Kies een systeem dat jouw extern geheugen wordt!

De BeterAnders workflow is een manier van werken die omgaat met alles wat je vroeger in je hoofd stak en wat daar onrust veroorzaakte. De workflow kan op verschillende manieren gehanteerd worden, op papier of elektronisch met al dan niet ingewikkelde software. Maar het uiteindelijk resultaat moet zijn dat jij een perfect werkend externe geheugen hebt. Lees hier verder hoe dit externe geheugen zowel je archief als al je taken en je agenda omvat.

 

Omdat je inbox waarschijnlijk jouw belangrijkste leverancier van taken is, integreren we die ermee. Je archief is je werkend en je slapend archief. Dus ook alle notities, verslagen en uitnodigingen voor vergaderingen. Maar ook alle weetjes en kleine to-do’s of herinneringen. Kortom, alle zaken waar je nu of in de toekomst nog iets mee gaat doen of iets mee zou willen doen of iets waarmee je iets zal moeten doen. Om je workflow goed te laten draaien, heb je 1 systeem nodig. Anders werkt het niet. Je kan niet een beetje met dat systeem starten.

Verder doen op je bestaande manier en een deel van onze principes toepassen kan misschien een beetje helpen, maar het risico is dat het voor nog meer verwarring gaat zorgen. En verwarring zorgt weer voor onrust in je hoofd. Dikwijls geven mensen snel op met het veranderen van hun werkmethodes naar die ene workflow omdat ze niet volledig genoeg hun archief, taken en agenda in hun externe geheugen kregen. Als je met meerdere systemen door elkaar werkt, ga je je nog af vragen waar iets zit, waar al je taken staan, wat je niet mag vergeten. En je bent terug bij af. Als je overschakelt, doen het dan onmiddellijk en volledig.

 

Het belangrijkste principe waar je systeem aan moet voldoen is: zorg er voor dat je het tegenkomt als je het moet tegen komen!

 

Een combinatie van Outlook en OneNote is een prima keuze voor je systeem.

Alle verdere tips die we geven, zijn dan ook uitgewerkt in Outlook en OneNote. We tonen verdere in deze tekst ook aan hoe Outlook en OneNote perfect met elkaar communiceren.