de pareto anamyse : 80 versus 20

Prioriteiten stellen is een kunst. Maar er bestaan trucs voor!

Omdat je niet alles kan doen in het leven moet je kiezen. Maar hoe doe je dat?

Vanuit het uitgangspunt van BeterAnders “er is nooit genoeg tijd voor alles, maar er is altijd genoeg tijd voor het belangrijkste” volgt automatisch dat je moet kiezen waaraan je wél je tijd geeft.

Maar er is zoveel om uit te kiezen. En de wereld rondom je verleidt je de hele tijd tot zijn keuzes. Geen nood … er is hulp beschikbaar. Drie soorten nog wel

Je chef is je grootste vriend

Wat je chef als prioriteit ziet is normaal ook belangrijk. Je geeft er best veel of snel je aandacht aan. Indien je het niet eens bent met je chef, dan bespreek je dat best. Zomaar andere prioriteiten stellen kan nogal fout lopen.

Wat andere belangrijke personen in je leven graag hebben dat jij doet, moet vanzelfsprekend ook wat prioriteit krijgen. Mensen die verslaafd zijn aan hun werk of aan de macht die ermee gepaard gaat, verwaarlozen daardoor wel eens datgene wat de mensen rondom zich belangrijk vinden. Pas op! Zij blijven wel eens verweesd achter als die andere plots voor iets of iemand anders kiest…

Je beleidsplan, je dromen en je de doelen .

Je schreef op wat je wil bereiken. Je dromen zijn leidend, je doelen zijn er de uiting van. Maar als er geen acties volgen dan blijft alles bij dromen.

Zorg er voor dat de projecten en taken vanuit je beleidsplan of je doelen altijd meetellen als jij de prioriteiten van de dag bepaalt. En pas op, de wereld rondom je ziet dat meestal wat anders, zij drijven je naar hun doelen.

De drie belangrijkste taken die je iedere dag plant en waarvoor je alles klaar legt, mogen enkel taken vanuit je beleidsplan of je doelen bevatten. niks anders. Al dat andere doe je later maar.

Theoretische keuzemodellen

Stel dat de twee vorige hulpbronnen je onvoldoende helpen. Dan is er nog altijd de wetenschap om je te helpen.

Een gouwe ouwe is de Pareto-analyse of de 80/20 regel. In alles wat je doet of onderneemt bepaalt twintig procent van hetgeen je doet de tachtig procent succes dat je behaalt. Praktisch? Denk gewoon bij elk item dat jij op je takenlijstje van vandaag toelaat welke waarde het je brengt. Is dat marginaal? Schrap het dan. En ga op zoek naar die zaken die voor jouw succes zorgen. Euh, ja je vindt die hoor! Op je beleidsplan staan die, en in je doelenlijstje, of je chef kent ze…

De impact-analyse is een andere insteek. Bekijk alles wat op je to do lijstje staat. En bepaal voor alles welke impact het zal hebben. Je gaat op zoek naar die zaken die met de minste inspanning het meeste resultaat opleveren.

De output van deze methode wordt ook wel eens het ‘laaghangend fruit’ genoemd. Het geeft aan wat makkelijk binnen te rijven is. Maar toch een beetje opgepast! Het ruikt namelijk wat naar opportunisme. De ‘zware zaken’ worden voorlopig nog even naar achteren geschoven. Je chef of je collega zal misschien voor nu wel tevreden zijn. Maar je raakt mogelijks wel niet tot de essentie. Het laaghangend fruit pluk je soms juist omdat je de belangrijkste zaken niet wil doen. Je denkt dan dat je druk bent bezig geweest maar eigenlijk ben je gewoon aan het uitstellen. Om deze reden ben ik er niet echt fan van.

              

Voor de liefhebbers nog een laatste manier om te bepalen wat je nu al dan niet moet doen. Moet ik dit nu doen?
Afhankelijk van de nadruk op het woord in de zin “moet ik dit nu doen” kan je beslissen of jij de beste persoon bent om iets te doen, en of je dat beter nu dan wel strak doet.

Samenvatting

Prioriteiten stellen is een kunst. Maar er bestaan trucs voor! Je doelen zijn richtinggevend. Je chef kent de prioriteiten. De 80/20 regel of andere modellen kunnen helpen. Gebruik ze. Want het uitgangspunt blijft: er is nooit tijd genoeg om alles te doen, er is wel altijd tijd om het belangrijkste te doen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.