Na je verlof: Back on Track

Een manier om snel van je verlofstatus naar een georganiseerde werkstatus te gaan.

Je kent dat wel. Je komt terug uit een zalig verlof. Uitgerust, vol energie en klaar om de wereld de veroveren. En na een dag is het al weer om zeep. Honderden mails en alle niet gehaalde deadlines van voor je vakantie halen je nu in.  In je afwezigheid gebeurde er zoveel en nu heeft iedereen je nodig. En plots is alles weer dringend en is het weer druk druk druk. Business as usual.

Maar het hoeft zo niet te gaan. Het is dan gewoon zaak om snel terug back on track te raken.

De BeterAnders workflow helpt je om vanuit je eigen prioriteiten elke dag jouw doelen en waardes te bereiken. Het begin van een nieuw werkjaar is een prima moment om alles terug even op het juiste spoor te rangeren.

In plaats van hals over kop onze mailbox in te duikelen, vertrek je beter terug vanuit je eigen doelen. Het zijn immers niet je mails die jouw werk aansturen en die jouw waardes bepalen!

Wij bij BeterAnders dachten erover na en denken dat onderstaande volgorde om het juiste spoor terug te vinden, het best werkt. Bezie het als een rangeerstation. En zoek het juiste spoor.

Creëer een extra voor je eerste dag uit verlof.

De eerste dag na je verlof puilt niet alleen je mailbox uit, iedereen heeft je ook nog eens nodig. Dat is geen goed begin. Als je chef bent of anderszins een erg drukke baan hebt, overweeg dan om een eerste terugkomdag incognito door te brengen. Werk eventueel van thuis uit, of zorg dat niet teveel mensen weten dat je er bent. Hou je Out of Office boodschap nog een dagje aan. Je krijgt zo een dag om jezelf terug on track te brengen. En dat kan echt het verschil maken.

Maak je hoofd leeg in een mindmap.

Tijdens de  rust van je verlof kreeg je waarschijnlijk wat goede ideeën, nieuwe inzichten, inspiratie om sommige zaken op een andere manier aan te pakken. Enkele uren nadat je terug aan het werk bent, zijn er waarschijnlijk al vele zaken op je af gekomen. In plaats van dadelijk op alles te reageren zetten we even een stap terug en schrijven alles even op. Een mindmap is hiervoor het beste middel. Schrijf alles op rond je centrale thema (in dit geval: back on track) en geef jezelf de kans om de nodige details en invalshoeken of aspecten aan te vullen.

 

 

 

 

Bekijk en herschik je doelen.

Vertrek altijd vanuit je eigen doelen. Wat brengt waarde toe? Wat verwacht je chef van jou? Wat verwachten je medewerkers van jou?
Kijk terug naar je beleidsplan en naar je doelen van het voorjaar. Schrap welke achterhaald zijn, herschrijf ze zo nodig en herschik de prioriteiten ervan. Denk eraan, op je werk zijn er altijd twee aspecten. Wat moet ik bereiken? Dit gaat over inhoud en projecten.  Wie of hoe moet ik zijn? Dit gaat over rollen, processen en samenwerking.

Maak je takenlijst sturend.

Misschien stonden er nog wat taken open van voor het verlof. Herschik deze zo nodig. Zijn ze nog valide? Kan je iets schrappen? Is de prioritering in orde?
Vul dan vanuit je mindmap en herschikte doelen je takenlijst aan. Als je teveel A taken hebt, herbekijk je systeem dan. Je kan toch niet alles tegelijk doen, er is maar tijd genoeg voor het belangrijkste. Als je echt vele A taken hebt, schrijf dan nu die drie zaken op die je zeker vandaag zal afwerken. En schrijf de drie zaken op die zeker voor morgen op je agenda moeten staan. Laat de rest achterwege, er zal toch geen tijd genoeg zijn. Maar zo ben je alvast zeker dat je in je eerste week al een tiental belangrijke zaken deed!

Je agenda is je beste vriend.

Tenminste als hij niet te vol staat. Bekijk je agenda voor de volgende dagen en weken. Zorg er zeker voor dat de structurele momenten goed staan ingevuld! Maar bekijk deze toch ook maar een kritisch. Moet jij overal aanwezig zijn? Moet dat allemaal zo lang duren?
Je weet van vroeger, als er niet genoeg werkblokken voorzien zijn, dan komt er van je eigen werk en je eigen dossiers niks in huis. Je krijgt dan enkel meer werk en meer taken erbij. Maak met je collega’s of secretaresse keiharde afspraken rond deze werkblokken. Verdedig ze met je leven!
Vul ook je komende vrije dagen of verlofweek in. Dat klinkt misschien vreemd zo net na je vakantie, maar het voorkomt dat je straks weer afspraken moet herzetten.

Maak je mailbox leeg.

Je bekeek je eigen doelen, taken en agenda. NU is het een goed moment om te kijken wat je omgeving extra voor jou voorzien heeft. Een overvolle inbox nodigt je uit om erin te gaan scrollen en surfen. Niet doen! Start bovenaan (je zal zien dat sommige oudere mails die je straks tegenkomt al lang weer achterhaald zijn!) en werk je mails een voor een af. Laat je niet afschrikken door het aantal!

We volgen hier de BeterAnders workflow. Verwijder onmiddellijk elke mail waar je niets mee moet doen, en zo zullen er heel veel zijn. Hou je heel gedisciplineerd aan de twee minuten regel: werk dadelijk die mails af die je nu kan afwerken, maar zorg ervoor dat je zo niet uren aan 1 mail bezig bent. Mails die wat langer duren om af te werken horen op je takenlijst. Geef ze in een keer de juiste prioriteit mee. Denk er ook aan om bij mails die je doorstuurt voor meer informatie of die je delegeert, dadelijk op je WachtenOp lijstje te zetten. Stuur niet elke mail zomaar door! Zaken die je wil bespreken en waarvoor een gestructureerd overleg voor bestaat, zet je beter op je BesprekenMet lijstje.

Op wie wacht je?

Alle taken die je delegeerde, alle informatie of hulp die je vroeg, noteerde je op je WachtenOp lijstje. Bekijk je WOP lijst. Schrap wat niet meer aan de orde is en stuur eventueel enkele rappels. Niet teveel , enkel waar je echt op wacht. Je wil je medewerkers immers niet de bomen in jagen (kijk de chef is terug!). Hopelijk vindt je ook wat tijd om wat rond te lopen, misschien zijn dat goede momenten om hier en daar een achtergebleven taak bij een medewerker wat op te frissen?

 

 

 

 

Wat moet je bespreken?

Vanuit je zomerse aan-het-strand-opgedane-ideeën, je gemaakte mindmap en je mails komen er zonder twijfel vele zaken die je met medewerkers wil bespreken. Eer je die allemaal mailt, denk eerst aan de bestaande structuren om ze te bespreken. Als chef en als medewerker heb je waarschijnlijk vaste een op een overlegmomenten. Agendeer ze daar. We gebruiken daarvoor het BesprekenMet lijstje in OneNote.  Werk je al samen in een gesharede omgeving, dan kan je daar je bespreekpunten posten. Andere zaken moeten misschien op een groepsoverleg komen? Stuur je punten binnen onder de vorm van een Power Request. Is het voor nu dadelijk te veel werk? Maak er dan een taak van en zet er een vervaldatum bij zodat je punt niet te laat verstuurd wordt.

En dan, back on track!

Voilà, je bent er helemaal klaar voor. Je gaat versteld staan wat je dit najaar allemaal gaat verwezenlijken! Hoe je doelen voor ogen, bepaal elke avond die drie belangrijke zaken die je de volgende dag zal aanpakken, werk alle binnenkomende taken en mails af via de BeterAnders workflow. En, vooral, hou je werkblokken vrij waarvoor ze bedoeld zijn: werken aan jouw belangrijke taken.

 

 

We wensen je een fijne en productieve terugkomst uit je verlof! Heb jij nog tips of suggesties laat ze ons weten! We publiceren ze graag als reactie op dit artikel.