Stelling 4: ook van op afstand is samenwerken prima mogelijk.

In de vorige stellingen hebben we ons perfect georganiseerd om efficiënt thuis te werken. Maar zo massaal thuiswerken als we momenteel moeten doen, is best eenzaam. Bovendien is het nieuwe werken het samenwerken. En dus moeten we zorgvuldig kijken hoe onze communicatie én deze eenzaamheid én dit samenwerken kan ondersteunen.

Onder meer in de VS werken remote teams samen vanuit verschillende staten.  De leden ontmoeten elkaar maar een enkele keer per jaar fysiek . We weten uit hun ervaring dat dit prima kan werken. Mits de formele communicatie geordend gebeurt en goed gemanaged wordt. De informele communicatie valt in die teams quasi volledig weg. En toch werkt dat ook.

Wij zijn dat anders gewoon. In onze bedrijven leven we met (een overdaad aan urenlang) fysiek overleg, en de informele communicatie is vaak de saus die voor binding zorgt.

Zeker nu, in coronatijden en met mensen die onervaren en massaal aan het thuiswerken moesten gaan, zijn beide aspecten van deze communicatie belangrijk om zorgvuldig in het oog te houden.

Die zorgvuldigheid kent enkele aspecten. Technisch in de eerste plaats.
  • Zorg allereerst voor een goede internetverbinding. Wifi kan prima gaan, maar een bedraad netwerk is nog altijd superieur. (en ja, voor minder dan 10€ heb je een adaptor van een usb naar een netwerkaanlsuiting…)
  • Investeer in goede, professionele software. Er is echt niets zo ellendig als video calls die technisch niet optimaal verlopen. Geluid en beeld moeten feilloos werken. Er zijn vele systemen op de markt. TEAMS en ZOOM zijn twee goede voorbeelden met voldoende functionaliteiten om online meetings vlot te laten verlopen. Maar er zijn er nog meer. Uw IT afdeling zal u daar kunnen ondersteunen.
  • Je IT afdeling zal ook voor de nodige cyberveiligheid zorgen. Maar besef dat jijzelf daarin de zwakste schakel bent. Wees heel zorgvuldig met het openen van bestanden. Zorg voor goede antispam en antivirus software als je met je eigen hardware moet werken.
  • Als je regelmatig online overlegt is een investering in goede hardware echt de moeite. Een kwalitatieve headset, of een externe camcorder maakt het verschil!

In afzondering thuis zitten werken kan flink eenzaam zijn. En dat nodigt uit om oeverloos te zoeken naar online contact. En alhoewel vele van de online communicatiemogelijkheden technisch OK zijn, kunnen ze wel erg storend gebruikt worden.

  • Structureer je online communicatie met collega’s of chefs. Zo niet gaat iedereen de ganse dag zitten wachten op die call of dat gesprek.
  • Plan je digitale meetings op voorhand in. Kies een moment dat voor iedereen het minst storend werkt.
  • Zeker de one to one meetings moeten verwacht en gepland zijn. Beter nog met een vaste regelmaat. En wellicht iets vaker dan toen iedereen op kantoor aanwezig is.
  • Mail blijft ook bij thuiswerk een asynchroon medium. Je mag ook nu niet verwachten dat collega’s on the spot reageren op jouw mail. Zij behoren te werken! En dat is niet hetzelfde als voortdurend hun mailbox te checken.
  • Als je een dringende vraag hebt, neem dan de telefoon en bel je collega op. Wanneer je dit doet binnen de normale kantooruren moet je je geen zorgen maken over ongewenst storen.
  • Heb je een vraag die niet dringend is, spaar deze dan op voor de eerstvolgende geplande overleg.
  • Whatsappgroepen voor gestructureerde groepsinformatie kunnen gebruikt worden, maar Whatsapp nodigt heel fel uit om ook nog even die andere vrienden te contacteren… En het is eigenlijk erg intrusief, het is er altijd, dag en nacht.
  • Gebruik korte en gestructureerde nieuwsflashes die op vaste momenten worden rondgestuurd.

Mensen zijn niet allemaal gelijk. En daar verandert corona niets aan. In onze online communicatie houden we er best wel rekening mee. Ook jij hebt collega’s die introvert zijn en anderen die extravert zijn. Sommige medewerkers staan bij een crisis graag in de frontlinie, anderen voelen zich best op de tweede rij.

En zo heeft ieder zijn eigen nood aan de hoeveelheid en de aard informatie.

  • Geef plaats aan verschillende aspecten van de functie gebonden communicatie.
    • Natuurlijk zijn er de opdrachten en taakafspraken.
    • Maar geef ook Feedback. In twee richtingen. Zeker en vooral ook de feedback over hetgeen er met het werk van medewerkers gebeurde!
    • Overleg in de letterlijke betekenis van het woord.
    • Planning en afspraken voor volgende dagen.
  • Geef en vraag info over wat er gebeurt in de organisatie? Hoe gaat het er? Wat leeft er? Hoe is de bedbezetting (ziekenhuizen), de verkoop (bedrijven), de ontwikkeling (onderzoekscentra), … Mensen willen deel uitmaken van de organisatie. Zeker in deze toch wel heroïsche tijden.
  • Ook bij online groepsoverleg hebben onze introverte collega’s het lastiger om het woord te nemen.
  • Maar ook de normale roddels en weetjes mogen er zijn, die zou men anders immers ook wel horen.
  • En tenslotte, waarom zouden ook de kindjes niet even gedag mogen zwaaien aan de collega’s van mama of papa?

Als ook je partner thuiswerkt, denk eraan dat online meetings best storend voor je huisgenoten zijn. Je stelt hoge eisen aan hun eigen stil zijn. Maar jij stoort ook hen.

En tenslotte, in onze bereidheid en onervarenheid om met de nieuwe methodes van communicatie aan het werk te gaan durven we wel eens blunderen. Zorg toch maar dat je vuile sokken en andere ongewenste zaken uit beeld zijn de volgende keer dat je enthousiast aan je video meeting start.

Vooral in de organisatie van deze communicatie speelt de chef een belangrijke rol. Maar de rol van de chef is breder. We diepen deze uit in de voorlaatste stelling.

TERUG naar hoofdartikel

Lees ook de volgende stelling: Ook bij het thuiswerken is je chef je grootste vriend.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.