De vermaledijde mail

Hoe een nuttig instrument een kwelduivel kan worden.

Te veel mail is slechter dan te weinig mail.

Een volle inbox als symbool van een drukke job?

De eerste e-mail over een computernetwerk werd in 1971 door Ray Tomlinson verzonden. Tegenwoordig sturen we wereldwijd ongeveer 350 miljard mails per dag. Het overgrote deel hiervan zijn spam mails. Dit zijn de echte pestkoppen. Maar hoe zit het met de andere mails? Zijn die altijd allemaal nuttig en nodig? En, vooral, wat betekenen ze voor onze productiviteit op het werk?


De mail als takenleverancier.

Hoewel wij onze job inhoud kennen, en hoewel wij weten wat ons departement eigenlijk doet, lopen we toch steeds weer terug naar onze inbox om te kijken wat we moeten doen. Das toch een vreemde gewoonte… En als je aan iemand vraagt hoe het gaat, dan hoor je dikwijls “druk druk druk”. Maar even gemakkelijk zegt men “veel te druk, (want) ik krijg die inbox niet leeg”. Een volle inbox staat symbool voor een drukke job. Das toch een vreemde vaststelling…
Zelfs tijdens onze coaching sessies moeten we dikwijls corrigeren. Mensen nemen aan dat ze hun werk onder controle hebben als hun inbox leeg is. Alsof ons werk eruit bestaat onze inbox leeg te houden.
Via de mail krijgen wij tegenwoordig het grootste deel van onze informatie. Maar we schreven ook al vaker dat de mail een verdoken takenleverancier is. Op zich hoeft dat nog geen probleem te zijn. Zolang we de taken die wij via onze mail krijgen, maar meepakken in onze prioriteitenlijstjes. En daar zit dikwijls het probleem. We beschouwen de taken die wij via de mail krijgen als prioritair. En dat is wel een probleem. Op die manier helpen wij immers vooral anderen hun doelen te bereiken. Ook dat is niet noodzakelijk fout. Zolang het niet ten koste gaat van onze eigen doelen.

Nog een druppeltje dopamine?

Elke mail geeft wat dopamine vrij

Elke mail geeft wat dopamine vrij

Dopamine is een neurotransmitter in onze hersenen. Dopamine geeft ons een belofte op beloning. Telkens er wat dopamine vrij komt in onze hersenen denken we dat er iets fijn gaat gebeuren. Cocaïne gebruikers kennen dit heel goed, cocaïne is een belangrijke trigger voor dopamine. Maar ook onze mailbox is een belangrijke trigger voor dopamine. Telkens we merken dat er een nieuwe mail binnenkomt, komt er wat van vrij. En dopamine werkt heel sterk. Je kunt er nauwelijks aan weerstaan. Je wordt er als het ware naar toe gezogen, naar die inbox vol met dopamine.

De mail is een vehikel voor uitstelgedrag.

En die verknochtheid aan dopamine zorgt ervoor dat we veel te dikwijls en veel te lang in onze mailbox vertoeven. Mails lezen wordt daardoor een vehikel voor uitstelgedrag. We laten onze belangrijke taken aan de kant staan, en in de plaats daarvan werken we onbelangrijke mails af.
Want dat is eigenlijk de beste definitie voor uitstelgedrag: je doet onbelangrijke taken in plaats van je belangrijk werk. Zo creëer je een illusie van productiviteit. Maar de dagen dat je vooral met je mails bezig was, zijn tegelijkertijd ook de dagen dat je op het einde van je werkdag naar huis vertrekt en je wanhopig afvraagt: wat heb ik nu eigenlijk gedaan? Verwar drukte nooit met productiviteit, verwar productiviteit nooit met succes.

De eeuwige verstrooidheid.

Elke mail die je ziet binnenkomen trekt jouw aandacht even weg van die belangrijke taak waar je aan werkte. Zeker het pingetje wat je hoort bij een nieuwe mail, of het kleine envelopje wat rechts onder op je scherm opduikt, haal je uit je concentratie. Maar zelfs zonder deze signalen van nieuwe mail is het al voldoende om vanuit je ooghoek een nieuwe mail te zien binnenkomen om afgeleid te zijn.

Elk signaal van een nieuwe mail verstrooit onze focus

Elk signaal van een nieuwe mail verstrooit onze focus

Elke storing haalt je uit je focus of je flow. En nog veel erger dan die paar minuutjes die je dan besteedt aan die net binnengekomen mail, is de tijd die je nadien nodig hebt om terug geconcentreerd te geraken. Uit onderzoek blijkt dat je opnieuw concentreren op je taak elke keer tot 20 minuten kan duren. Wanneer je geen tegenmaatregelen neemt betekent dat dat je een ganse dag in een voortdurende toestand van verstrooiing en non-flow verkeert.
De beste raad die we daarom tijdens onze opleiding aan iedereen geven is om in de eerste plaats alle auditieve en visuele signalen van de mail af te zetten. Nog beter is het om je mailbox uit te laten behalve die twee à drie keren per dag dat je geconcentreerd een periode werkt aan het lezen en afwerken van e-mails. Maar ook geven we het advies om ‘s morgens zeker niet te starten met het lezen van e-mails. Je hebt belangrijker zaken te doen

De tafel van vermenigvuldiging.

De meeste mails die wij sturen hebben de neiging zich te vermenigvuldigen. Wil je minder mails ontvangen, dan is het alvast een goed idee om zelf minder mails te sturen. De beste mails zijn deze die in het AAN veld één naam hebben staan, en in het CC veld géén naam hebben staan. Reply to all is over het algemeen een slecht idee. Het is meestal niet nodig en maar zelden eens nuttig.
Denk er ook aan dat elke mail die jij stuurt door iemand anders zal gelezen worden. Ook jouw mails zijn daardoor een bron van storing voor je medewerkers. Goede medewerkers selecteren is moeilijk, ze kosten bovendien veel geld, waarom zou je hen de hele tijd van hun werk afhouden door hen mails te sturen?

Trop is teveel.

Soms heb je enige tijd aan een belangrijke en grote taak gewerkt. Je had geen tijd om dagelijks je mails op te volgen. Als je dan terugkeert naar de orde van de dag word je nogal eens geconfronteerd met een echt uitpuilende mailbox. Ook na een vakantie, soms zelfs al na een weekend, is onze mailbox overvol. Die volle inbox stoort ons en leidt ons af van ons echt belangrijke werk. Daarom is het dan zaak om zo snel mogelijk terug aan die lege inbox te raken. Je doet dat via de BeterAnders workflow, en best heel geconcentreerd in een aantal werkblokken. Anders blijft het toch maar als een mistige rook rond je hoofd, waardoor je niet aan andere zaken toekomt.

Enkele regels om een goede mail te schrijven.

Je stuurt weinig mails die bovendien kort zijn. Begin elke mail met een korte samenvatting in enkele zinnen. Je formuleert hierin je vraag of boodschap. Een mail is maximaal 200 woorden lang. Besteed genoeg aandacht aan je onderwerpregel: in maximaal 50 tekens verwoord je hierin waarover je mail handelt. (Download hier een voorbeeld van een mailpolicy).
De mails die je stuurt met een opdracht of vraag erin, volg je best zelf goed op. Markeer hen dadelijk bij het verzenden als taak (Outlook kent daar een handige functie voor : het vlaggetje) en kijk minstens wekelijks na welke mails nog geen antwoord kregen.
Soms is een mail die je stuurt een gemakkelijke manier om een taak even van je eigen takenlijstje te halen. En zo hoort het ook, je bereidt je op die manier voor om straks alle informatie klaar te hebben om zelf je taak af te werken. Maar soms is dat ook wat uitstelgedrag. En zo maak je jezelf wat wijs.

De mailloze dag.

Meer en meer bedrijven schakelen mailloze of mailarme momenten in. Dat kan een ganse dag zijn. Of elke avond, of tijdens het weekend. Telkens weer is de bedoeling om mensen geconcentreerd te laten werken of om mensen in alle rust hun aandacht aan hun familie of vrije tijd te laten geven.
Als je vertrekt vanuit de gedachte dat focus nodig is om fatsoenlijk werk af te leveren, is dat een geweldig goed idee.

Maar eerst zal je dan moeten inzien dat niet de mail, maar wel je job descriptie je op weg naar waardevol werk zet.

Heb jij nog goede ideeën hoe de mail ons stoort, of, beter nog, hoe we onze mail nuttiger kunnen gebruiken? Laat het ons weten. Wij publiceren jouw mening graag op onze website.