het delegeren automatiseren

Met één klik een mail doorsturen met tekst en uitleg én tegelijk op je WachtenOp lijstje zetten.

Vanuit je inbox delegeren? Tot in de perfectie geoptimaliseerd!

Je weet het onderhand wel… je inbox leegmaken volgt enkele simpele stappen. Binnen een werkblok neem je elke mail 1 keer vast. De twee eerste stappen bij elke mail zijn : deleten als kan, delegeren als jij het niet perse zelf moet doen.

Hoewel delegeren verschillende paden kan volgen, wordt delegeren vanuit een mail heel vaak gebruikt. Uit de goede oude 80/20 regel volgt bovendien dat iedereen wellicht maar aan een paar mensen de meeste mails met vraag van opvolging doorsturen.

We geven hieronder een handleiding om dat proces te optimaliseren.
De verschillende stappen die we met één klik willen doen : stuur een mail naar een bepaald medewerker met de vraag om deze af te werken, en maak er in één beweging ook een opvolgtaak van. We maken hiervoor een nieuwe snelle stap aan. (Weet je nog niet goed hoe dat allemaal werkt in Outlook, lees dan even de BeterAnders workflow erop na, je vindt hier veel informatie)

  1. dupliceer een bestaande snelle stap (van het type ‘aan manager’ of ‘aan team’ (afbeelding 1)
  2. bewerk deze snelle stap
  3. geef je stap een nieuwe naam bijvoorbeeld : Aan Jos
  4. kies als eerste actie voor ‘doorsturen‘ en vul het mailadres in
  5. klik ‘opties weergeven‘ en schrijf daarin je onderwerp en een vast sjabloon van tekst (afbeelding 2)
  6. voeg dan de bijkomende acties toe zoals je dat in andere snelle stappen deed : naar kort archief verplaatsen, markeren als gelezen, taak met bijlage maken , bericht categoriseren met de categorie WOP (afbeelding 3)
  7. kies opslaan.
afbeelding : snelle stap dupliceren
Afbeelding 2: maak je sjabloon
Afbeelding 3: voeg de bijkomende acties toe

Voilà je snelle stap is aangemaakt. Vanaf nu kan je een mail ter opvolging met één klik doorsturen naar je medewerker.

Bereid het goed voor wanneer je deze techniek plant te gebruiken. Doe dit enkel bij medewerkers of collega’s die je goed kent en betrouwt. En zeg hen even op voorhand dat je mails ter opvolging in het vervolg met een standaard mail zal bezorgen. (Als je werkt met de 2 minuten vertraging regel, dan kan je in die wachttijd zo nodig de tekst van je mail nog even verpersoonlijken.)

En tot slot een opmerking. Over het algemeen pleiten we ervoor om zo weinig mogelijk mails te sturen. Het is niet omdat we één-klik-mails ontwerpen dat we die ook de hele tijd moeten sturen! Van zodra iets niet dringend is, blijft het een veel betere optie om de mail op je BesprekenMet lijstje te zetten en dit op je eerstvolgend één op één overleg te agenderen.

Heb jij ook tips om in Outlook of OneNote sneller, efficiënter of gewoon gemakkelijker te werken? Laat ze ons zeker weten. Wij publiceren ze op onze website.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.