Een leermaatje helpt je de BeterAnders workflow te installeren en te gebruiken tot het een gewoonte wordt.

 

Het eerste kwartaal van 2016 is om. We schreven onze doelen met Nieuwjaar neer en maakten stilaan volgens de BeterAnders workflow onze mailbox leeg en werkten ons takenlijstje af. In kleine stapjes verbeteren we zo naar onze doelen. Misschien hebben we al enkele ‘mini habits’ of ochtendrituelen ingevoerd? Maar omdat we allemaal onze zwakke momenten kennen loopt het misschien niet voor iedereen of niet altijd even vlot? Tijd voor de straffere middelen!

Met een leermaatje wordt alles beter

Alleen is maar alleen. Het oppikken van al de goede raad die je op BeterAnders kan lezen om je eigen doelen in je leven te bepalen en alle trucs om dat efficiënt en effectief te doen is best veel en ingewikkeld. Zeker als je dat allemaal zelf moet doen. Dikwijls beginnen we allemaal met de beste bedoelingen met betere en andere systemen om meer te bereiken. Maar even dikwijls verliezen we na enkele dagen of weken onze goede intenties of wordt ons systeem onoverzichtelijk. We eindigen onze artikels en ook onze opleidingen daarom altijd met de goede raad om een buddy of een coach te zoeken.

Wie is je buddy?

Een buddy zoek je binnen je eigen organisatie of kring. Best is het iemand die ook een opleiding timemanagement of nieuwe werken volgde of alleszins iemand die ook interesse of nood heeft aan een systeem om op een betere en andere manier meer te bereiken. Ideaal is als zij samen met jou dezelfde opleiding volgde of dezelfde boeken of blogs las.

Samen uitzoeken hoe het beter anders kan

Je buddy zal samen met jou, en jij met haar, zaken uitproberen en jullie kunnen mekaar feedback geven zodat alles steeds makkelijker en beter gaat. Met een volledig nieuw systeem starten om heel je archief en mails en alle to-do’s te verwerken in lijstjes is echt geen kleine opgave. En toch moedigen we je op BeterAnders aan om dat in één keer te doen. Omdat anders de onrust in je hoofd blijft en je snel terug in de valkuil van de dringende en minder belangrijke taken zal lopen. Om heel de workflow van de eerste keer goed op te zetten is je buddy je beste hulp.

Successen …

Samen met je buddy wissel je onderling successen uit. Dat is de tweede beste manier om tot een goed werkend systeem te komen. Vermits je buddy uit je eigen werkkring komt zal zij best begrijpen wat jouw specifieke moeilijkheden zijn. Zijn dit vooral de vele mails? De opvolging van operationeel werk? Het vinden van focus tussen alle verstrooiing? Succesjes door je nieuwe werkwijze zijn de beste manier om dit nieuwe werken te consolideren en te perfectioneren.

… en mindere successen

Waarschijnlijk lukt niet alles even goed. Ook deze feedback zal helpen om nog betere en andere manieren te vinden om specifieke problemen te counteren. Ook als het niet zozeer over methodieken maar eerder over volhouden gaat, of over het vermalen van keien of het slikken van kikkers om je doelen te bereiken. Je buddy zal je begrijpen en jullie zullen samen betere manieren bedenken om wel de doelen te bereiken. Dikwijls heeft dit halve falen immers te maken met valkuilen waar iedereen in het begin wel inloopt. ’s Morgens toch starten met het lezen van je mails. Je spullen in meer dan 1 archief bewaren. Je doelen in te grote stappen formuleren… Je buddy zal samen met jou leren hoe het niet moet of waar de belangrijkste valkuilen zitten.

Momenten van zwakte of wanhoop

Maar vooral zal je buddy er zijn als je het eens niet meer ziet zitten of als je je kikker niet geslikt krijgt. Eer je dan je ganse systeem over de haag gooit zal zij je mild en steunend ervan overtuigen om nog even verder te proberen. En dat zal het hele verschil maken tussen slagen en opgeven.

Hoe meer zielen, hoe meer bereik

Misschien heb jij het geluk in groep je inspanningen en successen te kunnen delen. Of misschien kan jij in groep bijleren en nieuwe zaken uitproberen om nog efficiënter en effectiever te werken. Dan zit je helemaal goed natuurlijk. Een groep is veel meer dan het geheel van de deelnemers. Je leert er heel zeker de basis van je systeem vol te houden, maar doordat er steeds wel iemand ergens op de grens zocht naar nog betere manieren, zal je ook heel wat echte functies voor gevorderden zien komen. Je kan eruit kiezen en op jouw eigen tempo groeien en beter worden.

Ben jij in jouw organisatie de steen die de uitdeining veroorzaakt?

Efficiënt en effectief werken is veel makkelijker als er in je organisatie een onderstroom naar dit soort nieuwe werken ontstaat. Je zal het vergaderen beter kunnen inperken,  een nieuwe cultuur van mailen naar mekaar kunnen opzetten, iedereen zal beter op tijd komen. De ochtenden worden stilaan voor al je collega’s de momenten dat ze het belangrijkste werk van de dag doen of hun kikkers slikken. Je zal zien, ook efficiënt en effectief werken is besmettelijk!

Wees mild voor jezelf!

Maar misschien vind jij geen collega’s die samen met jou op weg willen naar het nieuwe werken 2.0? Of wil jij geen buddy zoeken maar kies je er voor jezelf te coachen in je nieuwe en efficiënte werken? Wees dan voor jezelf een coach zoals je dat voor een goede vriend zou zijn. Wees mild en steunend. En vooral, wees niet te streng voor jezelf. Niet alles lukt van de eerste keer. En hoewel we aanmoedigen om resoluut voor 1 systeem te kiezen waarin je je taken prioriteert, je archief opzet en je doelstellingen opvolgt, is dat misschien wat veel om alleen te doen. Probeer dan elke dag een stapje in de juiste richting te zetten.

Nog meer geldt dit voor het bereiken van je doelen. Niet alles hoeft altijd en helemaal te lukken. Veel belangrijker is het om elke dag een klein stapje in de goede richting te zetten. We noemen dat kaizen. En dat is waarschijnlijk de belangrijkste techniek in het groeimodel van Carol Dweck. Alles moet niet dadelijk best zijn, zorg dat je steeds wat beter wordt.

Vraag begeleiding van professionals

Tenslotte kan je er ook voor kiezen om wat externe hulp te vragen. Zowel voor het opbouwen van je motivatie om anders te gaan werken als voor het uitwerken van jouw eigen betere workflow. Of zelfs om alle schema’s in jouw Outlook en OneNote in te stellen. Er zijn op internet vele coaches te vinden die je daarmee kunnen helpen. Dat kost je enkele euro’s maar die zal je snel terugverdienen.

BeterAnders: om meer te bereiken

 

Je kan ook bij BeterAnders terecht hiervoor. In samenwerking met VZW Zorgondersteuning zetten we momenteel trainingen op. In house of in een open opleiding. Aan echt betaalbare tarieven.

En reken maar even voor jezelf uit. Als je erin slaagt elke week 4 uren tijd te besparen en elk jaar enkele van je belangrijke doelen te bereiken, hoeveel centen is jou dat waard?

Alleszins, veel succes met jouw goede voornemens. En vergeet niet jouw buddy verhalen naar ons te sturen.