daarom bespreken we enkele manieren om dat overzicht een beetje te bewaren. Zo breng je orde in OneNote:

Notitieblokken of boeken

Indien je al het geluk hebt met Office 365 of met de een of andere SharePoint versie te kunnen werken, dan zal je snel verschillende notitieblokken hebben. In O365 maak je per gedeelde site makkelijk een gemeenschappelijk blok aan.

Maar ook als je op je eentje werkt moet je overwegen op verschillende blokken aan te maken. Je kan ze makkelijk sluiten en terug openen.

Gebruik sectie groepen en secties

In elke notitieblok maak je gemakkelijk secties aan. Maar overweeg ook een indeling in sectiegroepen. Dat maakt het overzicht wat beter. Je zal immers zien dat we nog veel op de oude manier in mappen en submappen willen plaatsen. Hoewel dat op zich met de huidige zoekfuncties niet meer nodig is, blijft het veel gedaan. En dan zijn die sectiegroepen een zegen. Je maakt een sectie of sectiegroep aan via het menu onder de rechter muis toets.

administratie’ is een sectiegroep die dichtgeklapt is, de sectiegroep ‘keuken’ is geopend

Zoals zo vaak is een klik op de rechter muis toets de moeite waard…

 

 

 

 

 

Combineer pagina’s via subpagina’s

Als je veel naar OneNote stuurt of veel notities maakte dan maak je al snel flink wat pagina’s aan. Daardoor moet je soms veel scrollen. Dikwijls krijgen we de vraag om de indeling van de pagina’s te wijzigen (naar datum of alfabetisch bijvoorbeeld), maar dit is in OneNote nog niet mogelijk. Je kan wel handmatig je pagina’s verslepen. Om het overzicht te bewaren kan je overwegen om sub pagina’s aan te maken. Je sleept daartoe de pagina gewoon een beetje naar rechts. Je zal zien dat ze daardoor een sub pagina van de bovenliggende pagina wordt. Deze laatste krijgt daarmee een inklapoptie. Dit kan heel handig zijn om bijvoorbeeld de notities van een bepaald jaar of maand samen te houden en in te klappen voor een beter overzicht.

 

 

 

Verwijs met linken en wiki pages naar andere notities

Soms kan het handig zijn om overzichtspagina’s te maken. Of zogenaamde verwijs of wiki pagina’s. Linken maak je via de rechtermuisknop. Je koppelt ofwel naar een andere pagina ofwel koppel je de bestaande pagina en plak je ze als een gelinkte verwijzing op een nieuwe bladzijde. Experimenteer maar even. We zetten hieronder enkele schermafbeeldingen.

Met de optie ‘koppeling.. of CTRL-K’ Link je het geselecteerde stuk tekst naar een andere pagina, notitie of sectie. Of naar eender welke URL op het internet. Of naar een bestand of map op jouw PC.

De optie ‘Koppeling kopieren naar alinea’ maakt een link aan van je geselecteerde tekst. Je kan deze nadien plakken in een andere pagina. Zeer handig als je een overzichtspagina voor een overleg of vergadering aanmaakt.

Een wiki page kan ja aanmaken door twee vierkante haken te typen [[ en daartussen typ je dan de naam van een bestaande of een nieuwe pagina. Je sluit af met twee ]]. OneNote verwijst dadelijk naar de bestaande pagina of maakt een nieuwe pagina aan met de door jou getypte naam.

 

Gebruik labels om zaken terug te vinden

In OneNote kan je labels (ook wel markeringen of tags genoemd) aanmaken.

De overzichtspagina van je labels. Je vindt ze onder het menu START. Let ook op de optie ‘alleen uitgeschakelde items weergeven’.

 

 

En je kan ze op overzichtsbladen samen bekijken.

OneNote voorziet zelf een aantal labels die je helpen projecten overzichtelijk te houden, maar je maakt gemakkelijk eender welk tag zelf bij aan. In onze BeterAnders workflow gebruiken wij ze vooral voor het bijhouden van BesprekenMet lijstjes of voor het doorheen de week of maand bijhouden van agendapunten voor overleg. Je gebruikt dan best aanvinkbare tags (met een aan vink hokje ervoor). In het labeloverzicht kan je dan de optie aanklikken om de afgevinkte labels al dan niet te zien. Degenen die graag met BesprekenMet lijstjes werken, zullen al snel niet meer zonder dit overzichtsblad en zonder de labels kunnen.

 

 

Gebruik eigen ‘labels’  in titel of tekst om zaken terug te vinden

Buiten het gebruik van gestructureerde labels moedigen we aan om in de titel van je pagina snel eigen labels of tags bij te typen. Het zal er straks voor zorgen dat je alles razendsnel terug vindt. Zeker voor hen die flink wat informatie in OneNote opslaan is dit een heel handige werkwijze. Ze veronderstelt bij de aanmaak van een pagina even wat discipline, maar geeft echt tienvoudige return bij het zoeken. De zoekfunctie geeft de resultaten terug in een bepaalde volgorde. Eerst deze van de titels, nadien van de inhoud van je notitie. Experimenteer en leer bij. Ook jij wordt zo stilaan aan expert in OneNote.

Samengevat: breng orde in OneNote

Als je OneNote echt wil doorgronden, dan zijn bovenstaande tips een hele hulp. Indien je er zelf niet goed aan uit kan, neem gerust contact met Elke of mij. We helpen je heel graag verder. Telefonisch of in een korte skype meeting kunnen we je wellicht snel op weg helpen. Kijk hier voor onze contactgegevens.

 

En jij, welke tips of trucs heb jij om OneNote nog meer bruikbaar te maken? Laat ze ons weten? Wij publiceren ze en helpen zo de collega’s weer wat verder.

Geef een reactie



Uw naam:*
Onderwerp:*
Boodschap of vraag:*
E-mail:*