Onderhoud je BeterAnders workflow met een wekelijks nazicht

Kom uit de waan van de dag

Elke dag is het heel druk en doen we heel veel. In de BeterAnders workflow plannen, ordenen en archiveren we dat allemaal. Maar toch loert elke dag het gevaar om de hoek dat de waan van de dag ons inhaalt en dat we weliswaar heel druk bezig waren, maar niet met de juiste zaken.  Onze waan van de dag wordt sluw aangestuurd door andere mensen in ons leven. Zij bereiken daarmee moeiteloos hun doelen. En wij? Wij blijven achter, heel moe en heel onvoldaan. Kan dat ook anders?

De waan van de dag is sterker dan jouw goede voornemens

Zonder wekelijks nazicht draait de waan van de dag draait ons door
De waan van de dag draait ons door

Hoe goed ook jij je doelen hebt opgeschreven en hoe goed ook jij je agenda hebt gepland of takenlijstjes hebt gemaakt, toch zal je steeds weer vaststellen dat er dagelijks veel meer op je afkomt dan dat je verwerkt krijgt. Hoe minder je zelf je leven in handen neemt, des te meer en gemakkelijker zullen anderen dat doen. Maar ook alle indrukken en impulsen die je opdoet tijdens opleidingen, boeken die je leest, vanuit mails die je krijgt of uit de vele vergaderingen die je wekelijks volgt komen er steeds nieuwe taken en ideeën die jijzelf als taken gaat hernoemen. En zo ontstaat het dagelijkse gevecht tussen wat je wilde doen en wat je uiteindelijk deed. En hier overwint heel dikwijls de waan van de dag.

Wekelijks nazicht

Je wekelijks nazicht bestaat uit terugkijken en uit vooruitkijken
Je wekelijks nazicht bestaat uit terugkijken en uit vooruitkijken

Nazicht van je doelen, agenda en taken is de magische move om je uit de waan van de dag te halen. Je doet dat minstens elke week. Hoe langer je gewoon doorwerkt zonder terug te kijken wat je deed en zonder vooruit te kijken wat je wil doen, hoe meer zal de drukte van de dag jouw tijd opslorpen. Je bent dan wel druk druk druk bezig, maar je doet niet wat je zou moeten of willen doen.

Een nazicht bestaat altijd uit twee kanten. Je kijkt terug en je kijkt verder. Bij het terugkijken meet je wat je wel deed en pik je op wat bleef liggen. Je leert. Bij het verder kijken maak je concreet wat je wil doen. Je ordent.

Terugkijken

Wees fier op wat je allemaal deed

Je voornaamste vraag bij het terugkijken lijkt te zijn: wat deed ik allemaal niet wat ik wel moest doen.  Maar misschien moeten we niet zo negatief starten. Kijken wat we wel allemaal deden en wat we allemaal bereikten is een betere start. Blader eens door je agenda van de vorige week en kijk eens naar alle taken die je hebt afgevinkt. En wees fier.

Als je het nog ergens kan terugvinden, bekijk ook eens wat je allemaal deed wat je eigenlijk niet gepland had. En leer hieruit. Ofwel was dit inderdaad zo belangrijk en nodig? In dat geval had je het beter ingepland en er tijd voor voorzien. Ofwel was het allemaal niet zo belangrijk. Hoe kan je volgend keer voorkomen dat jij er je tijd aan geeft.

Belangrijk en niet dringend.

Van alles wat je wel deed de voorbije week, wat van die zaken was belangrijk maar niet dringend? In de matrix van Eisenhower delen we op die twee assen onze taken in. De waan van de dag sleurt ons steeds weer in het kwadrant van de belangrijke en dringende zaken. Als jouw collega’s en medewerkers een beetje zijn zoals die van mij, dan is er wel een probleem met dat belangrijk en dringend. Meestal is het belangrijk voor anderen en maken zij het dringend voor jou. Probeer dat mechanisme te begrijpen en leer eruit voor de volgende week. Blijkt uit je weeknazicht dat jij daarentegen eerder bezig was met niet belangrijke zaken dan staan onder dit artikel enkele interessante boektitels voor jou.

Planning fallacy

Wat had je wel gepland en deed je uiteindelijk toch niet? Zowel je agenda als je takenlijst kan je hiervoor eens bekijken. Keien en kikkers die je in je agenda had ingepland en waar je toch niet aan toe kwam. Begrijp je waarom?  Waren ze concreet genoeg geformuleerd? Was elke stap duidelijk en had je alle informatie bij de hand? Zo neen, doe dit dan voor de volgende week, anders zal je ze zeker weer een week doorschuiven.  Zo ja, waarom stelde je dan toch uit? Een gebrek aan tijd kan nooit een reden zijn! Waarom bleven ze niet prioritair genoeg om wel te doen? Wees consequent. Ofwel zijn ze nog steeds belangrijk, doe ze dan, ofwel schrap ze gewoon van je lijst of uit je agenda. Je kan niet alles doen, daarom doe je enkel het belangrijkste. Maar toch ook… Taken duren altijd langer dan dat we denken en voorzien. En bovendien komt er altijd wel iets onvoorziens tussen. Als je deze twee wetmatigheden niet gelooft en steeds weer meerekent, dan zal je telkens weer over je eigen planning fallacy struikelen.

Zijn jouw doelen nog steeds wat je wil?

Onze BeterAnders workflow start met het beschrijven van je doelen. Je doelen moet je eigenlijk elke dag nalezen en zo nodig herschrijven. Maar in je wekelijks nazicht doe je dat heel extensief en vergelijk je alles wat je deed met je doelen. Hier is weinig compromis mogelijk. Jij bepaalde je doelen, dus jij vond ze belangrijk genoeg om ze neer te schijven. Waarom deed je dan de voorbije week zo weinig om eraan te werken, en deed je zoveel om doelen te bereiken die niet eens de jouwe waren? Lees ze daarom elke dag na en en toets ze elke week af aan wat je feitelijk deed. En, blijf er altijd aan denken: als jij je eigen succes niet inplant, niemand anders is vriendelijk genoeg om dit voor jou te doen.

ABC

Je hebt je doelen, en je plande je taken om die doelen te bereiken. Zowel je doelen als je taken kregen een prioriteit. Je A1 taak was daarmee echt je allerbelangrijkste van de week. Bekijk tijdens je nazicht je prioriteiten nog eens. Als je nog A-taken hebt openstaan, en zeker A-taken met een lage nummering, pakweg A1 tot A5 taken, dan waren ofwel je uitgangspunten niet juist, ofwel was je deze week heel erg slecht bezig. Begrijp je wat er gebeurde? Jij zelf formuleerde deze aan het begin van de week als heel belangrijk, waarom kwam je er niet toe?

Losse eindjes

Je wekelijks nazicht is het ideale moment om je losse eindjes op te rapen.

Losse eindjes zijn dikwijls post)it notes ofwel zijn het gedachten in jouw hoofd
Losse eindjes zijn dikwijls post-it notes ofwel zijn het gedachten in jouw hoofd

Losse eindjes zijn alle post-its en papiertjes waarop je gedurende de drukke week boodschappen voor jezelf schreef. Vaak zijn het kleinere of grote taken of reminders om te doen. Verwerk die nu allemaal in je workflow, zodat ze geordend en gepland zijn en je ze volgende week effectief tegenkomt. Ben jij zo iemand die al die reminders en to-do’s neerschreef op allerlei verslagen en rapporten, dan heb je nu pas echt werk om deze allemaal te verzamelen. Of misschien raakte jij deze ondertussen al allemaal kwijt? Jijzelf weet dat allemaal al lang niet meer, maar jouw geest is meer bijdehand, die weet dat wel nog. En zolang je dat allemaal niet ergens geordend hebt verwerkt, blijft dat in je hoofd rondspoken. En dat is het tweede soort losse eindjes die je verwerkt tijdens je nazicht. We noemen dat het geroezemoes in ons hoofd.

Tijdens je wekelijks nazicht maak jij je hoofd leegMaak je hoofd leeg. Schrijf alles op wat erin rondspookt en verwerk dit in je BeterAnders workflow. Doe je dan nu niet tijdens je nazicht, het zal je op zaterdagnacht of zondagnamiddag geheid nog even uit je ontspanning halen. Jij kiest!

 

Wachten Op

Wat scheelt er toch met al die collega’s van ons. We sturen ze maar mails met vragen en taken en opdrachten, maar als we dat allemaal niet opvolgen en de hele tijd reminders sturen dan komt er allemaal niks van. Herken jij dit? Als je delegeert volgens de regels van de kunst en als jouw mails duidelijk maken wat je precies tegen wanneer verwacht of vraagt, dan zal dat al een heel stuk verbeteren. Maar opvolgen zal wel altijd nodig blijven. Tijdens je wekelijkse terugkijk overloop je daarom je Opvolg lijstje dat je in je BeterAnders workflow volgt. Is het al tijd om een reminder te sturen? Misschien werden sommige zaken al opgelost? Stuur dan een vriendelijk mailtje om dat te melden. Staan er enkele hardnekkige collega’s heel uitgebreid op jouw Opvolg lijstje? Misschien plan je dan beter een kort overleg in. Wellicht waren je vragen niet helemaal duidelijk of wordt het wat veel voor je medewerker of collega? Dus als jij wil opschieten, moet je bedenken welke hiervoor de beste weg is. Wil je wat extra tips over delegeren? Je vindt deze in deze blog.

Waan van de week

Als je stipt je wekelijks nazicht doet, dan ben jij ongetwijfeld één van de meest productieve mensen in jouw organisatie. En dan overwon jij feilloos de waan-van-de-dag-valkuil. We willen je dan toch nog even waarschuwen voor de waan van de week. Regelmatig moet je eens achteruit gaan zitten en vanop een wat grotere afstand alles bekijken. Plan daarom een maandelijks nazicht in. Je blijft zo beter het grotere plaatje van jouw leven zien. Of, waarom niet doen zoals in elk behoorlijk gerund bedrijf. Een cyclus van beleidsplannen met de erbij horende begroting en jaarlijkse afrekening. Flink wat werk? Ja, maar wel geweldig effectief!

Verderkijken

Volgende week schrijven we onze blog over het tweede deel van ons nazicht.  We kijken dan hoe we onze nieuwe week plannen en voorbereiden zodat we er maximaal nut uit halen, zonder teveel overwerk.

Bonus: een leeslijst

Zoals beloofd. Voor degenen die vooral in kwadrant drie of vier van de matrix van Eisenhower werkten (onbelangrijke al dan niet dringende zaken) hieronder enkele boektitels die over uitstelgedrag gaan. In het boek dat Elke en ik schreven staat er een gans hoofdstuk over, en in deze werken wordt er uitvoerig op ingegaan. Stel het niet uit, koop “Meer bereiken? Dan doe je het beter anders!op de website van onze uitgever Politeia of lees enkele van onderstaande titels.

  • STEEL P., The Procrastination Equation: How to Stop Putting Things Off and Start Getting Stuff Done, Pearson Education Limited, 2011
  • SCOTT S.J., 23 anti-procrastination habits: how to stop being lazy and get results in your life, Createspace, 2014
  • KARIA A., Anti-procrastination for writers: the writer’s guide to stop procrastinating, start writing and create a daily writing habit, 2014, kindle edition
  • CURRY J., I kissed procrastination goodbye: if you think procrastination has no cure then this book is for you, Amazon Digital Services, Inc., 2015

Vind je onze artikels de moeite waard? Abonneer je dan op onze nieuwsbrief. Je hoeft dan nooit iets te missen.