Met kleuren, extra kolommen, groeperen en sorteren maak jij je takenlijst niet enkel heel persoonlijk, maar je ziet dadelijk wat je nu of straks moet doen (of moest gedaan hebben)

Zoals we eerder aangaven werken we met een takenlijstje dat opgebouwd is rond verschillende categorieën. Je kan je takenlijstje groeperen volgens deze categorieën. Binnen de categorieën kan je dan nog op de urgentie sorteren. Zo zullen in onze takenlijst eerst de urgente A-taken verschijnen en dan de ‘normale’ A-taken. Daarna komen de B, C en D-taken. Tot slot de opvolgitems. Naast een sortering op item, kan je indien gewenst altijd nog meer sorteringen aanbrengen.

Je kan in de takenlijst van Outlook met meerdere views werken. Daarom gaan we van onze takenlijst een aparte view maken, die we ook als dusdanig opslaan.

Hoe doe je het?

1. Ga naar het takenscherm van Outlook
2. Ga naar ‘beeld’
3. Kies ‘weergave wijzigen’
4. kies ‘huidige weergave opslaan als een nieuwe weergave’
5. geef je nieuwe weergave een naam (bijvoorbeeld taken)

 

Je kan het overzicht als volgt opbouwen (zorg er voor dat je in outlook in je takenoverzicht zit).

Stap 1- bepaal welke kolommen je wil zien in je takenlijstje

1. Ga naar ‘beeld’
2. Kies ‘weergave-instellingen’
3. Selecteer ‘kolommen’

Hier kan je kolommen toevoegen en verwijderen.

Wij selecteren volgende kolommen:

prioriteit – project – pictogram – bijlage – taakonderwerp – begindatum – einddatum – categorieën – status – gevoeligheid – markeringsstatus

Uiteraard kan je zelf kiezen welke kolommen je wil zien in je takenlijst. Je kan de kolommen via de knoppen ‘omhoog’ en ‘omlaag’ ook makkelijk van plaats veranderen.

Je kan ook perfect zelf kolommen aanmaken. Je doet dit praktisch via de knop ‘nieuwe kolom’. Je geeft de kolom de naam die je zelf kiest. De kolom ‘project’ is een kolom die we zelf aangemaakt hebben. We gebruiken deze kolom om taak-items die inhoudelijk bij elkaar horen een omschrijving mee te geven. Straks gaan we in het taakoverzicht sorteren op o.a. deze kolom ‘project’. Zo komen taken die inhoudelijk samen horen, ook effectief samen te staan.

Als je kolommen wil selecteren, moet je er rekening mee houden dat alle beschikbare kolommen onderverdeeld zijn in verschillende mappen. Binnen het kolommen – scherm zie je dit links boven: ‘beschikbare kolommen selecteren uit’. De kolommen die je zelf bijgemaakt hebt, komen in de map ‘gebruikersvelden in map’.

 

Stap 2- groepeer volgens je soort van taken

1. Ga naar ‘beeld’
2. Kies ‘weergave-instellingen’
3. Selecteer ‘groeperen op’

Hier kan je kiezen op welke kolommen je taken gegroepeerd moeten worden. Wij groeperen onze taken op ‘categorieën’. Op deze manier komen al onze A-taken samen, daarna de B-taken, de C-taken, de D-taken en de opvolg-items. De groepering gebeurt alfabetisch.

 

Stap 3- sorteer je gegroepeerde taken

1. Ga naar ‘beeld’
2. Kies ‘weergave-instellingen’
3. Selecteer ‘sorteren’

Je kan nu kiezen hoe je je taken wil sorteren. Wij sorteren onze taken eerst op ‘prioriteit’. Op die manier komen bijvoorbeeld je urgente A-taken helemaal boven in je lijstje te staan. Daarna sorteren we op ‘project’. (zelf aangemaakte kolom – zie hoger). Deze laatste kolom kan je gebruiken om inhoudelijk gelinkte taken een zelfde omschrijving mee te geven in deze kolom. Stel bijvoorbeeld dat je functioneringsgesprekken gaat voorbereiden met je medewerkers en dit resulteert in meerdere taken, kan je deze samen laten verschijnen door ze eenzelfde omschrijving mee te geven in de kolom ‘project’.

Voor het deel ‘opvolging’ van je takenlijstje kan je de kolom ‘project’ dan weer gebruiken om er namen van personen in te geven. Op die manier sorteer je alle opvolgitems van eenzelfde persoon samen. Handig als je overleg hebt met deze persoon of als je op het einde van de week gaat terugkijken op je lijstjes. Je ziet dan in één oogopslag op wat je allemaal van een bepaalde persoon wacht.

 

Stap 4 – zet een filter op je taken

1. Ga naar ‘beeld’
2. Kies ‘weergave-instellingen’
3. Selecteer ‘filteren’
4. Ga naar ‘geavanceerd’

Door het plaatsen van een filter op je taken, kan je bepalen welke taken je niet wil zien. Een belangrijke optie is hier om je afgewerkte taken niet meer op je lijstje te zien staan (je kan wel een aparte view maken om je afgewerkte taken apart te zien staan). Als je ook je privé taken via outlook bijhoudt, kan je beslissen om deze privé-taken niet in je werkoverzicht te zien staan. Ook hier kan je wel weer een aparte view maken van je privé-taken. Wij hebben het tot nu toe over volgende categorieën gehad: A, B, C, D en opvolgen. Deze komen overeen met je BeterAnders workflow. Uiteraard kan je nog meer categorieën maken en dan kan je er voor kiezen om deze in je takenlijst te zien staan of om hier een apart overzicht van te maken.

Wees je er van bewust dat de filters die je hier bepaalt er voor zullen zorgen dat je bepaalde taken juist wel of juist niet in je takenoverzicht zult zien staan. Wees op je hoede dat je hierdoor geen taken ‘kwijt raakt’. Als je ervoor kiest om je privé-taken de categorie ‘privé’ mee te geven en deze in een aparte view te plaatsen, moet je wel regelmatig naar deze aparte view gaan kijken. Anders zullen deze taken helemaal aan je aandacht ontsnappen en dus niet uitgevoerd worden.

Hoe doe je het praktisch?

Je kiest het veld dat je wil gebruiken voor je filter. Dan kies je de voorwaarde en de waarde.

Enkele voorbeelden:

• Als je de voltooide taken niet in je takenlijst wil zien staan, kies je als veld ‘voltooid’. Als voorwaarde kies je ‘is gelijk aan’. De waarde wordt dan ‘nee’. Op die manier komen op je takenlijst enkel je niet voltooide taken te staan.
• Als je bepaalde categorieën niet op deze takenlijst wil zien, maar op een andere lijst, kies je hier als veld ‘categorieën’. De voorwaarde is ‘bevat geen’. Als waarde geef je dan de naam van de categorie die je niet op je takenlijst wil zien staan. Best maak je dan onmiddellijk ook een nieuwe view aan waardoor je de taken met deze uitgesloten categorie in een aparte view kan opvolgen.

 

Stap 5 – bepaal de opmaak van je takenlijst

Je kan bepaalde groepen van taken via lettertype en kleur extra doen opvallen. Wij doen dit bijvoorbeeld met de taken waar de datum van verstreken is. Zo zie je onmiddellijk voor welke taken de deadline verstreken is. Ook onze urgente A-taken krijgen een aparte kleur. Dit zijn nl de zaken die prioritair onze aandacht verdienen.

1. Ga naar ‘beeld’
2. Kies ‘weergave-instellingen’
3. Selecteer ‘voorwaardelijke opmaak’

Stel dat je je urgente A-taken in het vet en blauw wil zetten:

1. Selecteer ‘toevoegen’
2. Geef de naam : urgente A-taak
3. Bepaal het lettertype: kies voor vet en blauw
4. Klik op ‘voorwaarde’
5. Ga naar ‘geavanceerd’
6. Maak je eerste criterium: veld = categorie, voorwaarde = is (precies), waarde = naam van je categorie (A-taken)
7. Maak je tweede criterium: veld = prioriteit, voorwaarde = is gelijk aan, waarde = hoog
8. Klik op ‘OK’

Je urgente A-taken zullen nu in je takenlijst in het blauw en vet verschijnen.

Je takenlijstje is je dagelijks werkinstrument. Belangrijk is dus dat je je thuis voelt in dit lijstje. Personaliseer dus naar je eigen wensen! Maar maak er geen kermis van.

Veel succes!