Meetings are toxic! Je zorgt maar beter dat je het goed doet.

Vergaderen is een kunst en een kunde. Maar je kan het gemakkelijk leren.

Na mailen is vergaderen datgene waar medewerkers van aangeven dat ze er veel tijd mee verliezen. De agenda van sommigen onder ons staat vanaf  ’s maandags vol gepland met vast overleg. Als dat dan ook nog eens weinig efficiënt gebeurt, dan wordt het helemaal een drama.

Nochtans is goed vergaderen helemaal niet moeilijk. Slechts een paar basisregels respecteren en je zal zien dat meetings weer productief worden. Ook als je online vergadert!

Want meetings zijn nu eenmaal nodig. Het nieuwe werken is het samenwerken. En samenwerken betekent vergaderen en overleggen.

Maar het mag natuurlijk niet zijn zoals in dat onderzoek van 2013: 62 vergadermomenten per maand voor de gemiddelde kenniswerker. De helft daarvan beschouwde men als verloren tijd, voor ongeveer 31 uur per maand.

Waarom ergeren we ons zo aan vergaderen?

Een korte bevraging leert ons het volgende:

  • We vergaderen te veel
  • Vergaderingen zijn onvoldoende voorbereid
  • Vergaderingen zijn niet genoeg gestructureerd
  • Vergaderingen starten systematisch te laat en duren te lang
  • Er wordt te veel getelefoneerd en gemaild in een vergadering
  • Conclusies en acties zijn niet altijd duidelijk op het einde van de vergadering.
Samen doen we het of doen we het niet.

Vergaderen doe je nooit alleen. Als we iets willen veranderen, zullen we het samen moeten doen. Over enkele zaken moeten we afspraken maken.
We bespreken achtereenvolgens wat algemene afspraken, de taak van de voorzitter, de taak van de deelnemers en tenslotte de agenda en meeting minutes. Tenslotte voegen we een addendum toe over de good practices mbt digitaal vergaderen.

Algemene afspraken

  • Maak organisatiebreed een vergaderschema
  • Maak afspraken over back to back meetings (de ene meeting start op het zelfde moment hier als de andere daar eindigt… )
  • Spreek criteria af voor ad hoc overleg.
  • Respecteer de regel: vast overleg dient om punten te agenderen
  • Leg de good practices In basishouding van de deelnemers op (tijdigheid, geen telefoons noch mailen in een overleg …)

De voorzitter

  • Beslist of er een overleg moet zijn (geen automatisme, vergaderen is geen panacee, vergaderen kost veel tijd!)
  • Plant het overleg en beslist over de deelnemers (minder is beter, 7 à 10 max, als het er meer zijn: overweeg dan een technische voorzitter)
  • Bepaalt de tijdsduur van het overleg (één uur is beter dan twee uur, 50 minuten is beter dan één uur)
  • Stuurt tijdig de agenda (in de vorm van een power request, met vooral aandacht aan datgene wat je wil bereiken per punt. Vraag tijdig agendapunten op, zo voorkom je teveel vermaledijde varia)
  • Zorgt dat de zaal met al zijn technische vereisten klaar staat.
  • Start het overleg op tijd (maak hier een erezaak van en herhaal geen punten voor laatkomers)
  • Bewaakt de tijd (voorzie voor elk punt 20% meer tijd dan je denkt nodig te hebben, maar hou je hier dan ook aan)
  • Geeft het woord, neemt het woord (luchtmakers moeten ingetoomd, zwijgers moeten aangemoedigd. Je wil iedereens mening kennen voor een beter draagvlak voor beslissingen)
  • Houdt de bespreking on track (Ik zie niet goed hoe uw commentaar in relatie staat met het punt dat we bespreken, kan je me het verband even uitleggen?)
  • Vat samen en formuleert de afspraken (voorkom dat het overleg geweldig was maar niemand weet wat er bereikt werd)
  • Formuleert to do’s (voorkom dat iedereen weet wat er afgesproken werd maar niemand er verder iets mee doet)
  • Evalueert het overleg (wil je een geweldige truc om jezelf en iedereen te dwingen tot verbetering? Vraag net voor de vergadering eindigt : wat ging goed en wat kon beter in het proces)
  • Eindigt het overleg te vroeg (en geniet van de dankbaarheid die er van alle deelnemers over je heen valt)
  • Zorgt dat er meeting minutes met alle beslissingen, afspraken en to do’s rondgestuurd worden (je wil volgende week je vergadering niet overdoen, toch?)

De deelnemer.

  • Bereidt zich voor (moet je er zijn? moet je er de hele tijd zijn? Moet je er altijd zijn?)
  • Brengt agendapunten aan en bereidt deze terdege voor (variapunten zijn voor de luieriken, theatralen en de leperds, niks voor jou dus)
  • Is op tijd of verontschuldigt zich (Je moest er zijn? Zijt er dan! )
  • Werkt actief mee (Luisteren, vragen stellen, knikken, samenvatten, advocaat van de duivel spelen, …)
  • Is niet storend (het gesprek monopoliseren , een spreker onderbreken, met een collega babbelen, nerveuze gebaren maken, met smartphone spelen, de clown uithangen)
  • Blijft bij het punt (laat het lucht maken over aan de airco)
  • Belt buiten het overleg (allez, je belt beter niet , maar als het echt en echt en écht niet anders kan, is naar buiten gaan nog het minst onbeleefd)
  • Handelt to do’s af (tja, je wou bij de vergadering zijn, neem dan de consequenties op je)
  • Schrijft eigen notities (jouw werkelijkheid van het overleg. Niemand kan beter, echt niet)
  • Helpt de voorzitter in zijn taak (als je zoals de statistiek ons leert wellicht een slechte vergadervoorzitter hebt: verzamel agendapunten, zorg dat de zaal op voorhand in orde is, vraag de mening van de zwijgers, probeer samen te vatten, orden complexe punten op het white bord, hou de bespreking on track, neem notities zodat de meeting minutes op het eind van het overleg klaar zijn. Doe dit allemaal discreet, maar wees niet ongerust, wellicht merkt de voorzitter het nog geeneens op).

De agenda, in de vorm van een Power Request.

Een goeie agenda is het halve werk!  Een power request betekent dat voor elk agendapunt wordt beschreven:

  • Wie de eigenaar is en hoe lang de bespreking voor dit punt moet duren?
  • Een korte omschrijving/toelichting ervan, doelstelling van de bespreking. Maak duidelijk wat je wil bereiken: dit is echt belangrijk. Het zal straks het verloop van de bespreking richting geven.
  • Voorstel van oplossing, suggesties, analyse van het probleem… Dat helpt de discussie snel op het juiste pad.

Een goede power request maken kost best wat tijd. Maar je wint deze tweemaal terug. Eerst doordat je overleg minder lang duurt. Dan doordat op het einde van de vergadering deze power request wordt aangevuld met een beknopte weergave van de uiteindelijke beslissing van de vergadering, de afgesproken acties met eigenaarschap en timing. Je hebt zo je meeting minutes.

Online vergaderen: do’s en dont’s

De voorzitter bepaalt de regels bij de start van een vergadering:

  • De camera. Om WIFI bandbreedte te besparen worden camera’s nogal eens afgezet, maar als het voor de deelnemers enigszins haalbaar is, hou je hem beter aan. Je houdt zo enigszins een gevoel van interactie. En je verplicht de deelnemers van echt aanwezig te zijn.
  • De microfoon. Spreek  af dat bij de start iedereen de microfoon default af zet, om zo geen ‘echo’s’ op de lijn te krijgen.
  • Interactie aanvragen. Gewoon tussenkomen door het woord te nemen, via het handje het woord vragen, via de chat functie.  Goede afspraken maken goede vrienden.

    Extra aandachtspunten:
  • Wanneer je als voorzitter zelf niet perfect de technische issues beheerst, duid dan iemand aan die dit voor jou opvolgt. Zorg minstens dat je op voorhand steeds nakijkt of alles werkt.
  • Het digitaal vergaderen is gemakkelijk. Maar organiseer toch maar niet de zeventiende zoomcall van de dag die ook perfect een mail had kunnen zijn…
  • Meer nog dan bij een fysieke vergadering moet de voorzitter regelmatig kijken of iedereen nog mee is. Best echt letterlijk het rijtje afgaan en iedereen even bevragen.
  • De rol van de voorzitter wordt nog complexer dan bij een fysiek overleg.  Introverte personen kunnen zich bij online meetings nog gemakkelijker onzichtbaar maken. Wil je hun mening kennen? Je zal ze actief moeten bevragen! Alles zelf alleen in het oog houden is misschien wat veel. Duid iemand aan die voor jou de handjes of de chat opvolgt. Of die de non-verbale communicatie probeert te benoemen.

De deelnemers hebben wat meer zelfdiscipline nodig bij online vergaderen.

  • Bij online vergaderen is het delen van documenten een goede keuze. Andere deelnemers kunnen zo perfect op eigen scherm volgen. Nadeel bij het delen van bestanden is dat je andere deelnemers nog maar heel klein ziet. Deel daarom je scherm niet langer dan noodzakelijk.
  • Zorg dat je je hard- en software goed kent. Micro en video aan of uitzetten? Hoe je scherm delen? Hoe kiezen hoe andere deelnemers  op je scherm zien (groot of klein)?
  • Het lijkt een voordeel, maar dat hoeft niet zo te zijn. Als het echt nodig is kan je even bellen, eten, iemand spreken, je mails lezen, …. zonder de vergadering te storen. Maar liever niet doen: multitasken werkt niet. En je mentaal welzijn verbetert er niet op. Ofwel is de meeting belangrijk voor je en dan ben je er, ofwel is ze dat niet en dan doe je beter wat anders.
  • Als je niet dadelijk het woord moet nemen, kan je wel wat rondjes lopen of rechtstaan tijdens een overleg. Zolang je mentaal maar bij het overleg blijft.

In het algemeen blijft zorgvuldige aandacht voor de organisatie van het overleg nodig.

  •  Soms gaan vergaderingen deels digitaal en deels fysiek door. Camera’s en luidsprekers centraal in de zaal capteren dan beeld en geluid. Wij zijn hier geen voorstander van om volgende redenen:
    • De deelnemers in de zaal zijn nog maar beperkt en heel klein in beeld. Dat verkleint nog eens de interactiemogelijkheid
    • Dikwijls laat de kwaliteit van beeld en geluid van de zaal apparatuur te wensen over.
    • Fysiek praten in een zaal en het woord remote moeten vragen discrimineert de online gebruiker in belangrijke mate.
    • Onze suggestie is daarom om dit gemengd vergaderen enkel voor noodgevallen of voor zeer specifieke doeleinden te bewaren (een aantal deelnemers moeten zonder interactie enkel ‘informatief’ het overleg volgen).
  • Online vergaderingen lijken stipter te starten.  Het lijkt wel alsof we het minder erg vinden om een collega fysiek te laten wachten dan digitaal. Toch opgepast! Zou het kunnen dat mensen wel stipter achter hun pc zitten maar daarom niet stipter mentaal aanwezig zijn?
  • In het pre corona tijdstip soms al een pest, in de digitale overlegwereld helemaal losgeslagen: het vergaderen over de middag. Voor het mentale welzijn is het beter dit niet te doen. Tijd om even te deconnecteren is erg belangrijk.
  • Doordat we ons niet mee van zaal naar zaal moeten verplaatsen kan overleg gemakkelijk aansluiten op een vorig overleg. Ook dat lijkt handig, maar ook hier opgepast. Minstens moet je een vorig overleg even kunnen verteren, en een volgend overleg even kunnen voorbereiden.

Wat zijn uw ervaringen met vergaderen en met digitaal vergaderen? Laat het ons weten. We nemen uw tips graag op in ons artikel of policy. Alvast bedankt.

We hebben onze kennis met betrekking vergaderen in een policy uitgeschreven. Je kan deze hieronder downloaden.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.