Als je start met het idee om wat efficiënter te werken is het een goed idee om je outlook alvast voor te bereiden op je voorgenomen efficiëntie. Je doet dat door hier en daar een instelling aan te passen. Wij helpen je in deze artikelenreeks hier probleemloos doorheen.
We geven hier het zeven stappenplan. Om het overzicht te bewaren verwijzen we je telkens met een link naar een korte handleiding.
1. Orden je mappenstructuur en maak je favorieten aan.
Maak je map ‘ARCHIEF’ en eventueel andere mappen aan. Sleep je meest gebruikte mappen naar je favorieten. Je hebt ze zo altijd dadelijk bij de hand. Klik hier voor de link.
2. Zet alle meldingen uit en kies je standaard handtekening.
Heel de wereld vecht voor jouw aandacht. Zo ook Outlook. En toch blijft email een asynchroon medium. Dat wil zeggen dat je er niet elke minuut van de dag moet naar kijken om te zien of er weer een mail is binnengekomen. Productief werken betekent ongestoord werken. Zet daarom al de meldingen van nieuwe mail uit. En maak ook in één keer je standaard handtekeningen aan. Klik hier voor de link.
3. Zorg dat outlook in de juiste map opent
Als je ’s morgens je PC en Outlook aanzet zie je dadelijk alle toegekomen mails, dit is standaard zo ingesteld in Outlook. De verleiding is dan groot, té groot om hier aan beginnen te lezen. Eer je het weet is de halve voormiddag dan voorbij.
En nochtans had jij je drie belangrijkste zaken gekozen om aan te werken! Wil je ongestoord je dag beginnen kies er dan voor om je Outlook op te starten in het takenscherm. Je bent zo gelanceerd voor de start aan je belangrijke werk van de dag!. Klik hier voor de link.
4. Maak het makkelijker om van view te veranderen.
Helemaal onderaan je Outlook scherm kan je tussen de verschillende views navigeren. Standaard staan deze klein op je scherm. Je maakt deze gemakkelijk groter en meer zichtbaar. Klik hier voor de link.
5. Stel in wat je ziet in de verschillende views.
Voor elk van je views (agenda, taken, inbox) kan je bepalen wat je op je scherm ziet.
De takenbalk gebruik je om in de verschillende views aan de rechterkant snel een overzicht van je agenda en taken te hebben.
Door het leesscherm te activeren kan je de inhoud van een mail, taak of agenda-item zien zonder dat je dat hoeft open te klikken. Vooral in het takenscherm is dat heel handig. Indien je mails als taken opvolgt zie je zelfs de inhoud en context van de taak zonder deze steeds te moeten openen. Wanneer je via snelle stappen in onze BeterAnders worklflow vanuit een mail een taak als bijlage aanmaakt, zie je de mailinhoud uiteraard niet, maar zie je wel de mail als bijlage.
5. Maak zoekmappen aan.
Soms zoek je binnen Outlook regelmatig naar mails van personen met wie je erg veel samenwerkt. Dan kan het handig zijn om zoekmappen aan te maken. Je hebt zo altijd razendsnel toegang tot een geïndexeerde lijst van mails van en naar de betrokken persoon. Klik hier voor de link.
6. Zet veelgebruikte commando’s in je werkbalk snelle toegang.
De werkbalk snelle toegang helemaal bovenaan je Outlook scherm blijft meestal onderbenut. Voor muisgebruikers kan deze nochtans tijd besparend zijn.
Hij is vooral handig om er commando’s op te plaatsen die je vaak gebruikt, die dieper in de menustructuur verborgen zijn of die niet op je tabblad ‘start’ staan.
7. Maak alles klaar voor het gebruik van de BeterAnders workflow.
Wil je de BeterAnders workflow gebruiken dan heb je een uurtje tijd nodig om alles éénmaal in te stellen. We schreven hiervoor een handleiding. Als je er vragen bij hebt, contacteer ons dan gerust. We helpen je wel verder.
Voilà, je bent nu klaar om Outlook als een echte pro te gebruiken. Deze investering zal je de volgende maanden heel veel tijd besparen.
Succes ermee!
(Hou dit artikel bij. Gezien de instellingen lokaal op jouw pc worden opgeslagen, heb je het misschien nog wel eens nodig als je een nieuwe laptop krijgt.)