Nuttige tijd bijmaken door jezelf en anderen te structureren

Hoe vind je meer nuttige tijd?

De twee vorige artikels in onze serie over prioriteren gingen over taken niet doen en taken aan anderen delegeren. Voor we deze reeks afsluiten met het eindartikel dat over het zetten van de eigenlijke prioriteiten gaat, willen we eerst nog even kijken of er toch geen nuttige tijd bij te maken is. Een dag telt maar 24 uren. We moeten van deze uren zoveel mogelijk nuttige tijd overhouden om die zaken te doen die waarde toevoegen aan ons leven.

Delegeren, zo schreven we vorige keer, is één manier om meer nuttige tijd over te houden. Structureren van je activiteiten is de tweede manier.

Brandweercommandant

door crissisen te voorkomen tijd bijmaken

een crisis verstoort je flow

Onze planning wordt regelmatig onderbroken door onverwachte zaken. Dit zijn dikwijls crisisjes. Deze vallen soms gewoon uit de lucht, en dan kan je er weinig anders aan doen dan er tijd voor vrij te maken. Maar even dikwijls zijn het terugkerende zaken die telkens weer als een brandje opduiken en jouw waardevolle tijd innemen. Probeer bij de eerstvolgende zulke crisis eens de helm van brandweercommandant op te zetten en stel jezelf de vraag ‘wat moet ik nu doen zodat deze crisis, dit brandje, nooit meer voorkomt?’ Op die manier bewaar jij je tijd voor nuttiger zaken dan terugkerende brandjes te blussen.

Gesprekken structureren

Doorheen de dag en de week springen medewerkers bij jou binnen met allerlei kleine, al dan niet dringende vraagjes. En jij krijgt doorheen de dag allerlei invallen, boodschappen, taken of informatie die jij met je medewerkers, collega’s of chef moet bespreken. Als je daar allemaal hier en nu op ingaat, dan word jij de hele tijd gestoord in jouw werk of haal jij jouw medewerkers uit hun focus. In plaats van dat allemaal hier en nu te doen kan je veel van deze zaken beter structureren in regelmatig kort en in de agenda’s ingepland overleg. Om alles wat je dan moet bespreken uit je hoofd te krijgen zet je dit op je ‘BesprekenMet’ lijstje in OneNote of in het systeem dat jij daarvoor gebruikt. Als het overleg doorgaat hoef je dan enkel dit lijstje af te werken. Op de website gaven we vroeger hiervoor al de nodige stappen aan.

Lees je mails zoals je elke andere taak doet

meer nuttige tijd maken door slimmer te werken

slimmer werken

Dat wil zeggen dat je mails niet de ganse dag door leest, maar wel slechts enkele keren per dag gedurende een ganse werkblok, bijvoorbeeld 1 of 2 pomodoro’s van elk 25 min. Je doet elke mail eenmaal open en verwerkt hem in je systeem. Oefen voor elke mail weer je now habit, indien je de mail op enkele minuutjes kan afwerken, doe dat dan dadelijk, anders gaat hij naar je takenlijst. Probeer hierbij dan steeds de eerste indrukken die je kreeg tijdens het lezen van het mailbericht neer te schrijven in de taak. Je bespaart straks zo veel tijd als je de taak gaat doen.

Zorg voor meer me-time

Voorzie gedurende de ganse week voldoende werkblokken in je agenda zodat je geconcentreerd en lang genoeg aan een taak kan werken. Zo word je het minst afgeleid door allerlei storingen en raak je makkelijker in een flow. Denk bij het inroosteren van werkblokken aan volgende twee principes. In de eerste plaats: focus, morning is golden. De ochtenduren zijn voor de meesten onder ons de meest waardevolle uren om moeilijk en belangrijke zaken te doen. Een tweede principe is de wet van Parkinson (elke taak heeft de neiging zich in de beschikbare tijd te nestelen). Indien je deze wet in jouw voordeel gebruikt en relatief weinig tijd voorziet voor elke taak, dan kan je op korte tijd veel gedaan krijgen.

Creëer meer we-time door vergaderingen en aanwezigheid te structureren

Spreek in je organisatie af dat gestructureerde overlegmomenten op dezelfde momenten gebeuren (de briefing van de directeurs en de briefing van de managers, de teamvergaderingen van elke manager, …) Je creëert zo meer we-time, dit is de gezamenlijke tijd dat leidinggevenden beschikbaar zijn voor ad hoc overleg. Misschien kan je ook afspraken maken voor de spreiding van het verlof. Voorbeeld de eerste week van juli en de laatste week van augustus neemt niemand van de leidinggevenden verlof, de eerste week van de Paasvakantie is iedereen aanwezig. Je maakt zo jaarlijks gemakkelijk verscheidene weken bij dat er voldoende aanwezigheid is voor overleg.

 

Heb jij nog ideeën om meer nuttige tijd op een werkdag te maken? Laat ze ons weten, wij voegen ze toe aan het artikel.