De vermaledijde mail

Hoe een nuttig instrument een kwelduivel kan worden.

Te veel mail is slechter dan te weinig mail.

Een volle inbox als symbool van een drukke job?

De eerste e-mail over een computernetwerk werd in 1971 door Ray Tomlinson verzonden. Tegenwoordig sturen we wereldwijd ongeveer 350 miljard mails per dag. Het overgrote deel hiervan zijn spam mails. Dit zijn de echte pestkoppen. Maar hoe zit het met de andere mails? Zijn die altijd allemaal nuttig en nodig? En, vooral, wat betekenen ze voor onze productiviteit op het werk?

Lees verder

Zoek in één keer overal in Outlook (supertip)

Kies alle Outlook items en zoek in alles tegelijk.

Zoeken kost ons dagelijks veel tijd. Tot een ganse week op een werkjaar besteden we aan zoeken! Daarom is elke kleine verbetering goed. Vele kleintjes maken 1 groot. Als je elke dag 1 minuut bespaart met sneller zoeken in Outlook, dan is dat een halve werkdag gewonnen. Experimenteer zelf maar wat, of pas onze supertips toe.

We schreven vorige keer een supertip om via zoekmappen in Outlook te zoeken. Met een zoekmap definieer je op voorhand een afgebakende zoekmap. Dat versnelt en voorkomt samengesteld zoeken.

Deze keer benaderen we het zoekprobleem in Outlook vanuit de helemaal tegengestelde richting. In één keer doorzoeken van al je Outlook items.

Lees verder

Robin Sharma, de monnik die zijn Ferrari verkocht, 1997 (boekbespreking)

Robin Sharma, ‘the monk who sold his Ferrari’, een fictie fabel met een non fictie inhoud.

‘The monk who sold his Ferrari’ is het eerste boek van Robin Sharma. Hij gaf het oorspronkelijk in 1997 in eigen beheer uit. Maar het boek trok zo’n aandacht dat het ondertussen in 70 talen vertaald werd en er naar schatting een flinke drie miljoen exemplaren van werden verkocht.

Het boek situeert zich ergens tussen fictie en nog fictie. Het leest als een verhaal, maar het verhaal is feitelijk niet meer dan het inpakpapier waarmee een zevental universele kernboodschappen worden verpakt. Ze gaan over een effectief en zinvol leven.

Het is een geweldig boek om te lezen en nog eens te herlezen. Sharma deinde nog wat mee op het succes van dit eerste boek en schreef er enkele vervolgverhalen aan. Maar eigenlijk kan je volstaan met dit boek. Aan iedereen aan te raden.

Ik schrijf hieronder met veel enthousiasme een flink lange review.

Lees verder

De rook rond je hoofd doen verdwijnen

Als de drukte je overmeestert: de rook rond je hoofd doen verdwijnen[1]

Herken je het gevoel? Je doet van alles, maar toch niks. Je doet zeventien zaken tegelijk, maar werkt niks af. Je hoofd tolt van de vele zaken die je invallen, die je had moeten doen, die je had willen doen. En dat blijft maar duren. Je wordt er nerveus en gestresseerd van.

Iets dergelijks overkomt ons nogal eens na een verlof of gewoon op een moment dat we een tijd te druk bezig waren en we gewoon even het noorden kwijt raakten.

En dan is het tijd voor een nieuwe start.

De rook rond je hoofd doen verdwijnen

De rook rond je hoofd doen verdwijnen

Lees verder

Gary Keller, Jay Papasan: The One Thing 2012 (boekbespreking)

Gary Keller, Jay Papasan: The One Thing: The Surprisingly Simple Truth Behind Extraordinary Results Epub (2012)

Een middelmatig dik boek dat op de duur toch te langdradig werd. De titel zegt zowat alles en kan als een samenvatting bekeken worden. Zoek op je verschillende levensdomeinen telkens naar dat ene ding dat op dat gebied waarde geeft en hou je daarmee bezig. Dat is een andere 1-zins samenvatting.

Het boek vertrekt vanuit onderstaande waarheid van Ross Garber: “There can only be one most important thing. Many things may be important, but only one can be the most important.”

Ik noteer in de rest van deze review  enkele keynotes die ik noteerde.

Lees verder

Bookbub (bespreking website en dienst)

Bijna gratis e boeken.

Normaal publiceren we hier besprekingen van apps, maar we maken graag een uitzondering voor deze website. BookBub is een website die je elke dag enkele E-boeken aan felle discountprijzen aanbiedt. Je hoeft je enkel lid te maken en eventueel enkele voorkeuren aan te duiden. In de return krijg je dan regelmatig een mail waarin boeken aan een echte voordeelprijs worden aangeboden. Meestal tegen 0.99 of 1.99 euro het stuk. De E-boeken die BookBub aanbiedt zijn vaak New York Times genomineerd of andere bestsellers. Zowel fictie als non fictie. Wel uitsluitend Engelstalig. Voor de bibliofiel een absolute meerwaarde.

Zowel voor Android, Kindle als Itunes.

 

 

Ik verwijs hier nog even naar een bespreking van de app Moon reader+. Ik schreef deze vroeger al eens. Moon reader is absoluut en met voorsprong de beste ebook reader die je voor android kan vinden. Ik gebruik hem dagelijks op tablet en smartphone. Ongeëvenaard gebruiksgemak.

(noot voor degenen die zich niet graag lid maken van eender welke site die iets gratis aanbiedt: ik heb verder geen weet dat je lid maken van Bookbub voor extra spam in je box zorgt).

De integratie tussen Outlook en OneNote (Supertip)

Profiteer van een werkelijk feilloze integratie tussen de twee programma’s die je dagelijks het meest gebruikt.

Tijdens onze opleidingen zien we dat meer en meer mensen OneNote voor Windows gebruiken. En nog meer mensen gebruiken natuurlijk Outlook.

Maar we merken ook dat de meesten OneNote enkel als een apart programma gebruiken simpel om notities te nemen. Bijlange niet iedereen kent of gebruikt al de geweldige integratie van beide Windows applicaties.

Onlangs vonden we op een website een mooie tekening die de integratie tussen beide programma’s perfect voorstelt.

De integratie tussen Outlook en OneNote (© Lifehacker.com)

Vanuit een agenda-item in je Outlook kan je perfect doorsteken naar een OneNote notitieblad dat er vanaf dan aan verbonden blijft. Zelfs de details van de meeting worden netjes overgenomen.

Vanuit je notities in OneNote kan je met een simpel vlagje dadelijk een taak in je Outlook aanmaken. Of zelfs een taak toewijzen aan een teamlid zo je dat wenst. En van zodra je meeting gedaan is, stuur je met welgeteld 1muisklik de notities door naar alle aanwezigen.

Werk je in een gesharede omgeving (Sharepoint of Microsoft Teams) en deel je notitieblokken, dan kunnen de anderen in real time de notities volgen en zelfs aanvullen.

Experimenteer er maar wat mee. Voor ons is dit een perfecte integratie van twee applicaties die ons elke dag flink wat tijd bespaart.

Ken jij nog bijzondere trucs? Laat ze ons zeker weten! Je helpt er collega’s mee verder.

 

Gebruikte bronnen:
Lifehacker.com

 

De postzegel (item van de dag)

Hou je bij die ene belangrijke taak tot je ze klaar hebt.

Een postzegel  heeft maar 1 doel. En dat is plakken op een enveloppe totdat de bestemmeling bereikt werd. Nadien wordt hij waardeloos (tenzij dan voor de postzegelverzamelaars, maar ik neem aan dat deze in de minderheid zijn tegenwoordig).

De postzegel kleeft aan de enveloppe tot de brief op zijn plaats is

De postzegel kleeft aan de enveloppe tot de brief op zijn plaats is

Hij kleeft op dat ene ding tot aan de bestemming. En dat is wat Cal Newport en vele anderen bedoelen als ze het hebben over werken met focus. Robin Sharma verwoordt het in zijn boek ‘the monk who sold his ferrari’ als volgt: kies dat ene ding dat jou boven alles waarde brengt. En werk daaraan tot je het af hebt. Ook Gary Keller noemt het zo in zijn boek “The One Thing’ waarvan de ondertitel alles zegt: The surprisingly simple truth behind extraordinary results.

Werk jij ook op die manier? Kiezen voor die ene taak die echt het belangrijkst is? En daaraan werken tot je ze afgewerkt hebt, hoe moeilijk ze ook is? En breng jij het ook op om daar en daar alleen jouw absolute focus aan te geven?
Kleef jij als een postzegel aan jouw absolute A1 taak? Dan zal je buitengewone resultaten boeken!

Gebruikte bronnen:
Robin Sharma, the monk who sold his Ferrari, 1997
Cal Newport, Deep work, 2016
Gary Keller and Jay papasan, The one thing, 2013

 

 

Zoekmappen in Outlook (supertip)

Zoeken in Outlook kan traag of bliksemsnel.

Je kan in Outlook op verschillende manieren zoeken. In ‘opties’ kan je de standaard zoekmappen instellen (enkel huidige map, alle postmappen, ..)

Je kan deze optie ook, elke keer als je een zoekopdracht doet, instellen voor die bepaalde zoekopdracht.

Maar echt handig wordt het als je op voorhand virtuele zoekmappen aanmaakt. Op de achtergrond houdt Outlook een geïndexeerde virtuele map bij met elke mail die aan je criterium voldoet. Heel makkelijk is dat als je regelmatig mails van en naar een bepaalde persoon moet zoeken.

Je maakt een nieuwe zoekmap aan en selecteert de afzender. Een eerste maal neemt Outlook even de tijd om de map samen te stellen. Vanaf dan heb je bliksemsnel toegang tot deze virtuele map.

Volg de screens hieronder om je zoekmap te maken.

 

 

 

 

 

 

De volgende keren dat je de zoekmap selecteert, zal outlook snel mails van en naar de betrokken persoon voor jou samenstellen.

Heb jij nog tips die helpen bij het zoeken in Outlook? Laat ze ons weten, wij publiceren ze als nieuwe supertip!

Geen tijd voor alles? Wel tijd voor het Belangrijkste!

Bepaal je prioriteiten. Je kan nu eenmaal niet alles doen.

 

Bepaal je prioritieiten

Bepaal je prioriteiten

Prioriteiten stellen. In de vorige drie artikels probeerden we nuttige tijd te winnen. Zaken niet doen, delegeren, of zodanig structureren dat er zo weinig mogelijk tijd  aan verloren gaat. Als je alle suggesties volgt, dan rest er je zeker voldoende tijd voor je echt belangrijke zaken, die zaken die extra waarde aan je leven toevoegen.

Maar dan blijft de vraag: hoe bepaal je wat belangrijk is en hoe pak je dat dan verder aan?

Dat is het thema van dit vierde artikel in onze reeks ‘stel je prioriteiten’.

Lees verder

1 2 3 4 5 17