Geen tijd voor alles? Wel tijd voor het Belangrijkste!

Bepaal je prioriteiten. Je kan nu eenmaal niet alles doen.

 

Bepaal je prioritieiten

Bepaal je prioriteiten

Prioriteiten stellen. In de vorige drie artikels probeerden we nuttige tijd te winnen. Zaken niet doen, delegeren, of zodanig structureren dat er zo weinig mogelijk tijd  aan verloren gaat. Als je alle suggesties volgt, dan rest er je zeker voldoende tijd voor je echt belangrijke zaken, die zaken die extra waarde aan je leven toevoegen.

Maar dan blijft de vraag: hoe bepaal je wat belangrijk is en hoe pak je dat dan verder aan?

Dat is het thema van dit vierde artikel in onze reeks ‘stel je prioriteiten’.

Vele auteurs schrijven over prioriteiten stellen. Volgens Van Dale (1984) betekent prioriteren ‘aangeven wat het belangrijkst is en dus het eerst moet gebeuren’. En het is echt belangrijk dat je beslist wat belangrijk is.

We overlopen enkele gekende theorieën, en blijven dan langer stilstaan bij de theorie van Brian Tracy zoals we deze in onze BeterAnders workflow volgen.

De 10 punten methode van Napoleon Hill

 

Napoleon Hill schrijft in vele van zijn boeken over het stellen van prioriteiten. Indien je op een bepaald moment het overzicht kwijt bent, zo schrijft Hill, neem dan een blad papier en schrijf daarop 10 taken die je nog moet doen. Sorteer deze taken naar volgorde van belangrijkheid en start NU met de eerste. Werk daaraan verder tot je ze afwerkte. (Napoleon Hill schreef zijn meest gekende werk in het interbellum, sommige problemen zijn universeel, zo blijkt …)

De 6 taken oplossing van Ivy Lee

Ivy Lee werd als consultant ingehuurd door de Bethlehem Steel Company, ooit Amerika’s grootste staalimperium. Charles Schwab was toenmalig CEO van Bethlehem Steel en huurde Lee in omdat zijn management wat op zwalpen stond en de deadlines niet meer behaalde. In de overeenkomst die ze maakten stond dat Schwab als ereloon aan Lee zoveel zou betalen als het advies wat deze laatste zou geven volgens hem waard was. Het advies dat Ivy Lee aan het management gaf, was kort en krachtig: schrijf de zes belangrijkste zaken op die je moet doen. Sorteer ze in volgorde van belangrijkheid. Start met het eerste en werk dit af. Ga dan naar het tweede en werk dit af. Doe zo verder . Elke dag maak je een nieuwe lijst en je begint deze met datgene wat overbleef van de vorige dag. Lee kreeg in de beginjaren van de vorige eeuw 25 000 dollar voor zijn advies!

De 1 and only methode van Robin Sharma

 

Robin Sharma was jarenlang een strafzaak pleiter. Hij liep weg van een bloeiende juridische carrière uit onvrede met zijn toenmalig leven en gaf in eigen beheer ‘a monk who sold his ferrari’ uit. Het boek bevatte vele zaken uit de westerse en oosterse spiritualiteit en werd een internationale bestseller. Sedertdien schrijft Sharma boeken en spreekt overal ter wereld erover.

Eén van zijn gekende technieken om iets te bereiken in het leven is het volgende heel eenregelige en simpele advies: bepaal die ene zaak die boven alles waarde voor jou of je chef geeft en werk daaraan tot ze af is.

 

De ABC methode van Brian Tracy

Prioriteiten stellen met de ABCDE methode van Brian Tracy

Prioriteiten stellen met de ABCDE methode van Brian Tracy

Brian Tracy schreef verschillende boeken over meer bereiken. In elk daarvan neemt zijn methode van prioriteren een belangrijke plaats in. Hij noemt ze de ABCDE methode. Over de E van elimineren en de D van delegeren hadden we het de voorbije weken.

Nu rest ons datgene wat wij echt zelf moeten doen. Hoe bepalen we wat belangrijk is.

A-taken zijn het belangrijkst, ze brengen veel waarde toe. We moeten ze doen en we moeten ze eerder snel doen. Als wij ze niet doen of te lang uitstellen, dan krijgen we miserie met onze chefs. Als we veel A-taken hebben dan sorteren we ze verder als A1, A2 enzoverder.

B-taken moeten wij ook zelf doen, maar ze zijn minder belangrijk dan de A-taken. Er is meer tijd, als we ze wat uitstellen is het geen ramp. Niemand ligt er echt wakker van. Meerdere B-taken rangschikken we als B1, B2, … . Tenslotte onze C-taken. We noemen deze groep ook wel eens de ooit/misschien groep. We zouden ze wel willen doen als we eens wat meer tijd hadden. Maar niemand zal protesteren als we ze niet doen of maar pas na enige tijd.

Wat is belangrijk en wat niet?

 

De matrix van Eisenhower verdeelt alles op twee assen belangrijk en dringend. In het tweede kwadrant vinden we onze belangrijke niet dringende taken. Hoe hoger in een organisatie, des te meer moeten we werken in dit kwadrant. We publiceerden eerder een opsomming van kwadrant II activiteiten (je kan ze nog steeds downloaden vanop onze homepagina). Rest ons de vraag wat is belangrijk en wat is minder belangrijk?

De Pareto-analyse of de 80/20 regel

 

Een manier om te onderscheiden wat belangrijk is om eerst te doen is een Pareto analyse. Welke taak levert ons 80 procent van onze waarde op terwijl we er maar 20 procent van onze tijd moeten aan besteden? Elke handelaar en elke ondernemer kent deze regel.

Prioriteiten stellen met de 80/20 regel

Prioriteiten stellen met de 80/20 regel

We kunnen hem in elke situatie toepassen. Haast universeel past de truc: 80 procent van de waarde gebeurt door 20 procent van de tijd, goederen, middelen, inspanningen..

 

De impactmatrix.

 

Van hetzelfde een ander pak. Bepaal met welke inzet je maximale waarde krijgt. We onderscheiden  minimale inspanning, hoge waarde (de Quick wins of laaghangend fruit) en maximale inspanning  met hoge waarde als de twee die ons op weg kunnen helpen. Alles wat slechts minieme waarde geeft, hoe veel of weinig ook de input, laten we beter aan de kant. Op internet zijn er talloze afbeeldingen te vinden in vier tot wel 25 vakken.

De mening van je chef

 

Wat je chef als prioriteit ziet is normaal ook belangrijk. Je geeft er best veel of snel je aandacht aan. Indien je het niet eens bent met je chef, dan bespreek je dat best. Zomaar andere prioriteiten stellen kan nogal fout overkomen.

Je chef kan letterlijk of eerder overdrachtelijk zijn. We bedoelen gewoon dat wat belangrijke personen in je leven graag hebben dat jij doet, vanzelfsprekend enige mate van prioriteit moet krijgen. Onderschat het belang van deze uitspraak niet! Mensen die verslaafd zijn aan hun werk of aan de macht die ermee gepaard gaat, verwaarlozen daardoor wel eens datgene wat anderen in hun leven belangrijk vinden. Zij blijven dan verweesd achter als die andere plots voor iemand anders kiest.

De doelen in je leven

 

We schreven al verschillende blogs over het belang van doelen stellen in je leven. Wil je iets bereiken, dan formuleer je dat in een doel en dat doel zet je om in een plan. Jouw eigen doelen moeten uiteraard de lead nemen in je prioriteiten. Niet datgene wat anderen jou willen laten doen (pas op met vele mails, zij zijn verdoken takenleverancier!) maar wel wat je zelf wil bereiken. Wat jij wil bereiken, dat zijn haast per definitie A-taken!

Prioriteiten stellen vertrekt vanuit je doelen

Prioriteiten stellen vertrekt vanuit je doelen

Professioneel zal ook het beleidsplan van je organisatie of dienst een flink aantal A-taken leveren.  Maar vergeet ook je persoonlijke professionele doelen niet. Ook zij verdienen eerste rangs aandacht.

 

Besluit

 

Nadat je alles wat je niet gaat doen en alles wat je kan delegeren van je lijstje wegdeed, sorteer je alles wat je zelf moet doen in volgorde van belangrijkheid. Hiervoor zijn verschillende snelmethoden. Een meer gestructureerde methode is de ABC methode van Brian Tracy. Je ordent alles in heel belangrijk, minder belangrijk en ooit/misschien. Er zijn verschillende bronnen en technieken om je te helpen beslissen wat prioriteit A1 is en aldus als absoluut eerste kei van de dag vermalen moet worden.

 

Succes!

 

Gebruikte bronnen:
Napoleon Hill, the law of success, 1928
Brian Tracy, eet de kikker, 2001
Robin Sharma, the monk who sold his Ferrari, 1997
Van Dale, woordenboek der Nederlandse taal, 1984