Het systeem

Een goed systeem is vele malen beter dan zelfverbetering

Vele artikelen van BeterAnders handelen over productiviteit: de juiste zaken doen en de zaken juist doen. Dikwijls nemen mensen aan dat productiever worden ook betekent harder werken, meer uren werken, sneller werken. En dus dat productiever worden betekent dat zij zelf beter moeten worden in van alles.

Zelfverbetering is echter niet altijd simpel, en is zeker niet altijd de beste oplossing. Een verbetering van het systeem is veel beter.

Ook het lean gedachtengoed kent dit verschil erg goed en baseert er vele verbeteringsprocessen op.

Als je een zwaardere last wil tillen, dan kan je proberen meer spierballen aan te kweken, of je kan hefbomen of andere middelen gebruiken. Iedereen begrijpt dat het laatste superieur is aan het eerste. En iedereen begrijpt dat je met het ene veel verder kan komen dan met het andere.

 

Wat is dat? Een systeem.

Een systeem zoals we het in de productiviteitsverbetering gebruiken definiëren we als een specifieke en op voorhand bepaalde volgorde en manier om zaken te doen. Je kan het woord systeem soms ook vervangen door routine.

Het systeem dat je gebruikt moet simpel zijn. En je moet die manier van werken graag doen.

Voorbeelden

Het BeterAnders systeem om inkomende taken te verwerken is een heel uitgewerkt voorbeeld van een systeem. Maar ook bijvoorbeeld een ochtendroutine kan je zien als een systeem om snel en met het minst energie en het minst kans op fouten elk dag te starten. Een goede aansluiting bij de lifehack verder in de nieuwsbrief: als je elk onderdeel van die routine meet en analyseert dan kan je door het gebruik van je systeem vele minuten aan tijd en vele Kilo Joules aan energie winnen.

Ook de vele trucs die we regelmatig op onze website beschrijven om zaken gedaan te krijgen kan je als (simpele) systemen zien. Schrijf ’s avonds de drie belangrijkste zaken neer die je de volgende dag wil doen en leg er alvast alles klaar voor, is een ander prima voorbeeld van een systeem dat je effectief helpt. Elke goed uitgedachte ochtendroutine is een erg onderschat systeem dat je veel tijd, maar, vooral, veel rust geeft. Nog een voorbeeld: als je even overweldigd raakt, maak dan een mindmap waarop je alle losse eindjes neerpent en nadien ordent en prioriteert. De vaste gewoonte om in de ochtend géén mails te lezen, maar eerst aan drie belangrijke zaken te werken is een systeem dat ervoor zorgt dat je meer avonden met een tevreden gevoel naar huis kan.

de ochtendroutine als systeem

de ochtendroutine als systeem

De grootste kracht van elk systeem om productiever te worden zit hem precies in de opeenstapeling van heel kleine winsten die samengeteld een groot voordeel bieden. Dat voordeel kan van verschillende aard zijn: meer tijd, minder fouten, betere klantervaring, meer productie, snellere resultaten.

 

 

 

 

Dus: om met minder inspanningen meer te bereiken zorg je er best voor dat je op voorhand uitgedachte en vaste manieren bedenkt om zaken beter, sneller, zekerder te doen. Je wordt er alvast minder moe van.