De BeterAnders workflow in Outlook en OneNote. (volledig!!)

Pas de instellingen in Outlook en OneNote aan jouw productiviteitswensen aan

Lezers van BeterAnders weten dat wij onze werkwijze vertaalden in een BeterAnders workflow. Ook in ons boek ‘meer bereiken? Dan doe je het beter anders’ leggen we uit hoe onze werkwijze vertaald wordt in deze workflow. Het GTD – schema van David Allen (dat hij een eerste keer beschreef in zijn boek ‘getting things done’) bracht ons vele inzichten, waar we echter een aantal accenten aan toevoegden. We denken hierbij aan het specifiek vertrekken vanuit je doelen, het bepalen van je prioriteiten, het kiezen van je keien en het kennen van je kikkers, zorgen voor focus en flow door het uitschakelen van storingen. Dit resulteerde in de BeterAnders workflow, die we praktisch uitwerken in Outlook en OneNote. Op deze pagina vind je een volledige handleiding hierover. Elke fase uit de workflow komt aan bod. We hebben in korte blogs de beschrijving en het volledige stappenplan beschreven van elke fase in onze workflow.

Kort samengevat zullen we volgende werkmethode hanteren:
1. Schrijf je doelen uit en maak hiervan een terugkerende taak in Outlook

2. Neem alles waar je iets mee wil doen maar 1 keer vast. Kies hiervoor 1 systeem. Stop ook alles waar je aan denkt en wat in je hoofd zit in dit systeem. Door het in je systeem te steken neem je de onrust weg uit je hoofd.

3. Zorg voor focus en flow als je taken wil afwerken: we geven je een aantal tips over enerzijds agendabeheer en anderzijds over hoe je in Outlook e-mail als storing zo veel mogelijk kan uitschakelen

4. Gebruik de BeterAnders Workflow om je taken af te werken: voor een gedeelte van dit schema (agenda, taken en opvolglijstje) zullen we werken met Outlook, voor het archief en het te bespreken met lijstje werken we met OneNote

5. Zorg er voor dat je regelmatig terugkijkt: je vindt talloze tips hoe Outlook je hier in kan ondersteunen. Maar kijk ook verder!

 

Je klikt de link aan en volgt alle stappen. Bij twijfel of opmerkingen kan je ons altijd contacteren. We helpen je graag verder.

 

We willen starten met je het volledige overzicht van de BeterAnders workflow mee te geven.

In de korte blogs zullen elk van de stappen aan bod komen.

 

De BeterAnders workflow

De BeterAnders workflow

 

  1. Onthou je doelen! Maak er een terugkerende taak van
  2. Neem alles waar je iets mee wil doen maar 1 keer vast. Kies een systeem dat jouw extern geheugen wordt!
  3. Voorzie optimale omstandigheden voor focus en flow. Plan je tijd en schakel storingen zo maximaal mogelijk uit.

    3.1. Gebruik de categorieën ook in je agenda. Een visuele agenda helpt je snel het overzicht te bewaren.
    3.2.
    Zet alle meldingen van nieuwe mail uit.
    Je hebt nieuwe mail’ : elke keer een belofte op beloning. En elke keer uit je concentratie.
    3.3. Start Outlook op in je takenscherm . Voorkom dat je gestoord wordt en dadelijk in je mails vliegt als je Outlook opstart. Belangrijk voor je keien en kikkers.
    3.4.
    Offline werken. Werk rustig in je mailbox zonder dat nieuwe mail je afleidt. Ook handig om in het weekend je mails voor te bereiden en pas maandagochtend te versturen. Eens zo vriendelijk voor je medewerkers.
    3.5.
    Werken met een lege inbox.  Zorg dat je mails staan waar ze horen: in de prullenbak, in je archief of op je takenlijst. Maar niet in je inbox. Daar storen ze.
    3.6.
    Maak een handtekening in Outlook en vergeet je telefoonnummer niet! Het bespaart jou en je lezer tijd.
    3.7. Verstuur je mails in uitgesteld relais. Bezint eer je verzendt. Wacht even met op “verzend” te klikken of stel een twee-minutenregel in.
  4. Een introductie tot OneNote. OneNote om razendsnel notities te maken, zaken te archiveren en zoeken tot een absoluut minimum te beperken. Een prima aanvulling op je workflow in Outlook. 
  5. De zeventien manieren om gegevens in OneNote in te brengen. Mocht dit voor jou niet volstaan, dan zoeken we er een achttiende bij. 
  6. Sjablonen en linken. Een bonus om informatie in OneNote te krijgen. Beiden onder het motto: één keer zal wel genoeg zijn zeker!
  7. Delegeer alles wat jij zelf niet moet doen. Zo krijg je meer tijd. Maar zorg er wel voor dat je alles goed opvolgt. Maak je ‘wachten op lijst’ in Outlook
  8. Formuleer alles wat jij zelf moet doen in concrete stappen. Hoe eet je een olifant? Stukje per stukje!
  9. Beslis voor alles hoe en wanneer je het doet. De laatste lijstjes duren het langst…
  10. Doe nu, wat nu kan. Stel taken niet onnodig uit als je ze heel snel kan uitvoeren.
  11. Maak je takenlijst in Outlook. Alles wat je moet doen en niet dadelijk kan doen, dat plan je om later te doen. En dat is nu precies wat een takenlijst is.
  12. Bepaal je prioriteiten als categoriën in outlook. We volgen de ABCDE methode van Tracy.
  13. Maak van je mails op een snelle manier taken met elk hun eigen prioriteit. Hoe de ‘snelle stappen’ tool in Outlook te gebruiken.
  14. Personaliseer het uitzicht van je takenlijst. Met kleuren, extra kolommen, groeperen en sorteren maak jij je takenlijst niet enkel heel persoonlijk, maar je ziet dadelijk wat je nu of straks moet doen (of moest gedaan hebben)
  15. Maak meerdere views in je takenscherm in Outlook. Met meerdere views kan je kiezen hoe je naar je taken kijkt. En dat helpt je weer beter je prioriteiten zien.
  16. Specifieke takenlijstjes in Outlook. Naast je ABCD en VO taken ook een te lezen lijstje of een Misschien/Ooit lijstje?
  17. Plan je keien en kikkers in. Zorg dat je in de ochtend tijd voorziet voor je belangrijke taken.
  18. Bepaal wat je met iemand wil bespreken. Labels in OneNote helpen je om te bespreken of te overleggen items te verzamelen.
  19. Van Outlook naar OneNote en van OneNote naar Outlook. Hoe Outlook en OneNote perfect met elkaar communiceren en daarom samen ons éne systeem vormen.
  20. Notities van vergaderingen. Je vergaderitem uit Outlook met 1 muisklik in OneNote en je notities van de vergadering en je agenda item zijn perfect op elkaar afgestemd…
  21. Nazicht van je systeem. Terugkijken en verder kijken houdt je systeem up-to-date.

Vind je onze artikels de moeite waard? Abonneer je dan op onze nieuwsbrief. Je hoeft dan nooit iets te missen.