Je werkdag dag na dag

Beheers zelf je dag eer iemand anders dat voor jou doet.

dagindelingOnze doelen bepalen is de basis om iets te bereiken. Als we geen doelen bepalen, zullen we niets bereiken. Tenzij misschien de doelen van anderen. Onze doelen neerschrijven, op regelmatige basis herlezen en herschrijven geeft nog een grotere kans op succes.

Eens we onze doelen kennen, kunnen we er taken aan koppelen. Taken die geen link hebben met onze doelen, doen we beter niet. De matrix van Eisenhower helpt om een keuze te maken van welke taken we doen. Een groot deel van hetgeen we doen moet zich  in het 2de kwadrant bevinden: de belangrijke, niet dringende zaken. In dit kwadrant werken we als brandweercommandant in plaats van continu brandjes te blussen door dringende zaken te doen. We bepalen er onze toekomst.

Iedere dag moeten we dus opnieuw keuzes maken wat we wel en wat we niet gaan doen. En dit gaat niet enkel over taken, maar ook over vergaderingen die we al dan niet zullen bijwonen. Maar eigenlijk gaat het over alles waar we onze tijd aan besteden.

Hoe pak je dat aan?

Wat we ’s morgens doen, doen we beter

Onderzoek toont aan dat we ’s morgens het meest productief zijn. Een groot deel van de zelfverklaarde avondmensen zijn in feite ook ochtendmensen, alleen beseffen ze het nog niet … Een bijkomend voordeel als je in de vroege ochtend werkt is dat anderen dan nog niet aan het werk zijn. Niemand dus om ons te storen. Optimale omstandigheden voor focus.  Daarom starten we ’s morgens met onze belangrijkste taken, we noemen dat zoals Stephen Covey dat deed ook onze keien. Sommige keien schuiven we voor ons uit. We denken dat we het niet gaan kunnen, de taak lijkt is te moeilijk of te groot … Dat zijn keien die kikkers zijn geworden en kikkers slik je best als eerste. Plan dit op voorhand in, leg je documenten er voor klaar. De meest succesvolle mensen doen hun belangrijkste taken ’s morgens. En dat is niet voor niets.. Ook al presteer je voor de rest van de dag niet veel meer, als je ’s morgens een paar belangrijke zaken hebt kunnen doen zal je dag geslaagd zijn. En je zal hoe dan ook tevreden naar huis gaan.

clean desk, clear mind

Je begint ’s morgens vol goede moed aan je keien, maar je bureau blijkt een rommeltje te zijn. Vergeet die focus dan maar, elk document dat in je zicht ligt, zal je afleiden. Focus kan maar als je een leeg hoofd hebt en een rommelig bureau helpt daar niet bij. Je moet nu aan je keien beginnen, dus nu is niet het moment om alle documenten te verwerken. Leg ze daarom voor nu even op een stapel uit je zicht en plan in wanneer je ze zal opruimen. Als het niet te veel is, kan het een goed idee zijn om dat onmiddellijk na het middag eten te doen. Na het eten hebben we meestal een dipje, dus een taak als opruimen is dan een goeie optie.

Als je bureau nog zo vol ligt dat een uurtje opruimen onvoldoende is, dan heb je enkele opties:

  • Je legt al je documenten uit het zicht en je neemt je voor elke dag 1 document op te ruimen. Je zorgt er voor dat er geen nieuwe rommel meer bij komt en je zal je stapels elke dag zien verminderen. Wellicht zal je immers de neiging hebben om toch meer dan 1 document per keer te verwerken.
  • Je plant een gans weekend of enkele rustige dagen in om dossier per dossier vast te pakken en op te ruimen. Saai, maar heel effectief.
  • Of, voor diegenen die er echt een puinhoop van maakten: leg al je documenten gewoon in je kast en ga er in zoeken als je iets nodig hebt. Je zal zien dat je dit waarschijnlijk niet vaak zal moeten doen en je begint hierdoor onmiddellijk met een volledig opgeruimde bureau.

Focus vinden om je keien te malen en je kikkers te slikken

We maken ons takenlijstje volgens de ABCDE methode van Brian Tracey. En iedere keer dat we aan onze taken beginnen, starten we met de A1 taak.

Maar of je nu aan kei, een kikker of een andere taak begint, aandacht en tijd zijn onontbeerlijk als we de taak tot een goed einde willen brengen. De kwaliteit van ons werk zal van beide factoren afhangen. Voorzie daarom in je agenda voldoende tijd om taken af te werken.

Ook al lijkt het niet altijd zo, je agenda beheer je zelf. Hou je dan ook baas over je agenda. Probeer zo maximaal mogelijk zelf je werkblokken te bepalen. Nog beter is als je op organisatieniveau afspraken kan maken over tijdstippen waarop er vergaderd kan worden en tijdstippen waarop medewerkers moeten kunnen werken.

Maar werkblokken alleen zijn niet voldoende. In deze werkblokken moeten de omstandigheden ook zo zijn dat je ongestoord kan werken. De pomodoro techniek kan je helpen om voor jezelf je focus te vinden. Je werkt 25 minuten en neemt dan 5 minuten pauze. Idealiter doe je dat 4 keer achter elkaar en je neemt een langere pauze. 25 minuten is lang genoeg om iets gedaan te krijgen maar ook kort genoeg om jezelf te overtuigen aan een taak te starten. Want binnen 25 minuten is er al 5 minuten pauze… Het nemen van de pauze mag je zeker niet overslaan. Strek je benen even, haal een koffie, … Tijdens deze 5 minuten zal je diffuus brein aan de slag gaan. Onbewust zal je brein op zoek gaan naar oplossingen en linken voor problemen die je tijdens de afgelopen 25 minuten misschien niet opgelost kreeg.

Vergaderen en nog eens vergaderen

plan je dag én je vergaderingen

plan je dag én je vergaderingen

Velen denken dat ze gedoemd zijn om te vergaderen. Plan al dit overleg maximaal achter elkaar, zodat je ook je werktijd in een blok achter elkaar kan plannen. Vaak duren vergaderingen standaard een uur. Durf in de plaats hiervan ook eens een kwartier of 40 minuten in te plannen. De wet van parkinson werkt immers ook bij vergaderingen: een taak heeft de neiging zich uit te breiden tot de beschikbare tijd is opgebruikt… Hoe korter de voorziene tijd, hoe sneller worden de punten afgewerkt.

Zorg dat je dag niet onmiddellijk met een overleg start. Probeer tenminste wat ‘te vroeg’ aanwezig zijn. Je moet eerst een kei kunnen malen of een kikker kunnen slikken. Als je dag onmiddellijk start met een vergadering, kan je het gevoel hebben dat je nog niets nuttigs deed. En dat gevoel is nefast voor de rest van je werkdag. Niet al onze vergaderingen blijken altijd even nuttig te zijn. Als je dan je dag toch al met iets belangrijks startte, is het minder erg als je je tijd nadien verdeed met een vergadering die niet heel efficiënt was.

 

 

Beter is natuurlijk om er mee voor te zorgen dat vergaderingen zo efficiënt mogelijk verlopen. Hiervoor zijn vele tips te geven. We sommen er enkele op:

  • Start een vergadering stipt en eindig te vroeg. Deelnemers moeten ook weer tijdig op een volgend overleg kunnen raken.
  • Maak je agenda in de vorm van een power request (met aanduiding van een verantwoordelijke voor het agendapunt, de geplande duur, een toelichting en een voorstel van oplossing) zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden.
  • Verstuur onmiddellijk na de vergadering de meeting minutes met concrete acties: wie doet wat tegen wanneer?
  • Ban telefoons uit de vergadering
  • De voorzitter speelt zijn rol en laat alle deelnemers aan het woord, ook en zeker de stilleren onder ons.
  • De voorzitter bewaakt de timing.

Mails lees je in bulk en maximaal 3 keer per dag

’s Morgens begin je met je keien, je belangrijkste zaken. en dat is niet je mails lezen! Wanneer lees je die dan wel? Tijdens 1 blok in de voormiddag en 1 in de namiddag. Eventueel voeg je er een 3de blok aan toe. Hou je steeds goed voor ogen dat mails dikwijls taken van anderen zijn!

Begin zeker je dag niet met het lezen van mails, het zal snel halverwege de middag zijn voor je het weet en je zal je afvragen wat je nu eigenlijk gedaan hebt.

De beste storing is deze die je niet ziet. Gebruik volgende hulpmiddelen om je neiging om mails te lezen in de kiem te smoren:

  • Zet alle geluiden of visuele meldingen van nieuwe mail uit
  • Start je e-mailprogramma niet in je inbox, maar in je takenscherm
  • Werk offline zodat er geen nieuwe mails kunnen binnen komen

Heb je toch angst om mails van je chef of andere belangrijke mensen te laat te lezen? Stel een regel in voor deze mails en laat je verwittigen met een geluid dat je onmogelijk kan missen.

Zuurstof voor je hersenen

Gebruik je middagpauze om te eten en een luchtje te scheppen. Ook nu zal je diffuus denken aan de slag gaan. De zuurstof die je krijgt, zal je vernieuwde energie geven om je middag te starten. Onderzoek toont aan dat we ’s middags meestal een dipje hebben. Hou hier rekening mee, plan geen al te zware taken net na de middag. Teksten lezen, je bureau opruimen, een blok mails lezen, … zijn prima zaken om net na de middag te doen. Maar ook hier: als je een blok mails leest, zorg er dan voor dat je er tijdig mee stopt. Werk bijvoorbeeld met 1 pomodoro voor je mails, maar verhinder dat je er de hele middag mee bezig bent. Als je mails in blok afwerkt, werk er dan zoveel als mogelijk dadelijk helemaal af. Doe het dadelijk, maar besteed er minder tijd aan. Je takenlijstje zal er wel bij varen.

 

Tackle je sirenes en het geroezemoes in je hoofd

Doorheen heel de dag worden we gestoord. Niet enkel door onze eigen kopzorgen. Ook door collega’s die ons allemaal dringend lijken nodig te hebben. Hoe ga je hier mee om?

  • Los het geroezemoes in je hoofd op.
    • Je had ruzie met je partner, je zoon vergat zijn boterhammetjes, de hond is ziek en je moet een afspraak bij de dierenarts maken, … Los deze problemen eerst op. Doe je dat niet, zal het voor de rest van de dag in je hoofd zitten en je focus vinden zal een quasi onbegonnen zaak zijn. Met dubbele frustratie tot gevolg: je probleem dat je had is nog altijd niet opgelost en je hebt ook nog eens ondermaats gepresteerd op je werk.
    • Alles aan taken of to do’s die door je hoofd flitsen werk je op een snelle manier weg door ze op je lijstjes te zetten. Het uit je hoofd halen en naar je lijstjes brengen, is de manier om gefocust te kunnen blijven. Je kan dat op verschillende manieren doen: mailtje naar jezelf sturen, vlug aan je takenlijst toevoegen, … Als je er maar gerust in bent dat je het straks zal tegen komen en het niet zal kunnen vergeten. In de BeterAnders workflow vindt je hier vele tips voor.
  • Vind een manier om met je sirenes om te gaan

Collega’s met hun onsterfelijke ‘heb je 1 minuutje’ durven ons wel eens uit onze focus te halen. En je kan niet altijd nee zeggen, want misschien heb jij straks je collega ook nodig. En iemand helpen maakt ons gelukkiger en daardoor productiever. Maar toch willen we zo nu en dan ook gewoon niet gestoord worden. Maak daarom afspraken met je collega’s wanneer je wel en wanneer liefst niet gestoord wordt. Sluit je deur om aan te geven dat je niet gestoord wil worden. Indien mogelijk verhuis je naar een lokaal waar je echt een tijd ongestoord kan werken.

Vrijdag dient om terug te kijken en verder te kijken

De hele week hebben we met onze lijstjes gewerkt. Op vrijdag moet er tijd zijn om deze te evalueren:

  • Wat wilden we doen en deden we niet? Wat moeten we hier nog van doen?
  • Kloppen de prioriteiten op ons takenlijstje nog?
  • Wat vroegen we aan collega’s en staat op ons opvolglijstje, maar werd nog niet opgepakt? Is het al nodig om een herinneringsmailtje te sturen?
  • Hebben we de komende weken nog voldoende werkblokken in onze agenda gepland om al onze taken gepland te krijgen?
  • Hebben er zich kikkers gevormd tussen onze keien? Plan ze onmiddellijk voor de maandagochtend in.

Als je vrijdag naar huis gaat, heeft je review er voor gezorgd dat je hoofd terug leeg is en dat je zorgeloos in weekend kan gaan!

 

En niet te vergeten …

Durf ook eens een moment in te plannen om met je benen op tafel te gaan liggen, visie te ontwikkelen of een opleiding te volgen. Persoonlijke ontwikkeling.  Velen onder ons hebben zo veel taken dat je makkelijk zou kunnen zeggen daar nooit tijd voor te hebben. Maar juist het nadenken over wat je in de toekomst wil bereiken, kan energie geven om die bestaande taken aan te pakken. Ook het volgen van opleidingen helpt hierin, omdat je nieuwe inzichten krijgt. Ook al pik je in elke opleiding maar 1 zaak op die je verder helpt, is een opleiding nuttig geweest.

 

Als jij CEO van je eigen leven wil blijven, dan moet je beginnen met je eigen dag in te plannen. Niet elk moment van de dag is voor alles geschikt, maar met wat proberen en zoeken vind ook jij zeker een goed schema.