De matrix van Eisenhower praktisch vertaald.

De weg bergop naar de belangrijke niet dringende zaken.

De waan van de dag is altijd heel sterk. Iedereen en alles trekt aan onze mouw. En alsof dat nog niet genoeg is, komen er de ganse dag door allerlei niet verwachte zaken en crisisjes doorheen. En dan hol je maar van het ene naar het andere. Mocht dat kunnen, je zou naar twee plaatsen tegelijk lopen. Maar verwar druk zijn nooit met productiviteit. En al zeker niet met succes. De belangrijke niet dringende zaken in de matrix van Eisenhower bieden meer kans op dat succes.
Hoe kan je uit deze drukte-cirkel breken?

de matrix van Eisenhower: de weg bergop
Sommige zaken kosten energie

De matrix van Eisenhower

matrix vaneisenhower
De matrix van Eisenhower

De matrix van Eisenhower  beschrijft al onze taken op de twee assen belangrijk en dringend. Het is een snelle methode om onze activiteiten in te delen. Het eerste kwadrant, belangrijke en dringende zaken, slorpt veel van onze tijd op. Het zijn alle onverwachte zaken die dringend zijn, dit wil dikwijls zeggen, die anderen dringend vinden. Ook crisissen en misse deadlines zorgen voor kwadrant 1 activiteiten. Een crisis is iets wat nog niet dringend was toen je het uitstelde, zo gaat een gezegde.

De helft van je job is nadenken

Deze stelling van Dick Cross is geldig voor leidinggevenden en allerlei soort kenniswerkers. Hoe hoger in de organisatie, hoe meer ze geldt. Nadenken is een bij uitstek kwadrant II activiteit. Zeer belangrijk, maar niet dringend.

Waarom hameren we nu zo erg op deze niet dringende belangrijke zaken? Manfred Kets De Vries zegt in zijn boek ‘leiderschap ontraadseld’ dat “naar schatting slechts 10 procent van de bestuurders zichzelf juist inschat. Bij degenen die dat niet doen, is het aantal bestuurders dat zichzelf overschat bijna tweemaal zo groot dan het aantal dat zich onderschat. In feite denkt 70 procent van de bestuurders dat ze tot de top 25 procent van hun beroepsgroep horen!” We begrijpen dat Dick Cross dan zegt dat nadenken over de organisatie én over de eigen houding een belangrijke taak van elke leidinggevende is.
Maar er zijn meerdere redenen.

Vandaag start jouw toekomst

Wat of wanneer die toekomst ook moge zijn. Hij start vandaag. En dan heb je de keuze, je bepaalt zelf wat die toekomst inhoudt, of je laat dat over aan anderen. Want vergis je hierin echt niet: iedereen staat klaar om jouw tijd en jouw talenten te gebruiken. Voor hun doelen. Meestal zijn die doelen zelfs heel eerbaar en valide, dat is niet het probleem, maar het zijn niet persé jouw doelen. En dat is wel het probleem. De toekomst nu bepalen doe je door na te denken, je visie en missie neer te schrijven, de dagelijkse drukte te aligneren op je doelen, kortom, door plannen te maken. Je laat er ook de waan van de dag even mee achter je, en zo ontsnap je uit de cirkel van druk druk druk.

Blinde vlekken

johariJe toekomst gaat niet enkel over wat je doet, het is ook het hoe. We verwezen al naar Kets De Vries. Het Johari-venster leidt je naar je blinde vlekken. Dat is het gedeelte van jouw persoonlijkheid waar je zelf wat weinig inzicht in hebt. Anderen kennen die informatie soms beter dan jijzelf. Maar hoe dan ook, de toekomst plannen is ook proberen die blinde vlekken in te vullen. Zij zorgen immers zonder dat je dat zelf weet voor veel miserie. Bij jezelf en in je omgeving. Sommig uitstelgedrag kent er zijn oorsprong, vele kikkers die je voor je uit laat springen worden er geboren. Maar als leider bepalen ze ook nogal eens je houding tegenover medewerkers, bij het delegeren bijvoorbeeld. Nadenken over die blinde vlekken, leren uit je fouten, terugkijken naar wat werkte of niet werkte, is weer zo’n typisch kwadrant II activiteit.

De brandweerman

De kwadrant I activiteiten, de belangrijke en dringende zaken, zuigen meestal de tijd voor het nadenken weg. De brandweerman leeft van en voor het blussen van brandjes. Het is zijn reden van bestaan. In onze situatie zijn de kleine crisissen en de zaken die dringend werden doordat we ze eerder uitstelden onze brandjes. En die blussen we met overtuiging. Sedert de uitvinding van de e-mail is het openen en heropenen van de vele dagelijkse mails hier bij gekomen. En dit zijn ook dikwijls brandjes. En dit telt nogal door. Want we willen het dringende van de ander nogal eens verwarren met het belangrijke voor ons.

De mail als verdoken takenleverancier.

dp-new-mailWe zouden niet zonder onze mail kunnen werken. Dagelijks krijgen we er veel informatie door. En dat is goed. Maar de mail structureert steeds meer onze dag. En zo wordt hij leidend. En dat is niet goed.

Onze mailbox staat vol met taken. Van anderen. Kan je snel dit, en doe je voor mij dat? Weet je dit en waarom gebeurt dat? Leg je me uit hoe en maak je even tijd voor waarom. Je herkent ze vast wel. Heel vermomd, in alle vriendelijkheid, maar wel steeds werk. En dus een vraag naar tijd. Die van jou.

Zolang al deze taakjes en tijdsbesteding jou niet afhouden van jouw belangrijke doelen en keien, is er nog niets aan de hand. Maar dat moet jij wel geweldig goed bewaken. Want anders worden deze keien, zonder dat je dat goed besefte, kikkers.

Structureren of geleefd worden

We hebben door eigen ervaring geleerd dat je een en ander maar kan overleven door zelf actief te structureren. En ook dit is weer een kwadrant II activiteit. Haast nooit dringend, haast steeds belangrijk. Structureer je samenwerking met medewerkers in wekelijkse opvolggesprekken. Noteer op je BesprekenMet Lijstje alles wat je wil bespreken met je chef, en zoek naar vaste overlegmomenten. Zorg dat de meetings die jij aanstuurt verlopen volgens een goede agenda en dat er dadelijk meeting minutes met heel concrete en tijdsgebonden afspraken volgen. Vraag op meetings die jij volgt naar concrete afspraken. En maak desnoods zelf jouw eigen notities ervan.

De natuurlijke weg van kwadrant II naar kwadrant I

Het lijkt wel een afdaling, zo snel gaat het soms. Je voornemen om brandweercommandant te zijn, en de realiteit van elke dag, brandjes blussen. Waarom is dat toch maar?

We zijn geneigd dat op anderen te steken. Alle storingen en vragen. En iedereen die ons steeds maar nodig heeft. En de organisatie die maar steeds meer wil. En zo maar steeds weer hun doelen forceren en die van onszelf naar achter duwen.

Maar dit is een heel reactieve uitleg. Een slechte planning en voorbereiding, en onze eigen neiging om minder belangrijke zaken te doen in plaats van de belangrijke is een actievere en betere uitleg. Ons eigen gebrek aan wilskracht en onze eigen neiging tot uitstellen plaveien elke dag opnieuw de weg voor de dringend geworden of dringend gemaakte dag invulling.

De weg bergop van kwadrant I naar kwadrant II

Inzicht in je zelf en inzicht in dit reactieve verloop naar de dagelijkse waan van de urgentie is natuurlijk stap één op het pad naar verbetering. Je las het artikel al tot hier, wellicht ben je dan zover. Vanuit dit inzicht naar een meer proactieve methode gaan, is de tweede stap.

Plan om te beginnen je agenda niet vol van de maandag tot de vrijdag met allerlei overleg.

Voorzie tijd in je agenda voor kwadrant II activiteiten. Minstens drie maal in de week een uur. Puur om na te denken en te reflecteren. Over jouw toekomst, die van je organisatie en je omgeving. Maar ook over jezelf en over de vele domeinen waarin jij rollen opneemt.

Laat plaats voor de onvoorspelbare zaken, ze komen er toch, wees gerust. Wellicht heb je daar zelf al wel enige kijk op. Je klanten, medewerkers, collega’s of chefs. Wanneer storen zij jou het vaakst? Probeer dat zoveel als mogelijk te structureren, maar berust er in dat je dat nooit voor de volle honderd procent kan. En hou er dus tijd voor over. Anders nemen deze onverwachte dringende zaken geheid de tijd in die je had gereserveerd om je werk te plannen en te organiseren. Om dossiers te schrijven of je andere keien te doen.

Besluit

Belangrijke maar niet dringende zaken, we noemen ze kwadrant II activiteiten in de matrix van Eisenhouwer, moeten plaats krijgen in onze drukke werkschema’s. Plan er tijd voor in, zo blijf jij de CEO van je eigen leven.

 

In deze link vind je een opsomming van typische kwadrant II activiteiten. Kan jij ze aanvullen? Laat het ons horen! Wij vervolledigen zo onze schema’s.

 

Geef een reactie



Uw naam:*
Onderwerp:*
Boodschap of vraag:*
E-mail:*