Zoekmappen in Outlook (supertip)

Zoeken in Outlook kan traag of bliksemsnel.

Je kan in Outlook op verschillende manieren zoeken. In ‘opties’ kan je de standaard zoekmappen instellen (enkel huidige map, alle postmappen, ..)

Je kan deze optie ook, elke keer als je een zoekopdracht doet, instellen voor die bepaalde zoekopdracht.

Maar echt handig wordt het als je op voorhand virtuele zoekmappen aanmaakt. Op de achtergrond houdt Outlook een geïndexeerde virtuele map bij met elke mail die aan je criterium voldoet. Heel makkelijk is dat als je regelmatig mails van en naar een bepaalde persoon moet zoeken.

Je maakt een nieuwe zoekmap aan en selecteert de afzender. Een eerste maal neemt Outlook even de tijd om de map samen te stellen. Vanaf dan heb je bliksemsnel toegang tot deze virtuele map.

Volg de screens hieronder om je zoekmap te maken.

 

 

 

 

 

 

De volgende keren dat je de zoekmap selecteert, zal outlook snel mails van en naar de betrokken persoon voor jou samenstellen.

Heb jij nog tips die helpen bij het zoeken in Outlook? Laat ze ons weten, wij publiceren ze als nieuwe supertip!

Geen tijd voor alles? Wel tijd voor het Belangrijkste!

Bepaal je prioriteiten. Je kan nu eenmaal niet alles doen.

 

Bepaal je prioritieiten

Bepaal je prioriteiten

Prioriteiten stellen. In de vorige drie artikels probeerden we nuttige tijd te winnen. Zaken niet doen, delegeren, of zodanig structureren dat er zo weinig mogelijk tijd  aan verloren gaat. Als je alle suggesties volgt, dan rest er je zeker voldoende tijd voor je echt belangrijke zaken, die zaken die extra waarde aan je leven toevoegen.

Maar dan blijft de vraag: hoe bepaal je wat belangrijk is en hoe pak je dat dan verder aan?

Dat is het thema van dit vierde artikel in onze reeks ‘stel je prioriteiten’.

Lees verder

Jared Diamond, Zwaarden, paarden en ziektekiemen (boekbespreking)

Jared Diamond, Zwaarden, paarden en ziektekiemen, De ongelijkheid in de wereld verklaard. 2000 2013. (pocket)

paarden zwaarden en ziektekiemenIn deze internationale bestseller verklaart Jared Diamond waarom niet de Australische Aboriginals, de Mexicaanse Indianen of de Afrikaanse nomaden de wereld hebben veroverd. De meest geciviliseerde delen van de wereld hebben hun positie niet aan zichzelf, maar aan een speling van de natuur te danken.

Een pil van een boek, met ongelooflijk veel informatie die voor wat mij betreft de vraag in ondertitel duidelijk beantwoordt.Ook de titel van het boek wordt netjes uitgelegd en word je na even lezen bijzonder duidelijk. Een aanrader!

Lees vooral verder als je in dit soort geschiedenis interesse hebt. Ik schreef er een lange review over

Lees verder

De kleine brandjes van elke dag

Elke dag dezelfde brandjes blussen

Elke dag dezelfde brandjes blussen

Item van de dag: het brandje.

 

Elke dag plannen wij ons werk en elke dag weer wordt onze planning verstoord door van die kleine en grotere dringende zaken die zich ertussen wringen.

We mogen niet in onze eigen planning fallacy trappen en houden er dus best rekening mee dat er echt elke dag wel iets gebeurt wat we niet verwacht hadden. We noemen dat ook wel eens brandjes. Ze ontstaan overal en plots, en, vooral, ze vinden zichzelf steeds weer opnieuw uit. Steeds nieuw en dringend werk voor ons dus.

Van de andere kant is het altijd maar weer blussen van die kleine brandjes ook geen werk. We zien dat bij vele beginnende leidinggevenden. Elke dag weer houden ze zich bezig met die kleine operationele brandjes in hun team. En stilaan raakt iedereen dat gewoon. Onze chef zal dat wel weten, onze chef zal dat wel oplossen, onze chef zal dat wel regelen.

De chef zou eigenlijk beter brandweercommandant zijn! Structurele oplossingen bedenken en voorkomen dat dit soort brandjes steeds opnieuw ontstaan. In de terminologie van het timemanagement noemen we dat de kwadrant twee activiteiten in de matrix va Eisenhower. (1)  Nadenken, visies uitwerken, projecten uittekenen. Brandjes voorkomen dus. En zorgen dat we in een brandvrije omgeving komen.

 

(1) kijk hier voor een overzicht van kwadrant II activiteiten of zie de downloadpagina’s op het hoofdscherm voor een pdf versie

Hans Crampe en Luc De Muynck, Black Belt (boekbespreking)

 

Black Belt, lean in zorg en welzijn

Black Belt, lean in zorg en welzijn

Hans Crampe en Luc De Muynck, Black Belt, lean in zorg en welzijn, Politeia 2017. (boekbespreking)

Hans Crampe is wat betreft lean in Vlaanderen ondertussen een autoriteit. Hij schreef er reeds verscheiden boeken over. Onder andere : Lean in gezondheids- en welzijnsvoorzieningen (Politeia 2015).
met Luc De Muynck schreef hij nu een basis handboek lean. Het boek werd enkele weken geleden voorgesteld in een initiatief van VZW Zorgondersteuning. Samen met Moore Stephens zijn zij sponsor ervan.
Het boek wordt voorgesteld als basis voor een accreditatie Black Belt in Health Care. Dat is een flink statement en veronderstelt een redelijke volledigheid. Wij lazen het boek voor u. En lees vooral verder, want ‘Black Belt’ is een echte must read voor iedereen die met werkprocessen te maken heeft. Iedereen dus!

Lees verder

Nuttige tijd bijmaken door jezelf en anderen te structureren

Hoe vind je meer nuttige tijd?

De twee vorige artikels in onze serie over prioriteren gingen over taken niet doen en taken aan anderen delegeren. Voor we deze reeks afsluiten met het eindartikel dat over het zetten van de eigenlijke prioriteiten gaat, willen we eerst nog even kijken of er toch geen nuttige tijd bij te maken is. Een dag telt maar 24 uren. We moeten van deze uren zoveel mogelijk nuttige tijd overhouden om die zaken te doen die waarde toevoegen aan ons leven.

Delegeren, zo schreven we vorige keer, is één manier om meer nuttige tijd over te houden. Structureren van je activiteiten is de tweede manier.

Lees verder

In OneNote een pagina op de juiste plaats invoegen in een sectie (supertip)

Zonder gedoe een nieuwe pagina dadelijk op de juiste plaats.

Als je in OneNote een nieuwe pagina invoegt dan verschijnt die standaard helemaal onderaan. Soms wil je die echter ergens juist voor of na een al bestaande pagina hebben. Of als je gebruikt maakt van de hiërarchische mogelijkheden van pagina’s en sub pagina’s dan wil je natuurlijk je nieuwe pagina ook dadelijk juist hebben.

OneNote heeft daar een mooie oplossing voor.

Hoover eens met je cursor langs je bestaande pagina’s in een bepaalde sectie. Er verschijnt een afgezwakte pijl met daarin een plus teken. Deze schuift netjes met je cursor mee omhoog en omlaag.

Druk op het plusteken, en je zal zien dat er zich een nieuwe naamloze pagina invoegt. Geef ze een naam en maak je notities. Klaar!

 

 

 

 

 

 

De ladder: een metafoor voor het bereiken van je doelstellingen

De ladder. Een metafoor van Stephen Covey. Wat een miserie, zo zegt hij, om na een dag of week hard werken vast te stellen dat de ladder tegen de verkeerde muur stond. Dat je, met andere woorden al je kostbare tijd stak in de verkeerde zaken.

 

Staat jouw de ladder tegen de juiste muur?

Staat jouw ladder tegen de juiste muur?

Bepaal heel zorgvuldig wat jij wil bereiken, maak er een plan voor op en werk daaraan. Zo staat jouw ladder nooit tegen de verkeerde muur.

Mensen zijn vaak druk bezig met de doelen van anderen. Iedereen heeft zijn eigen waardes, en van daaruit zijn eigen doelen. Maar als jij er niet heel zorgvuldig plannen voor maakt om aan je eigen doelen te werken, dan zijn de uitnodigende vragen en opdrachten van anderen er om jou op het verkeerde spoor te zetten. Je zette je ladder tegen de verkeerde muur, zo noemt Stephen Covey het in zijn boek ‘effectief leiderschap’.

Het probleem met onze doelen is tweevoudig. In de eerste plaats formuleren we er te weinig en maken we ze te weinig concreet. In de tweede plaats vergeten we ze in plannen om te zetten en kunnen we ze daardoor zo moeilijk opvolgen.

Lees ook het artikel dat we hierover publiceerden in de nieuwsbrief van vzw zorgondersteuning. http://zorgondersteuning.be/zorgondersteuning-vzw-blogt-staat-jouw-ladder-tegen-de-juiste-muur/

Delegeren , de methode om meer gedaan te krijgen. (update)

Uren bijmaken in je dag!

Delegeren , de methode om meer gedaan te krijgen.

(update van een eerder gepubliceerd artikel in november 2015)

Ons tweede artikel in de reeks prioriteiten stellen. Je hebt alles geëlimineerd wat niet meer voldoende waarde aan je leven of werk toevoegt. Maar dan nog blijft er teveel over. Je krijgt nu eenmaal niet alles zelf gedaan. En toch ben jij verantwoordelijk voor nog zoveel meer zaken. En je wil dat ook wel allemaal beheren en beheersen. Maar ook jouw dag heeft maar 24h.
De hoeveelheid tijd die je kan bijmaken door zaken uit handen te geven is vele keren groter dan elke andere productiviteitsverbetering die je ook maar kan bedenken. Delegeren dus!

Je kan niet goed zijn in timemanagement als je slecht bent in delegeren.

Lees verder

Dacher Keltner, de machtsparadox, spectrum 2016, (boekbespreking)

Dacher Keltner, de machtsparadox, een radicaal nieuwe visie op leiderschap.

Keltner schreef een intrigerend boek. Echte macht, zo betoogt hij, is de winst van een sociale investering. Anders dan de definitie van Nicolló Machiavelli in het zestiende-eeuwse Florence schreef (macht dwing je af en krijg je door machtsvertoon waarbij je de ander onderdrukt) kan je macht niet afdwingen. Macht krijg je van anderen vanaf het moment dat zij denken dat je deze macht waardig bent en in hun voordeel zal gebruiken. In het andere geval gaan mensen zodanig roddelen dat jij uiteindelijk je macht terug verliest. Dat is de korte essentie van de boodschap van Keltner.

Een boek dat een echte aanrader is voor  de professionele leider in de eerste plaats, voor iedereen die iets wil betekenen in de tweede plaats.

Lees verder

1 2 3 4 5 6 17