De rook rond je hoofd doen verdwijnen

Als de drukte je overmeestert: de rook rond je hoofd doen verdwijnen[1]

Herken je het gevoel? Je doet van alles, maar toch niks. Je doet zeventien zaken tegelijk, maar werkt niks af. Je hoofd tolt van de vele zaken die je invallen, die je had moeten doen, die je had willen doen. En dat blijft maar duren. Je wordt er nerveus en gestresseerd van.

Iets dergelijks overkomt ons nogal eens na een verlof of gewoon op een moment dat we een tijd te druk bezig waren en we gewoon even het noorden kwijt raakten.

En dan is het tijd voor een nieuwe start.

De rook rond je hoofd doen verdwijnen

De rook rond je hoofd doen verdwijnen

Overweldigd dus, zo voelen we ons. Na ons verlof, na een ontzettend drukke periode, na een periode waar je focus noodzakelijkerwijze op een belangrijk werk was gericht waardoor al de rest achterop liep. Na een periode dat je gewoonweg niet efficiënt werkte en je mailbox meer dan ooit tevoren uitpuilt. Onze normale review werkt dan even niet. (zie ondermeer ook hier en hier voor enkele artikels over de review van je systeem)

In de plaats van blijven rond te lopen als een kip zonder kop: tijd voor een time-out en nadien een herstart in een fris systeem.

Een leeg hoofd is er twee waard.

Focus en aandacht zijn maar mogelijk als je niet de hele tijd afgeleid wordt door allerlei prikkels uit de buitenwereld of je eigen hoofd. Prikkels vanuit de buitenwereld schakel je gemakkelijk uit door je e-mailprogramma af te sluiten en door de deur van je kantoor dicht te doen. Het geroezemoes vanuit je eigen hoofd stopzetten is een ander paar mouwen.

Doe een minddump

Je hoofd leegmaken doe je in eerste instantie letterlijk door al je gedachten neer te schijven.
Dat gaat het best met een mindmap. Zoals in het onderstaande voorbeeld schrijf je alles op wat in je hoofd rond tolt. Al je taken, al je plannen, al je zorgen, al je doelen, kortom alles wat er op dat ogenblik door je hoofd schiet.

Zo een mindmap maken heeft verschillende voordelen. Het maken gaat snel, het dwingt je tot een redelijk niveau van concreetheid, het is overzichtelijk en, vooral, je legt je brein ermee in de luren. Je brein houdt alle losse eindjes zelf dwangmatig vast. Dat is de reden dat je hoofd zo overweldigd voelt. Maar vanaf het ogenblik dat je het neerschreef gaat je brein in safe modus en beschouwt het de zaken als ‘onder controle’. En vanaf dan herwin jij je rust en kan je terug zinvol aan het werk.

Een mindmap maakt je hoofd leeg.

Een mindmap maakt je hoofd leeg en doet de rook rond je hoofd verdwijnen.

Verwerk je mindmap.

Vul je takenlijst aan.

Vanuit de gemaakte mindmap vul je nu je verschillende lijstjes aan. Het meest zal waarschijnlijk op je takenlijstje komen, maar vergeet zeker ook niet je BesprekenMet lijstje en je agenda aan te vullen.

Bepaal opnieuw wat het belangrijkste is, en vooral, start nu dadelijk aan die belangrijke taak!

De focusing vraag is, wat is vanuit alles wat je neerschreef dat ene ding dat als je het nu doet je oneindig vooruithelpt en al de rest wat simpeler maakt? Vele auteurs schrijven hierover. Sommige spreken over dat ene ding, andere over de drie, sommigen over de zes belangrijkste zaken.

Op zich doet het aantal er ook niet echt toe. Echt belangrijk is dat je start met datgene wat je het meest waarde aanlevert, en dit afwerkt. Je zorgt zo dat je minstens één of enkele zaken van je takenlijstje kunt afvinken. Dat geeft een goed gevoel én dat geeft rust.

Ik mail, jij mailt, wij mailen. Veel te veel.

Een volle inbox blokkeert je productiviteit

Een volle inbox blokkeert je productiviteit

Op sommige momenten  is het vooral je inbox die je mismeestert. Soms gebeurt het dat er enkele honderden mails in je inbox staan. Velen daarvan las je al meerdere keren, en maakte je soms zelfs terug ongelezen. Je springt van de ene mail naar de andere, en naarmate je meer mails leest stijgt de onrust in je hoofd. Het resultaat van deze drukte is geweldig duidelijk: je schiet geen meter op.

Kuis je inbox op.

Als dit je overkomt, maak dan even een tijdelijke archief map aan in je mail programma. Sleep alle mails die ouder zijn dan drie weken daar naar toe. En werk de overige dertig af volgens onze workflow (1 keer lezen, deleten als kan, delegeren als moet, uitvoeren binnen de 2 minuten regel of verschuiven naar je takenlijst of agenda, zie ook de BeterAnders Workflow). Alles krijgt daardoor zijn plaats. De rust in je hoofd die ontstaat zal je toelaten nadien je taken één voor één aan te pakken en af te werken.

Deep work[2]

Om uit de cirkel van ‘teveel te doen, te weinig doen’ te raken is het een goed idee om gedurende enkele uren in afzondering en supergeconcentreerd te werken aan je taken. Dikwijls is dit al voldoende om terug een overzicht te hebben en terug een gevoel van beheersing te krijgen. Je kan dat in je office doen door je af te zonderen van alle storingen, of je kan dit doen door van thuis uit even bij te werken. Offer er desnoods enkele weekend- of avonduren voor op. Het gevoel van beheersing dat je nadien hebt maakt dat echt de moeite waard.

We schreven eerder een blog over de zaligheid van een superconcentratie (Het huis van gelukzaligheid). Je kan dit als een bijverschijnsel van super geconcentreerd werken bezien. Maar je zal ook snel doorhebben dat je in deze momenten van flow tegelijk ook je beste werk aflevert.

Zet je systeem terug op orde.

Met systeem bedoelen we uiteraard onze BeterAnders workflow, of jouw eigen systeem om controle over je vele werk te hebben. Eenmaal je systeem terug op orde kan je dit zien als een frisse start. Volg vanaf dan terug je goede gewoontes. Lees dagelijks je doelen, vertaal ze in plannen, ban alle storingen en draai je pomodoro klok terug op. Je concentratie keert terug en daarmee je resultaten . En, tenslotte maar heel belangrijk, maak van je wekelijkse review terug een principe zaak. Zo blijft je systeem op orde en je hoofd leeg.

Want je weet het ondertussen: als de rook om je hoofd is verdwenen, dan werkt dat eens zo goed.

Heb jij nog tips die jou helpen een periode van intense drukte te overkomen? Laat ze ons zeker weten. We publiceren ze als een aanvulling op dit artikel.

 

Gebruikte bronnen:
Cal Newport, Deep work, 2016
Tony Buzan, mindmapping in weinig tijd, 2009
Elke Panis en Jos Vanoppen, Meer bereiken?, 2016

Voetnoten
[1] De titel is onbeschaamd geleend van een liedje van Boudewijn de Groot (als de rook om je hoofd is verdwenen 1968)
[2] Deep work is de titel van een boek van Cal Newport. Het gaat over geconcentreerd werken. We schreven er eerder een boekbespreking http://beteranders.be/2016/03/30/cal-newport-deep-work-boekbespreking/ en een artikel http://beteranders.be/2016/03/13/het-huis-van-gelukzaligheid/ over.