Open een nieuw item in Outlook zonder steeds van view te wisselen.

Snel een nieuw item openen in Outlook.

In elke v2016-10-12_11-35-06-outlook-tip-nieuwe-itemsiew van Outlook (Agenda, Inbox, Taken, ..) vind je links bovenaan de knop ‘Nieuw Item’. Je kan zo snel vanuit elke view eender welknieuw item openen (nieuwe mail, vergaderverzoek, nieuwe taak..). Nadien kom je terug in je oorspronkelijke Outlook scherm.

Hoover ook eens met de muis over elk nieuw item: je ziet zo de bijhorende sneltoets. Nog handiger en sneller.

En zelfs zonder dat Outlook zelfs maar geopend is…

Wil je zelfs niet switchen naar je Outlook interface, vanaf Windows 7 kan je door rechtsklikken op het Outlook icoon op je werkbalk snel een nieuw item openen.

Probeer het eens. Het spaart je steeds weer enkele klikken.

outlook-tip-openen-nieuw-item-vanuity-start-balk

Na het afwerken van dit nieuwe item kom je terug in het oorspronkelijke scherm waarin je werkte. Je vermijdt zo de neiging om snel even je inbox na te kijken. Super tip om in je focus te blijven!

Want wist je dat 40% van de mensen nadat ze afgeleid werden door een nieuwe mail die binnenkwam, zelfs niet verder werken aan hun oorspronkelijke taak, maar gewoon aan iets anders beginnen!

Snel een nieuwe mail starten en versturen

Uw vertrouwde Outlook staat vol met sneltoetsen. Het bespaart je soms vele muiskliks én het bespaart je tijd. Leer hier hoe ook jij daarvan kan profiteren.

 

Als je ergens in je Outlook omgeving bent (taken, agenda of inbox) en je wil een nieuwe mail starten, dan open je met de toetscombinatie CTRL+SHIFT+M bliksemsnel een nieuw email.

 

Als je mail geschreven en nagelezen is, dan verzend je hem simpel en zonder gedoe met CTRL+ ENTER

 

Probeer maar eens. Je zal het snel gewoon worden.

Je bespaart zo per mail steeds enkele secondes. En vele kleintjes maken één groot. Geloof je het niet? Wie durft te berekenen hoeveel tijd je bespaart als je op je werkcarrière 1 seconde bespaart per mail die je zal sturen?

 

Met een snelle stap een mail beantwoorden én opvolgen

 

Met 1 klik delegeer je een taak vanuit een mail én je zorgt ervoor dat je tijdens je REVIEW deze gedelegeerde taak kan evalueren.

Delegeren is naast deleten en dont-do lijstjes maken een basisstap in een efficiënte en effectieve werkorganisatie.

Delegeren verloopt volgens enkele regels (link naar delegeren) en vooral, als je iets delegeert dan moet je dan goed opvolgen. Onze medemens heeft het soms even druk als wijzelf. En als onze vraag of opdracht niet helemaal bovenaan hun prioriteitenlijstje prijken, dan wil het er wel eens aan in schieten.

Vele vragen of opdrachten ontstaan vanuit een mail in Outlook. Zou het dan niet geweldig handig zijn om met 1 klik een mail te beantwoorden, archiveren, categoriseren en op ons Opvolgen lijstje te zetten? Hoe je dat doet? Lees nog even verder, we reiken je een stappenplan aan.

Continue reading “Met een snelle stap een mail beantwoorden én opvolgen”

Een notitie van een verslag versturen vanuit OneNote

Verslag van  een overleg versturen via OneNote

 

Als je een verslag maakt in OneNote kan je dat op met een muisklik versturen via Outlook. Indien je hierover afspraken maakte in je organisatie alle overlegmomenten via Outlook in een uitnodiging verstuurt maak je het nog gemakkelijker. Outlook vult dan automatsich alle geadresseerden voor je in.

Continue reading “Een notitie van een verslag versturen vanuit OneNote”

Je mails weergeven als gesprek

Als je regelmatig verschillende mails met eenzelfde onderwerp ontvangt, kan het handig zijn om je mails in een ‘gesprekvorm’ te sorteren, in plaats van te sorteren op bvb datum.

Breng wat orde in de chaos: hou mails die bij mekaar horen samen.

 

Je kan dit op een heel eenvoudige manier instellen:

1. Ga naar beeld.

2. Vink ‘weergeven als gesprek‘ aan.

supertips discussie wergave

Deze functie is zeker nuttig als je je mailbox verwerkt na een vakantieperiode. Je vermijdt om op mails te antwoorden, waar mogelijks door collega’s al op geantwoord is.

Als je deze optie niet meer wenst, kan je ze op dezelfde manier heel snel terug uitvinken.

Enkele sneltoetsen in Outlook

Bespaar elke keer enkele seconden in Outlook

CTRL + shift+M opent een nieuwe mail van eender waar in Outlook

CTRL+ENTER verzendt een geschreven mail (eerste gebruik bevestigen)

Kopieer een tekst naar het clipboard (CTRL+C), dan plak dit ergens in Outlook (CTRL+V). Outlook maakt een nieuwe mail of nieuw item aan (afhankelijk in welke view je bent) met daarin de tekst al netjes ingeplakt. Probeer het maar eens uit.

Vanuit OneNote taken aanmaken.

Een snelle manier om tijdens een overleg of bespreking tijdens het maken van notities een taak aan te maken.

Vanuit OneNote (een pagina, een paragraaf of een zin) kan je dadelijk doorsteken naar een taak in Otlook. Klik daarvoor op het tabblad ‘start’ het rode vlaggetje bij ‘Outlook taken‘ .

Ben je super gehaast? Klik dan gewoon het rode vlaggetje. Je taak verschijnt dan in je takenvenster, wel zonder enige bijkomende informatie of ordening. Selecteer je ‘aangepaste taak‘ dan kan je de taak bewerken. Je springt dadelijk naar je takenvenster in Outlook. Vul desgewenst gegevens aan (categorie, deadline, taak toewijzen..) en bewaar.

Je koppelt zo ook de notitie aan je taak. Bewaar je taak en sluit af. Eens je taak geopend, kan je zo snel weer je notities aanvullen.

Zoek in Outlook sneller met zoekmappen

Zoeken in Outlook is soms niet zo heel gemakkelijk. Je lost dit op door zoekmappen te maken. En dan beperk je het zoeken verder tot deze map als je in opties standaard zoekacties beperkt tot de huidige map. Zoekmappen maak je voor de mensen waarmee je het meest samenwerkt of van speciale bestanden (met bijlage bijvoorbeeld). Doen! Deze tip bespaart je tijd. Wil je wat extra hulp? Lees dan hier verder.

Continue reading “Zoek in Outlook sneller met zoekmappen”